OASIS biedt informatiebeheerdiensten aan in verschillende rechtsgebieden in Europa, waaronder, maar niet beperkt tot de Republiek Ierland, het Verenigd Koninkrijk, België, Nederland en Polen.
De reikwijdte van deze verklaring is van toepassing op alle activiteiten en functies van Offsite Archive Storage and Integrated Services Limited en haar dochterondernemingen (hierna te noemen “OASIS”).
OASIS is niet actief in of levert geen producten en diensten in risicolanden waar moderne slavernij veel voorkomt. OASIS levert de meeste van zijn producten en diensten zelf, en maakt alleen gebruik van een klein aantal leveranciers, waaronder, maar niet beperkt tot, dienstverleners voor werving, IT en vastgoedbeheer. Deze leveranciers werken voornamelijk in het Verenigd Koninkrijk en de EU op basis van langetermijncontracten.
OASIS is van mening dat moderne slavernij het volgende omvat:
OASIS erkent zijn verantwoordelijkheden met betrekking tot de aanpak van moderne slavernij en verplicht zich tot naleving van de bepalingen in de wetgeving in alle rechtsgebieden waarin het bedrijf actief is. OASIS begrijpt dat dit een voortdurende herziening vereist van zowel de interne praktijken met betrekking tot het personeel als de toeleveringsketens.
OASIS bevordert ethische bedrijfspraktijken en een beleid dat werknemers beschermt tegen misbruik en uitbuiting in de eigen organisatie en wereldwijde toeleveringsketens.
OASIS hanteert een nultolerantie voor slavernij en mensenhandel en doet geen zaken met andere organisaties die bewust slavernij, dienstbaarheid en gedwongen of verplichte arbeid ondersteunen of hierbij betrokken blijken te zijn.
Geen enkele arbeidskracht die aan OASIS ter beschikking wordt gesteld in het kader van haar eigen dienstverlening wordt verkregen door middel van slavernij of mensenhandel. OASIS houdt zich strikt aan de minimumnormen die vereist zijn met betrekking tot zijn verantwoordelijkheden onder de relevante arbeidswetgeving in elk van de rechtsgebieden waarbinnen het bedrijf actief is.
OASIS zorgt ervoor dat alle producten of diensten die zij levert of inkoopt van goede duurzame kwaliteit zijn en ethisch zijn ingekocht.
OASIS voert regelmatig risicobeoordelingen uit van zijn activiteiten en toeleveringsketen, waaronder het beoordelen van de mogelijke blootstelling aan moderne slavernij.
De risico’s zijn beoordeeld tijdens de volledige levenscyclus van producten en diensten, zowel intern als extern, vanaf het definiëren van de contractvereisten voordat het contract wordt toegekend of gewonnen, tot de inkoop van producten en diensten, het beheer van het contract en de relaties met leveranciers, en de evaluatie van het einde van het contract.
Alle risico’s en risicobeperkende maatregelen zijn vastgelegd in het OASIS-risicoregister en worden beoordeeld door de raad van bestuur, het executive team en het senior management.
Het risico en de blootstelling van OASIS met betrekking tot moderne slavernij wordt minimaal geacht vanwege de sectoren waarin het bedrijf actief is, de aard en locatie van zijn activiteiten en zijn diensten en partners in de toeleveringsketen, desalniettemin heeft OASIS stappen ondernomen om ervoor te zorgen dat dergelijke praktijken niet plaatsvinden in zijn bedrijf of in het bedrijf van een organisatie die goederen en/of diensten aan OASIS levert. Deze worden hieronder beschreven.
Deze verklaring beschrijft de stappen die OASIS heeft genomen om ervoor te zorgen dat er geen moderne slavernij of mensenhandel plaatsvindt in enig onderdeel van haar bedrijfsvoering of toeleveringsketens.
OASIS heeft de volgende beleidsregels die ons streven onderbouwen om ervoor te zorgen dat er geen moderne slavernij of mensenhandel voorkomt in onze toeleveringsketens of in enig onderdeel van ons bedrijf, en om ervoor te zorgen dat zaken op een ethische en transparante manier worden gedaan;
Dit beleid wordt ondersteund door de Raad van Bestuur en goedgekeurd door het Executive management team.
Alle beleidsregels worden gecommuniceerd en beschikbaar gesteld aan alle teamleden via het documentbeheersysteem van het bedrijf of via mededelingenborden.
Het Group Compliance team zorgt ervoor dat alle beleidsregels en procedures met betrekking tot moderne slavernij geschikt zijn voor het beoogde doel en worden goedgekeurd door het senior management. OASIS herziet en actualiseert al haar beleidsregels voortdurend.
Het afgelopen jaar hebben we de volgende stappen genomen om ons beheer van de risico’s van moderne slavernij binnen ons bedrijf en onze toeleveringsketen te verbeteren:
Deze aanpak weerspiegelt onze voortdurende inzet om de risico’s op moderne slavernij in al onze activiteiten te minimaliseren.
De Raad van Bestuur, de Chief Executive Officer en het Executive team hebben de algehele verantwoordelijkheid voor de stappen die OASIS neemt om moderne slavernij in haar activiteiten en toeleveringsketens te voorkomen.
OASIS heeft een Group Compliance team dat toezicht houdt op deze stappen, het bijbehorende beleid en de bijbehorende procedures en de naleving van de wetten op moderne slavernij door OASIS. Het Group Compliance team, dat ook de interne auditfunctie omvat, werkt nauw samen met Human Resources, Commercial, Legal en Procurement om ervoor te zorgen dat deze verklaring wordt nageleefd.
Vermoedens van moderne slavernij kunnen worden gemeld in overeenstemming met het Speak Up (klokkenluiders)-beleid via de anonieme telefonische hulplijn of het webportaal. Alle meldingen zullen onafhankelijk worden onderzocht door het senior management en er zullen passende maatregelen worden genomen om eventuele risico’s van moderne slavernij te beperken of om dergelijke daden te verhelpen, mochten ze ooit plaatsvinden.
Het Group Compliance team zal OASIS ter verantwoording roepen om ervoor te zorgen dat er gepaste en eerlijke actie wordt ondernomen in overeenstemming met de relevante wetgeving en dat OASIS zijn verplichtingen in dit opzicht nakomt.
De interne auditfunctie van de Groep controleert of OASIS deze verklaring over moderne slavernij en de bijbehorende beleidsregels en procedures naleeft.
Deze verklaring is opgesteld op grond van artikel 54(1) van de Modern Slavery Act 2015 en alle andere relevante wetgeving in elk van de rechtsgebieden waarin OASIS actief is. Het vormt de verklaring van OASIS over moderne slavernij en mensenhandel voor het boekjaar dat eindigt op 31 oktober 2024. Deze verklaring is goedgekeurd door de Raad van Bestuur.