Verklaring omtrent Moderne Slavernij

A Organisatiestructuur, reikwijdte en toeleveringsketens

OASIS biedt informatiebeheerdiensten aan in verschillende rechtsgebieden in Europa, waaronder, maar niet beperkt tot de Republiek Ierland, het Verenigd Koninkrijk, België, Nederland en Polen.

De reikwijdte van deze verklaring is van toepassing op alle activiteiten en functies van Offsite Archive Storage and Integrated Services Limited en haar dochterondernemingen (hierna te noemen “OASIS”).

OASIS is niet actief in of levert geen producten en diensten in risicolanden waar moderne slavernij veel voorkomt. OASIS levert de meeste van zijn producten en diensten zelf, en maakt alleen gebruik van een klein aantal leveranciers, waaronder, maar niet beperkt tot, dienstverleners voor werving, IT en vastgoedbeheer. Deze leveranciers werken voornamelijk in het Verenigd Koninkrijk en de EU op basis van langetermijncontracten.

B Definities

OASIS is van mening dat moderne slavernij het volgende omvat:

• mensenhandel
• kinderarbeid
• gedwongen of verplichte arbeid, door middel van mentale of fysieke bedreiging, dwang of subtielere vormen van dwang
• schuldslavernij, wanneer iemand gedwongen wordt een schuld af te lossen en voor zeer weinig of geen loon werkt zonder middelen om deze terug te betalen
• eigendom zijn van of gecontroleerd worden door een werkgever door middel van mentaal of fysiek misbruik of de dreiging van misbruik
• ontmenselijkt worden, behandeld worden als handelswaar of gekocht of verkocht worden als eigendom
• fysiek beperkt worden of beperkingen opgelegd krijgen in de bewegingsvrijheid
• beperkingen opgelegd krijgen in de vrijheid van vereniging.

 C Verbintenis

OASIS erkent zijn verantwoordelijkheden met betrekking tot de aanpak van moderne slavernij en verplicht zich tot naleving van de bepalingen in de wetgeving in alle rechtsgebieden waarin het bedrijf actief is. OASIS begrijpt dat dit een voortdurende herziening vereist van zowel de interne praktijken met betrekking tot het personeel als de toeleveringsketens.

OASIS bevordert ethische bedrijfspraktijken en een beleid dat werknemers beschermt tegen misbruik en uitbuiting in de eigen organisatie en wereldwijde toeleveringsketens.

OASIS hanteert een nultolerantie voor slavernij en mensenhandel en doet geen zaken met andere organisaties die bewust slavernij, dienstbaarheid en gedwongen of verplichte arbeid ondersteunen of hierbij betrokken blijken te zijn.

Geen enkele arbeidskracht die aan OASIS ter beschikking wordt gesteld in het kader van haar eigen dienstverlening wordt verkregen door middel van slavernij of mensenhandel. OASIS houdt zich strikt aan de minimumnormen die vereist zijn met betrekking tot zijn verantwoordelijkheden onder de relevante arbeidswetgeving in elk van de rechtsgebieden waarbinnen het bedrijf actief is.

OASIS zorgt ervoor dat alle producten of diensten die zij levert of inkoopt van goede duurzame kwaliteit zijn en ethisch zijn ingekocht.

D Potentiële blootstelling en risicobeheer  

OASIS voert regelmatig risicobeoordelingen uit van zijn activiteiten en toeleveringsketen, waaronder het beoordelen van de mogelijke blootstelling aan moderne slavernij.

De risico’s zijn beoordeeld tijdens de volledige levenscyclus van producten en diensten, zowel intern als extern, vanaf het definiëren van de contractvereisten voordat het contract wordt toegekend of gewonnen, tot de inkoop van producten en diensten, het beheer van het contract en de relaties met leveranciers, en de evaluatie van het einde van het contract.

Alle risico’s en risicobeperkende maatregelen zijn vastgelegd in het OASIS-risicoregister en worden beoordeeld door de raad van bestuur, het executive team en het senior management.

Het risico en de blootstelling van OASIS met betrekking tot moderne slavernij wordt minimaal geacht vanwege de sectoren waarin het bedrijf actief is, de aard en locatie van zijn activiteiten en zijn diensten en partners in de toeleveringsketen, desalniettemin heeft OASIS stappen ondernomen om ervoor te zorgen dat dergelijke praktijken niet plaatsvinden in zijn bedrijf of in het bedrijf van een organisatie die goederen en/of diensten aan OASIS levert. Deze worden hieronder beschreven.

