In een notendop
FileSmart transformeerde het bestaande SharePoint-platform van een grote Britse onderneming tot een slim, schaalbaar documentmanagementsysteem. Het resultaat? Grote besparingen, minder werkdruk en een einde aan compliancezorgen.
Over de klant
Een toonaangevende FTSE 250-investeringsmaatschappij uit het VK, met meer dan 1500 medewerkers en 500.000 klanten wereldwijd.
De uitdaging
De organisatie beheerde ruim 30 miljoen records, waaronder zeer gevoelige informatie. Hun bestaande netwerk voor bestandsdeling schoot tekort op het vlak van beveiliging, toegankelijkheid en opslagbeheer. Een pilot met een externe leverancier leverde niet wat werd beloofd: de implementatiepartner voldeed niet, Outlook-integratie faalde, metadata raakte verkeerd tijdens de migratie, en de hostingstrategie sloot niet aan op hun IT-beleid.
De oplossing
De klant werkte al met Microsoft SharePoint. FileSmart bouwde hierop voort en maakte van hun bestaande technologie een krachtig documentmanagementsysteem. Zo werd optimaal gebruikgemaakt van hun 18 TB cloudopslag, SSO-toegangsbeheer en hun eigen IT-infrastructuur.
Met FileSmart werd SharePoint omgevormd tot een volwaardig recordsysteem, met:
De resultaten
Dankzij FileSmart hoefde de klant geen apart documentplatform aan te schaffen of te onderhouden. Voor een fractie van de prijs kregen ze alles wat ze nodig hadden op het gebied van integratie, schaalbaarheid en gebruiksgemak.
De voordelen op een rij:
Wat de klant zegt
“FileSmart heeft ons precies de EDRMS-functionaliteit binnen SharePoint geleverd die we nodig hadden. We konden zo consolideren binnen Microsoft 365 en Azure, zonder nog een extern documentplatform aan te schaffen.”
IT Service and Infrastructure Director