Privacybeleid
Cookiebeleid

1 - Doel van dit beleid

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe OASIS-groep (OASIS) de persoonsgegevens gebruikt en beschermt die wij van u ontvangen of verzamelen wanneer u onze website www.oasisgroup.com bezoekt, of contact met ons opneemt via telefoon of e-mail, wanneer wij onze producten en diensten promoten of aan u leveren, wanneer u solliciteert naar een functie bij ons via onze website, of wanneer wij over een andere kwestie met u communiceren of anderszins met u te maken hebben. Hieronder vallen persoonlijke gegevens over u en uw keuzes over welke marketinginformatie u door ons toegestuurd wilt krijgen.

Deze verklaring informeert u ook over uw privacyrechten en hoe u wordt beschermd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en alle andere relevante en toepasselijke wetten inzake bescherming van persoonsgegevens in de landen waarin wij actief zijn.

2 - Toepassingsgebied van dit beleid

Deze verklaring is van toepassing op alle persoonlijke gegevens die OASIS bewaart over haar (potentiële) klanten, potentiële Team Members, leveranciers, adviseurs en alle andere belanghebbenden, hetzij in fysieke, hetzij in elektronische vorm, waaronder online.

Hieronder vallen ook andere gegevens die wij over u verzamelen en waarmee u niet persoonlijk kunt worden geïdentificeerd, bijvoorbeeld de pagina’s die u op onze website heeft bezocht.

Het gaat niet om gegevens die wij namens onze klanten verwerken wanneer wij diensten aan u verlenen die in uw overeenkomst met ons zijn omschreven, zoals het verzamelen en opslaan van voorwerpen, het scannen van voorwerpen naar digitaal formaat of het op uw verzoek versnipperen en vernietigen van items.

Privacy van Teammembers

Deze verklaring heeft geen betrekking op persoonlijke gegevens over Team Members van de OASIS-groep. Dit wordt behandeld in een afzonderlijke Privacyverklaring voor Team Members (dienstverband), die kan worden gedownload van ons interne documentbeheersysteem.

Links naar websites van derden

De OASIS-website bevat links naar andere websites die door derden worden gehost. Indien u op links naar andere websites klikt, dient u hun eigen privacybeleid of -verklaring te lezen. Deze privacyverklaring is alleen van toepassing op de OASIS-website.

3 - Beleidsverklaring
3.1 - Onze privacybelofte

OASIS doet er alles aan om uw privacy te beschermen en deze is voor ons van het allergrootste belang. Wanneer wij u vragen om bepaalde persoonlijke gegevens te verstrekken, kunt u er zeker van zijn dat deze alleen worden gebruikt in overeenstemming met deze privacyverklaring.

Uw privacy wordt ook beschermd door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de AVG. Meer informatie over hoe wij uw gegevens beschermen en beveiligen kunt u vinden in onze Verklaring van naleving van de AVG op onze website.

3.2 - Wie wij zijn en hoe u contact met ons kunt opnemen

De belangrijkste taak van OASIS is het opslaan van informatie en dossiers namens haar klanten en ervoor te zorgen dat de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid ervan te allen tijde worden beschermd en gehandhaafd. OASIS-groep wil de betrouwbare voorkeurspartner voor informatiebeheer zijn door de informatie van onze klanten veilig te beheren en tegelijkertijd een betrouwbare en efficiënte dienstverlening te bieden.

Het adres van ons hoofdkantoor is: Unit 3 Swords Business Campus, Balheary Road, Swords, Co. Dublin, K67 TY09, Ierland.

Indien u vragen heeft over deze privacyverklaring of de gegevens die wij over u bewaren, kunt u contact opnemen met:

3.3 - De gegevens die wij over u verzamelen en hoe wij deze gebruiken

Volgens de AVG mogen we persoonlijke gegevens alleen gebruiken indien wij daar een goede reden voor hebben. Het gaat om één of meer van de volgende redenen:

• wanneer u daarmee instemt
• om onze overeenkomst met u na te komen
• wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn
• wanneer wij handelen in het algemeen belang
• wanneer dit in ons gerechtvaardigde belang is (dit houdt in dat wij een zakelijke of commerciële reden hebben om uw gegevens te gebruiken).

