Hoe een kantoorverhuizing leidde tot 100% digitalisering van Trudo’s archief

In het kort
In slechts vijf maanden digitaliseerden we een archief van 300 meter voor woningcorporatie Trudo. Hierdoor kwam er waardevolle kantoorruimte vrij én kregen medewerkers eenvoudiger toegang tot documenten – op locatie en op afstand.

Over de klant
Trudo is een woningcorporatie gevestigd in Eindhoven. De organisatie beheert 4.500 koopwoningen en 7.300 sociale huurwoningen, evenals diverse commerciële ruimtes. Trudo staat bekend om haar innovatieve karakter en zoekt voortdurend naar manieren om een positief verschil te maken voor bewoners en voor de stad.

De uitdaging
Bij de verhuizing naar een nieuw kantoor bleek er geen ruimte te zijn voor het fysieke archief, dat in totaal zo’n 300 meter besloeg. Trudo besloot van deze uitdaging een kans te maken – en de stap naar digitalisering te zetten.

De oplossing
Trudo schakelde onze hulp in. We hebben al voor meer dan 100 woningcorporaties archieven gedigitaliseerd – en een van onze vestigingen in Nederland ligt op fietsafstand van het Trudo-kantoor.

Het archief bevatte uiteenlopende documenten: van bouwtekeningen tot huurovereenkomsten en vergunningen. Onze specialisten in documentbeheer en digitalisering werkten nauw samen met het Trudo-team om het project goed op te zetten: welke documenten moesten worden gescand, welke mochten veilig worden vernietigd volgens de geldende wet- en regelgeving.

We controleerden het volledige archief: dubbele documenten werden verwijderd en alles werd opnieuw geordend in een logische structuur – klaar om te digitaliseren.

Het resultaat
In plaats van tijd te verspillen met het zoeken in stoffige archiefdozen, kan het Trudo-team nu met één klik de juiste informatie opvragen.

Bovendien verliep het proces 30% sneller dan gepland – in plaats van zeven maanden duurde het project slechts vijf maanden.

De voordelen voor Trudo op een rij:

• Ruimte- en kostenbesparing – Geen aparte opslagruimte meer nodig voor fysieke documenten.
• Betere dienstverlening – Medewerkers kunnen sneller en makkelijker antwoorden geven op klantvragen.
• Soepelere kantoorverhuizing – Het team hoefde geen honderden archiefdozen te verplaatsen.
• Altijd toegang tot informatie – Zelfs tijdens het digitaliseringsproces kon Trudo eenvoudig documenten opvragen via OASIS. Nu kunnen ze volledig zelfstandig, vanaf elke locatie, bij hun archief.
• Toekomstbestendig – Nieuwe documenten kunnen eenvoudig aan het digitale archief worden toegevoegd, zonder dat dit ten koste gaat van fysieke ruimte.

Wat de klant zegt
“Wij willen dat collega’s altijd en overal toegang hebben tot de juiste informatie. Of je nu op kantoor bent of thuiswerkt – je moet snel kunnen vinden wat je nodig hebt. Dat was de kern van dit project. Met OASIS verliep de digitalisering verrassend soepel.”

Winny Fast, Communicatieteam, Trudo