E Stappen  

Deze verklaring beschrijft de stappen die OASIS heeft genomen om ervoor te zorgen dat er geen moderne slavernij of mensenhandel plaatsvindt in enig onderdeel van haar bedrijfsvoering of toeleveringsketens.

• OASIS heeft robuuste wervings- en doorlichtingsprocessen voor nieuw personeel, waaronder achtergrondcontroles waar de lokale wetgeving dat toestaat. Bij het inhuren van tijdelijke werknemers maakt OASIS alleen gebruik van gerenommeerde uitzendbureaus die zijn doorgelicht en goedgekeurd in overeenstemming met onze inkoopprocessen zoals hieronder beschreven. Deze bureaus voeren ook achtergrondcontroles uit op deze werknemers waar de lokale wetgeving dat toestaat. OASIS verbiedt het gebruik van door werknemers betaalde wervingskosten.
• OASIS betaalt iedereen eerlijk boven het wettelijk minimumloon, overwerk wordt alleen aangeboden als optioneel voordeel. Elk teamlid heeft toegang tot het Employee Assistance Programme voor gratis vertrouwelijke ondersteuning bij allerlei zaken.
• Elk teamlid krijgt een gezonde en veilige werkomgeving, inclusief voldoende rustpauzes. Bedreigingen of daden van geweld, pesterijen, intimidatie of discriminatie worden niet getolereerd. We hebben een SpeakUp-beleid en een vertrouwelijke hulplijn waar zorgen kunnen worden gemeld, in aanvulling op onze klachtenprocedure.
• OASIS bevordert en ondersteunt de bewegingsvrijheid en de vrijheid van vereniging voor elk teamlid. Als een teamlid lid is van een vakbond of een andere vorm van vertegenwoordiging, dan worden hun rechten beschermd en worden ze niet benadeeld.
• OASIS volgt een inkoopproces dat de nadruk legt op zorgvuldige planning, eerlijke voorwaarden, concurrerende prijzen en tijdige betalingen. Deze aanpak helpt het risico van ongepaste druk op leveranciers te beperken, wat zou kunnen leiden tot overtredingen van de wetten op moderne slavernij. We verwachten van alle leveranciers dat ze hun eigen beleid hebben om naleving van de wetten op moderne slavernij te garanderen en in onze contracten met leveranciers wordt verwezen naar naleving van de wetten op moderne slavernij. Als een leverancier geen bestaand beleid heeft, moet hij het moderne slavernijbeleid van OASIS ondertekenen.
• Voordat ze worden goedgekeurd, ondergaan alle nieuwe leveranciers een strenge due diligence, waaronder het ondertekenen van een contract waarin ze zich verplichten om te voldoen aan de wetgeving voor moderne slavernij. Eenmaal goedgekeurd, worden leveranciers regelmatig gecontroleerd om er zeker van te zijn dat ze blijven voldoen aan onze normen en blijven voldoen aan de relevante wet- en regelgeving en de waarden van OASIS. Deze processen worden beoordeeld en gevalideerd door middel van interne en externe audits.
• OASIS heeft langdurige, vertrouwde relaties opgebouwd met zijn leveranciers. Voor zover bekend heeft OASIS geen zaken gedaan met organisaties die betrokken zijn bij moderne slavernij.
• Teamleden die verantwoordelijk zijn voor het aannemen van personeel en/of het selecteren van en toezicht houden op leveranciers krijgen een uitgebreide training over moderne slavernij. Dit zorgt ervoor dat ze op de hoogte zijn van het belang ervan, potentiële risico’s kunnen identificeren en de middelen hebben om de naleving van de wetten op moderne slavernij te beheren binnen de activiteiten en toeleveringsketen van OASIS, terwijl ze ook bereid zijn om eventuele problemen te melden.
• OASIS heeft een ESG-programma (Environment, Social and Governance of Milieu, Sociaal beleid en goed Ondernemingsbestuur) opgesteld dat dient als raamwerk om ervoor te zorgen dat het bedrijf verantwoordelijk, ethisch en duurzaam handelt in al zijn activiteiten en toeleveringsketen.
• KPI’s zijn beoordeeld om er zeker van te zijn dat ze het bedrijf en de toeleveringsketen niet kwetsbaar maken voor of druk creëren die zou kunnen leiden tot moderne slavernij. 