In de onderstaande tabel ziet u hoe wij uw persoonlijke gegevens kunnen gebruiken (voor zover van toepassing in elk land waar wij actief zijn) en op welke gronden wij dat doen. Indien wij ooit van plan zijn uw gegevens voor andere doeleinden of om andere redenen te gebruiken, zullen wij u nadere informatie verstrekken voordat wij die wijzigingen aanbrengen.

Waar ‘Gerechtvaardigde belangen’ is geselecteerd als onze rechtsgrondslag voor verwerking (Onze redenen), wordt de Afwegingstoets Gerechtvaardigde Belangen uitgevoerd om te controleren en te bevestigen dat de gerechtvaardigde belangen niet in strijd zijn met de rechten van de betrokkenen.

3.4 - Uit welke bronnen wij gegevens verzamelen

Uw persoonlijke gegevens worden uit één van de volgende bronnen verzameld:

• uit de gegevens die u ons verstrekt, zoals beschreven in de bovenstaande tabel
• van zakenpartners, zodat wij onze contractuele verplichtingen kunnen nakomen
• van verkopers met wie wij zakendoen
• uit eventlogs over gebruikersactiviteiten binnen onze applicaties, zoals beschreven in de bovenstaande tabel
• van externe organisaties, zoals bedrijven die u bij ons introduceren via marketinglijsten, indien u die organisaties toestemming heeft gegeven om uw gegevens met ons te delen
• wij verzamelen statistieken over het openen van e-mails en doorklikpercentages via Pardot. U kunt zich op elk moment uitschrijven. Zie voor meer informatie de privacyverklaring van Pardot.

3.5 - Delen van gegevens

Wij zullen uw persoonlijke gegevens alleen delen op de manieren die in dit privacybeleid uiteen zijn gezet en in de volgende omstandigheden:

• met entiteiten of personen binnen de OASIS-groep die een gerechtvaardigd belang hebben bij de gegevens
• met derden die uw persoonlijke gegevens gebruiken om bepaalde diensten te verlenen, zoals verkoop- en marketingcampagnes van OASIS, door OASIS goedgekeurde producten en diensten of wervingsbureaus tijdens wervingsactiviteiten
• met zakenpartners om te voldoen aan onze contractuele verplichtingen om producten en diensten te leveren, zoals het uitvoeren van uw bestellingen of het leveren van door OASIS goedgekeurde producten en diensten
• met een koper wanneer wij een deel van ons bedrijf of de activa daarvan verkopen
• met regelgevende, wettelijke of wetshandhavingsinstanties wanneer wij moeten voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving, wettelijke procedures of een afdwingbaar verzoek van een overheidsinstantie.

Wij komen voorwaarden inzake vertrouwelijkheid en gegevensverwerking overeen met derden of zakenpartners om ervoor te zorgen dat zij voldoen aan hoge niveaus van vertrouwelijkheid en best practices inzake privacy- en veiligheidsnormen. Wij zorgen ervoor dat alle derden en zakenpartners de persoonlijke informatie die aan hen is verstrekt alleen gebruiken voor het doel dat aan hen is gespecificeerd en zoals uiteengezet in deze privacyverklaring; zij mogen de informatie niet voor andere doeleinden gebruiken.

Wij zullen niet:

• uw persoonlijke gegevens verkopen of verhandelen

3.6 - Vindt er internationale doorgifte van gegevens plaats?

Gegevens die wij van u verzamelen, worden gewoonlijk verwerkt in het Verenigd Koninkrijk of de EU.

In bepaalde omstandigheden kan het nodig zijn dat wij de gegevens doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte om ons contract met u uit te voeren of vanwege een dwingend gerechtvaardigd belang van OASIS op een manier die niet zwaarder weegt dan de rechten en vrijheden van de betrokkenen. Indien wij persoonlijke gegevens met partijen buiten de EER delen, zorgen wij ervoor dat de ontvanger van uw persoonlijke gegevens een passend niveau van bescherming en beveiliging biedt door middel van een passend juridisch mechanisme zoals het Privacy Shield-kader (en daaropvolgende kaders), een verwerkersovereenkomst, overeenkomsten met daarin standaard contractbepalingen of andere relevante normen, overeenkomsten of waarborgen die ervoor zorgen dat de informatie adequaat wordt beschermd in overeenstemming met Artikel 46 van de AVG of andere toepasselijke wet- en regelgeving in de landen waar wij actief zijn.

