Voor deze casestudie hebben we Hetty Snijders geïnterviewd. Zij werkt als Teammanager Logistiek FB voor Meander Medisch Centrum.
Over Meander Medisch Centrum
Meander Medisch Centrum is het topklinisch ziekenhuis voor de inwoners van de regio Amersfoort en (voor specifieke behandelingen) voor mensen buiten de regio. Meander werkt nauw samen met anderen die voor onze doelgroep belangrijk zijn: mantelzorgers, zorgverleners in de eerste lijn, andere (academische en topklinische) ziekenhuizen, verzekeraars, patiëntenorganisaties en overheden. In dit netwerk van partners vervult Meander een specifieke, onmisbare functie. Deze opdracht is weergegeven in hun missie: Meander Medisch Centrum, úw partner in gezondheid.
Gewenst werkproces voor het managen van medische dossiers
Vanaf 2010 is Meander Medisch Centrum gestart met het scannen/ digitaliseren van de aanwezige dossiers op locatie. Dat betekende dat wanneer een aanvraag voor een medisch dossier voor artsenbezoek werd ontvangen, deze alleen gedigitaliseerd werd aangeleverd.
In december 2013 is Meander Medisch Centrum verhuisd naar het nieuwe gebouw/ ziekenhuis. “Vanwege de verhuizing was er in de nieuwbouw geen ruimte meer voor papieren dossiers op de afdeling. Daarom zijn toen alle aanwezige medische dossiers opgeslagen bij OASIS Group. Wanneer een digitale aanvraag voor een medisch dossier wordt gedaan, dan wordt deze geleverd door OASIS. Het medische dossier wordt vervolgens door de collega’s van Logistiek ingescand. De afspraak is dat er geen papieren dossiers meer naar de afdeling gaan!”
Om hoeveel medische dossiers gaat het ongeveer?
“Het totale volume bestaat uit 666.000 medische dossiers.” Dat is ongeveer 7.000 meter papier, of 30 vrachtwagens vol met papieren medische dossiers of ongeveer 18 miljoen velletjes A4 papier! Om maar een beeld te scheppen.
Wat waren de belangrijkste redenen om medische dossiers te digitaliseren?
“De belangrijkste redenen zijn geweest dat de wettelijke bewaartermijn verlengd werd met 5 jaar én de extra kosten die deze verlenging met zich mee bracht. De onzekerheid dat er op termijn niet weer een verlenging van een X-aantal jaren aankomt. En uiteraard snelle beschikbaarheid door 1 druk op de knop is heel mooi meegenomen.”
Samenwerking
Meander Medisch Centrum en OASIS Group hebben al vele jaren een samenwerking met betrekking tot opslag van verschillende soorten dossiers en van daaruit is OASIS ook benadert voor het digitaliseren van alle medische dossiers die op de locatie waren opgeslagen.
Wat waren de belangrijkste redenen om OASIS Group de opdracht te gunnen?
“De opslag van de papieren dossiers was al gesitueerd bij OASIS. Dit heeft een voordeel met betrekking tot de kosten. Verhuizing van dossiers en daarna digitaliseren door een andere leverancier was geen optie. OASIS kon ons alles bieden, van papier tot digitaal.”
Kwaliteit
“Vanwege de ouderdom van de dossiers hebben wij de keuze gemaakt om de dossiers “plat” te scannen en doorzoekbaar te maken op woordniveau (OCR). Resultaat is prima.”
Waarom was volledige OCR zo belangrijk?
“Doordat alles doorzoekbaar is gemaakt, kunnen we binnen een dik dossier snel het juiste document vinden.”
Zou u OASIS aanraden bij andere ziekenhuizen?
“Jazeker.”
Feedback Meander MC
Op welke manier heeft deze opdracht uw afdeling/ organisatie geholpen?
“Op termijn kostenbesparing in verband met de opslag van dossiers bij OASIS. Alle dossiers met de juiste bewaartermijn zijn digitaal beschikbaar.”
Welke voordeel heeft voor jullie de meeste waarde en waarom?
“Kostenbesparing in de opslag én geen extra kosten meer als de bewaartermijnen weer gewijzigd worden.”
Hoe zou u de oplossing van OASIS samenvatten?
“Samen hebben wij een groot digitaliseringsproject gedaan met een positief resultaat!”
Lees hier de casestudie in PDF formaat.