F Beleid

OASIS heeft de volgende beleidsregels die ons streven onderbouwen om ervoor te zorgen dat er geen moderne slavernij of mensenhandel voorkomt in onze toeleveringsketens of in enig onderdeel van ons bedrijf, en om ervoor te zorgen dat zaken op een ethische en transparante manier worden gedaan;

• Beleid voor gezondheid en veiligheid
• Beleid voor milieu, sociaal (beleid) en goed ondernemingsbestuur (ESG)
• Aanwervingsbeleid
• Beleid voor gelijke kansen
• Beleid om je mond open te doen
• Beleid voor disciplinaire maatregelen en ontslag
• Beleid voor klachten
• Gedragscode Bedrijfsethiek (inclusief arbeidsnormen en moderne slavernij) voor zowel teamleden als leveranciers
• Beleid voor flexibel werken
• Beleid voor thuiswerken
• Beleid voor inkoop

Dit beleid wordt ondersteund door de Raad van Bestuur en goedgekeurd door het Executive management team.

Alle beleidsregels worden gecommuniceerd en beschikbaar gesteld aan alle teamleden via het documentbeheersysteem van het bedrijf of via mededelingenborden.

Het Group Compliance team zorgt ervoor dat alle beleidsregels en procedures met betrekking tot moderne slavernij geschikt zijn voor het beoogde doel en worden goedgekeurd door het senior management. OASIS herziet en actualiseert al haar beleidsregels voortdurend.

G Voortdurende verbetering en effectiviteit

 Het afgelopen jaar hebben we de volgende stappen genomen om ons beheer van de risico’s van moderne slavernij binnen ons bedrijf en onze toeleveringsketen te verbeteren:

• Een herziening van onze toeleveringsketen in gang gezet om het aantal leveranciers waarmee we samenwerken te stroomlijnen en te verminderen, zodat we kunnen zorgen voor voldoende uitwijkmogelijkheden en continuïteit van de dienstverlening en tegelijkertijd het risico op de introductie van moderne slavernij kunnen minimaliseren.
• Begonnen met een uitgebreide herziening van onze inkoop- en due diligence-processen om ervoor te zorgen dat het doorlichten van leveranciers en het doorlopende beheer zijn afgestemd op het risiconiveau van elke leverancier.
• We hebben een analyse uitgevoerd van de trainingsbehoeften op het gebied van moderne slavernij, waarbij we specifieke functies en afdelingen hebben geïdentificeerd die mogelijk aanvullende of gespecialiseerde training over dit onderwerp nodig hebben.
• Doorlopende maandelijkse controle van belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat deze geen onnodige druk uitoefenen of het risico op moderne slavernij binnen ons bedrijf of onze toeleveringsketen vergroten.
• Risicocommissies opgericht waar risico’s van moderne slavernij worden beoordeeld, gedocumenteerd en waar nodig beperkt.

Deze aanpak weerspiegelt onze voortdurende inzet om de risico’s op moderne slavernij in al onze activiteiten te minimaliseren.

H Bestuur en naleving

De Raad van Bestuur, de Chief Executive Officer en het Executive team hebben de algehele verantwoordelijkheid voor de stappen die OASIS neemt om moderne slavernij in haar activiteiten en toeleveringsketens te voorkomen.

OASIS heeft een Group Compliance team dat toezicht houdt op deze stappen, het bijbehorende beleid en de bijbehorende procedures en de naleving van de wetten op moderne slavernij door OASIS. Het Group Compliance team, dat ook de interne auditfunctie omvat, werkt nauw samen met Human Resources, Commercial, Legal en Procurement om ervoor te zorgen dat deze verklaring wordt nageleefd.

Vermoedens van moderne slavernij kunnen worden gemeld in overeenstemming met het Speak Up (klokkenluiders)-beleid via de anonieme telefonische hulplijn of het webportaal. Alle meldingen zullen onafhankelijk worden onderzocht door het senior management en er zullen passende maatregelen worden genomen om eventuele risico’s van moderne slavernij te beperken of om dergelijke daden te verhelpen, mochten ze ooit plaatsvinden.

Het Group Compliance team zal OASIS ter verantwoording roepen om ervoor te zorgen dat er gepaste en eerlijke actie wordt ondernomen in overeenstemming met de relevante wetgeving en dat OASIS zijn verplichtingen in dit opzicht nakomt.

De interne auditfunctie van de Groep controleert of OASIS deze verklaring over moderne slavernij en de bijbehorende beleidsregels en procedures naleeft.

Deze verklaring is opgesteld op grond van artikel 54(1) van de Modern Slavery Act 2015 en alle andere relevante wetgeving in elk van de rechtsgebieden waarin OASIS actief is. Het vormt de verklaring van OASIS over moderne slavernij en mensenhandel voor het boekjaar dat eindigt op 31 oktober 2024. Deze verklaring is goedgekeurd door de Raad van Bestuur.