OASIS zal uw persoonlijke gegevens alleen verwerken op een manier die in overeenstemming is met uw relatie met OASIS en de praktijken die in dit Privacybeleid worden beschreven.

OASIS beperkt ook het risico voor uw rechten en vrijheden door niet meer gegevens te verzamelen, op te slaan of door te geven dan absoluut noodzakelijk is om de door u gevraagde dienst te verlenen. Zie Hoe lang wij uw persoonlijke gegevens bewaren hieronder.

3.7 - Hoe lang wij uw persoonlijke gegevens bewaren

Wij zullen uw persoonlijke gegevens slechts gedurende de volgende perioden bewaren:

• zolang u toestemming heeft gegeven (wanneer toestemming de wettelijke grondslag is voor ons gebruik van uw gegevens)
• zo lang als nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst of de dienst, en in overeenstemming met ons eigen bewaarbeleid
• tot één jaar nadat u geen klant meer bent, om te reageren op een vraag of klacht. Wij kunnen uw gegevens ook langer dan een jaar bewaren indien wij daartoe om wettelijke redenen verplicht zijn of om ons eigen bewaarbeleid na te leven.

Gegevens die wij namens onze klanten bewaren

Wanneer u een account heeft bij OASIS, dan verwijderen of vernietigen wij geen gegevens die wij namens u bewaren, tenzij wij een schriftelijke instructie van u ontvangen. U bent verantwoordelijk voor het stellen en beheren van uw eigen termijnen voor het bewaren van gegevens die OASIS namens u zou kunnen opslaan, bewaren of verwerken.

3.8 - Uw rechten

U heeft bepaalde wettelijke rechten met betrekking tot de persoonlijke gegevens die wij over u hebben, waaronder het recht:

ndien u één van uw rechten wilt uitoefenen, neem dan contact op met ons Group Compliance team of onze Functionaris voor Gegevensbescherming via de contactgegevens hierboven, zie 3.2 Wie wij zijn en hoe u contact met ons kunt opnemen.

Wij zullen binnen een maand na ontvangst van uw verzoek op uw verzoek reageren.

Uw gegevens correct en actueel houden

Wij willen ervoor zorgen dat uw persoonlijke gegevens correct en actueel zijn. Wij verzoeken u ons op de hoogte te brengen indien uw persoonlijke gegevens onjuist zijn of moeten worden bijgewerkt.

Marketing

Wij willen u graag informatie sturen over onze producten en diensten waarin u mogelijk geïnteresseerd bent. Indien u toestemming heeft gegeven om marketinginformatie van ons te ontvangen, dan kunt u zich te allen tijde afmelden door contact op te nemen met ons Group Compliance-team of onze Functionaris voor Gegevensbescherming. U heeft ook de mogelijkheid om u af te melden via de link die u kunt vinden in de marketing-e-mails die u van ons ontvangt. Van tijd tot tijd kunnen wij derden of servicepartners inschakelen om contact met u op te nemen over producten en diensten van OASIS. Wij zullen u hiervan vooraf op de hoogte stellen en u kunt zich te allen tijde afmelden voor dergelijke communicatie.

Klachten

OASIS voldoet aan de hoogste normen bij het verzamelen en gebruiken van persoonlijke gegevens. Daarom nemen wij eventuele klachten hierover zeer serieus.

Indien u ontevreden bent over de manier waarop wij met uw privacy of persoonlijke gegevens zijn omgegaan, neem dan in eerste instantie contact op met ons Group Compliance team. Ook suggesties voor verbeteringen zijn van harte welkom.

Indien u ervoor kiest ons uw persoonlijke gegevens niet te geven

Indien wij om uw persoonlijke gegevens vragen omdat deze noodzakelijk en relevant zijn voor het product of de dienst die wij leveren, en u houdt deze gegevens achter, dan kunnen wij het product of de dienst waarschijnlijk niet leveren, of dan treedt er waarschijnlijk vertraging op bij het leveren van het product of de dienst.

Soms vragen wij om gegevens die nuttig zijn, maar niet vereist zijn krachtens de wet of een overeenkomst. Wij zullen dit duidelijk maken wanneer wij erom vragen. U hoeft ons deze extra gegevens niet te geven en dit zal geen invloed hebben op de producten of diensten die u van ons afneemt.

