Over Ons
Bij OASIS Group leveren wij end-to-end archief- en informatiebeheerdiensten aan klanten in heel Europa.
Onze deskundige teamleden, in combinatie met onze bekroonde Omnidox-suite, bieden onze klanten de beste procesautomatisering in de sector.
Door processen voor specifieke backoffice-functies te automatiseren en stroomlijnen, helpen wij klanten middelen vrij te maken en de operationele efficiëntie binnen hun organisatie te verhogen.
Onze experts helpen u de juiste oplossing te vinden, ongeacht waar u zich bevindt in uw digitale transformatieproces.
Overzicht
Een toonaangevende energieleverancier, met klanten in het hele Verenigd Koninkrijk, heeft besloten zijn activiteiten te centraliseren en te verhuizen naar een nieuw, speciaal gebouwd hoofdkantoor. Als onderdeel van de herstructurering in verband met de centralisatie hebben zij de kans aangegrepen om na te gaan welke specifieke bedrijfsfuncties en -processen konden worden uitbesteed of geautomatiseerd.
Om hun “papierloze kantoor” te ondersteunen, was de traditionele postkamer het eerste proces dat moest worden beoordeeld. Al snel werd vastgesteld dat de postkamer van het hoofd-kantoor tijdens de wintermaanden dagelijks tussen de tien en vijftien postzakken ontving. Dat staat gelijk aan 10.000 tot 12.000 post-stukken, waarvan 70% cheques bevatte die de ochtend na ontvangst op de bank moesten worden gestort.
De energieleverancier zocht een informatie-partner met ervaring in het beheer van de volledige levenscyclus van zowel fysieke als digitale records. Dankzij het partnerschap van OASIS met Royal Mail konden wij een volledig digitale postkameroplossing opzetten en implementeren met meerdere ophalingen en bezorgingen van poststukken per dag.
De Vereisten
- Post ophalen en bezorgen
- Post sorteren en openen per servicegebied
- Storten van postcheques op dezelfde dag
- Scannen en uitvoer naar interne systemen
- Indexering en gegevensvastlegging in verschillende documenttypes en werkstromen
- Veilige opslag in overeenstemming met het bewaarbeleid van het bedrijf
- Volgen en controleren van fysiek opgeslagen stukken in het hele land
- Veilige en controleerbare vernietiging van fysieke stukken
- OASIS medewerkers ter plaatse voor doorlopend scannen
Omnidox
Omnidox is ons meermaals bekroonde cloud-based digitale document- en archief-managementsysteem. 24/7 toegang tot uw informatie, waar ter wereld u zich ook bevindt.
- Zeer veilig
- Altijd en overal toegankelijk
- Krachtige zoek- en opvraagfuncties
- Volledige gebruikerscontrole op audits
- Rol- en gebruikergebaseerde machtigingen
- Integratie mogelijk met diverse bedrijfssystemen (zoals CRM en ERP)
- Georganiseerde bestandsstructuren
- Maak controle op documentniveau mogelijk, zoals het instellen van bewaar-termijnen of het toewijzen van taken
- Waarschuwingen beheren
- Geautoriseerde gebruikers kunnen workflows aanmaken en beheren – geen dure IT-werkzaamheden nodig
De OASIS Oplossing
OASIS heeft geregeld dat zakenpartner Royal Mail de post elke dag om 7.00 uur bezorgt. OASIS teamleden sorteerden, openden en verdeelden dagelijks vóór 10.00 uur post naar de afdelingen van klanten.
De postkamer maakte gemiddeld 3.000 – 4.000 digitale afbeeldingen per dag voor alle afdelingen van het bedrijf. In de postkamer werden onder meer documenten gescand over facturering, inkoop, gezondheids- en veiligheidscertificaten, juridische documenten – kortom, alle documentatie en correspon-dentie die de energieleverancier in het kader van zijn normale bedrijfsprocessen verzamelt.
Dankzij digitale leveringsbewijzen konden vragen onmiddellijk worden beantwoord, met verwijzing naar de ondertekende leveringsbon, waardoor minder betalingsvragen werden gesteld en het betalingsproces werd versneld.
De dienst werd in de loop der jaren uitgebreid met bulkfotokopieën in kleur en zwart-wit, en uitgaande mailings. Kortom, het werd een belangrijke centrale dienst voor de faciliteitenmanager.
Door over te stappen op een gecentraliseerd hoofdkantoor en essentiële diensten zoals de postkamer en aanverwante diensten uit te besteden, kon de energieleverancier een besparing van tien miljoen pond per jaar realiseren.
Neem contact met ons op
E-mail: info@oasisgroup.com
Nederland: +31 (0)30 247 0789
België: +32 (0)14 41 2777
Klik op deze link en download de Referentiecase: Digitale Postkamer – Energie