Wij vragen u altijd om uw toestemming voordat wij u marketinginformatie sturen; u kunt dit op elk moment weigeren of u hiervoor afmelden.

3.9 - Cookies

Wat zijn Cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op het apparaat worden geplaatst dat u gebruikt om onze website te bezoeken. Cookies hebben uiteenlopende functies, zoals de navigatie tussen pagina’s efficiënter laten verlopen, uw voorkeuren opslaan en in het algemeen uw ervaring op een website verbeteren. Cookies maken de interactie tussen u en de website sneller en gemakkelijker.

De meeste websites die u bezoekt, maken gebruik van Cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren door die website in staat te stellen u te “onthouden”, hetzij voor de duur van uw bezoek (met behulp van een “sessiecookie”) of voor herhaalde bezoeken (met behulp van een “permanente cookie”).

Hoe gebruiken wij Cookies?

Om meer te weten te komen over welke Cookies door de OASIS website worden gebruikt en hoe ze worden gebruikt, kunt u ons aparte Cookiebeleid op de OASIS websites (www.oasisgroup.nl/ www.oasisgroup.be/) raadplegen.

Cookie-instellingen

De meeste webbrowsers staan via de browserinstellingen een zekere mate van controle toe over de meeste cookies. Via uw browserinstellingen kunt u de instellingen van Cookies beheren, waaronder het blokkeren of verwijderen ervan. In een enkel geval is het echter mogelijk dat sommige toepassingen van onze website als gevolg daarvan niet functioneren. Heeft u hulp en ondersteuning nodig bij het beheren van Cookies? Ga dan naar www.aboutcookies.org.

4 - Wijzigingen in ons privacybeleid

De geschiktheid en doeltreffendheid van dit beleid worden ten minste jaarlijks beoordeeld, of telkens wanneer zich belangrijke wijzigingen voordoen.


Wij zullen u op de hoogte brengen wanneer wij wijzigingen aanbrengen in dit beleid.

Cookiebeleid

1 - Doel van dit beleid

Dit cookiebeleid legt uit welke soorten cookies OASIS Group (OASIS) gebruikt en hoe het deze gebruikt.

2 - Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op alle cookies die worden gebruikt door de OASIS-website. De OASIS-website bevat links naar andere websites die door derden worden gehost. Als u op links naar andere websites klikt, dient u hun eigen privacybeleid of -kennisgevingen te lezen.

3 - Beleidsverklaring
3.1 - Onze privacybelofte

OASIS is toegewijd aan het beschermen van uw privacy en dit is van het grootste belang voor ons.

Wij beloven:

• uw gegevens veilig en privé te houden
• uw informatie nooit buiten de OASIS-groep te delen, tenzij wettelijk verplicht of om ons contract met u na te komen
• uw gegevens niet te verkopen
• u manieren te bieden om uw marketingkeuzes op elk moment te beheren en te bekijken

Uw privacy is ook beschermd door de toepasselijke wetten inzake gegevensprivacy en -bescherming, waaronder de AVG. Voor meer informatie over hoe wij uw informatie beschermen en beveiligen, verwijzen wij u naar ons afzonderlijke privacybeleid op onze website.

3.2 - Wie wij zijn en hoe u contact met ons kunt opnemen

OASIS is een toonaangevende aanbieder van Records and Information Management (RIM). Ons hoofdkantooradres is: Unit 3 Swords Business Campus, Balheary Road, Swords, Co. Dublin, K67 TY09, Ierland.

Als u vragen heeft over dit cookiebeleid of de informatie die wij over u bewaren, neem dan contact op met:

OASIS Group Compliance afdeling.

Email: compliance@oasisgroup.com

of

OASIS Group Data Protection Officer: GRCI Law.

Email: dpoaas@grcilaw.com Tel: + 44 1353 771011 844

3.3 - Wat zijn cookies?

Wat zijn cookies?

De meeste websites die u bezoekt, zullen cookies gebruiken om uw gebruikerservaring te verbeteren door die website in staat te stellen u te ‘onthouden’, hetzij voor de duur van uw bezoek (met behulp van een ‘sessiecookie’) of voor herhaalde bezoeken (met behulp van een ‘persistent cookie’). Cookies vervullen allerlei verschillende taken, zoals het efficiënt navigeren tussen pagina’s, het opslaan van uw voorkeuren en het algemeen verbeteren van uw ervaring op een website. Cookies maken de interactie tussen u en de website sneller en eenvoudiger. Als een website geen cookies gebruikt, zal het u elke keer als een nieuwe bezoeker beschouwen wanneer u naar een nieuwe pagina gaat – bijvoorbeeld wanneer u uw inloggegevens invoert en naar een andere pagina gaat, zal het u niet herkennen en u niet ingelogd kunnen houden. Sommige websites zullen ook cookies gebruiken om hun advertenties of marketingberichten te richten op basis van uw locatie en/of surfgedrag. Cookies kunnen worden ingesteld door de website die u bezoekt (‘first party cookies’) of door andere websites die inhoud uitvoeren op de pagina die u bekijkt (‘third party cookies’).

Wat zit er in een cookie?

Een cookie is een eenvoudig tekstbestand dat door de server van een website op uw computer of mobiel apparaat wordt opgeslagen en alleen die server kan de inhoud van dat cookie ophalen of lezen. Elke cookie is uniek voor uw webbrowser. Het bevat enkele anonieme informatie, zoals een unieke identifier en de sitenaam en enkele cijfers en nummers. Het stelt een website in staat dingen te onthouden zoals uw voorkeuren of wat er in uw winkelmandje zit.

Hoe gebruiken wij cookies?

De OASIS-website gebruikt uitsluitend sessiecookies (ook wel tijdelijke cookies genoemd). Sessiecookies duren alleen voor de duur van uw bezoek, worden opgeslagen in het tijdelijke geheugen en worden gewist wanneer u uw browser sluit. Ze vergemakkelijken taken zoals het mogelijk maken voor een website om te identificeren dat een gebruiker van een bepaald apparaat van pagina naar pagina navigeert, ter ondersteuning van de beveiliging van de website of basisfunctionaliteit. Deze cookies bevatten geen persoonlijke gegevens over u of uw bedrijf, maar worden wel beschermd door dit cookiebeleid.

Zie sectie 3.4 hieronder voor meer informatie over welke cookies door de OASIS-website worden gebruikt en hoe ze worden gebruikt.

Cookie-instellingen

Sommige mensen vinden het idee dat een website informatie opslaat op hun computer of mobiel apparaat een beetje opdringerig, met name wanneer deze informatie zonder hun medeweten door een derde partij wordt opgeslagen en gebruikt. Hoewel dit over het algemeen vrij onschadelijk is, wilt u bijvoorbeeld misschien geen advertenties zien die zijn gericht op uw interesses. Als u dat prefereert, is het mogelijk om sommige of alle cookies te blokkeren, of zelfs cookies te verwijderen die al zijn ingesteld; maar u moet zich ervan bewust zijn dat u mogelijk bepaalde functies van die website verliest.

De meeste webbrowsers bieden enige controle over de meeste cookies via de browserinstellingen. U kunt de instellingen van cookies beheren, inclusief het blokkeren of verwijderen ervan, via uw browserinstellingen. In enkele gevallen kunnen sommige functies van onze website echter niet meer werken. Als u hulp en ondersteuning nodig heeft bij het beheren van cookies, bezoek dan www.aboutcookies.org.

3.4 - De cookies die wij gebruiken en hoe wij ze gebruiken

De OASIS-website verzamelt en analyseert technische informatie om onze website te evalueren. Het type technische informatie dat wij registreren is beperkt tot het volgende:

• IP-adres van de webserver van de bezoeker
• gebruikte domeinnaam op het hoogste niveau (bijvoorbeeld .com, .org, .net)
• bezochte pagina’s op de website, bijvoorbeeld bezochte URL’s
• de tijd besteed op pagina’s
• vorig websiteadres van waaruit de bezoeker ons heeft bereikt, inclusief eventuele gebruikte zoektermen
• clickstream-gegevens die het verkeer van bezoekers op deze website tonen (bijvoorbeeld bezochte pagina’s)

De volgende cookies worden gebruikt door onze website:

4 - Wijzigingen in ons cookiebeleid

Dit beleid wordt minimaal jaarlijks beoordeeld op geschiktheid en effectiviteit, of wanneer er zich belangrijke wijzigingen voordoen. Wij zullen u informeren wanneer wij wijzigingen aanbrengen in dit beleid.