Hulp en advies

Als grootste particuliere informatiebeheerprovider in Europa hebben we de reikwijdte en schaal om iedereen te ondersteunen, van kleine bedrijven tot grote multinationals. We bieden een totale informatiebeheerservice voor alle soorten papieren en digitale gegevens.

Het vooruitzicht om duizenden – soms miljoenen – documenten over te dragen aan een nieuwe dienstverlener kan overweldigend zijn. Zozeer zelfs dat sommige organisaties vasthouden aan leveranciers die consequent SLA’s missen, onnodig documenten opslaan die de bewaartermijnen overschrijden of die geen contracten tegen concurrerende prijzen aanbieden. OASIS heeft uitgebreide ervaring in het overnemen van slecht presterende informatiebeheerprogramma’s. Wij nemen alle hoofdpijn van het verplaatsen van dozen en bestanden van bestaande leveranciers naar onze beveiligde faciliteiten op ons. Ons prijsmodel voorziet in het compenseren van uw transitie- en exitkosten.

Wij zijn de grootste particuliere informatiebeheerprovider in Europa, met zo’n 11.500 klanten. Ieder jaar scannen we meer dan 204 miljoen stukken. Meer dan 115 miljoen barcodedozen en -bestanden worden opgeslagen in onze beveiligde moderne faciliteiten. We hebben meer dan 70 locaties in Europa en 1.700 teamleden. We scannen meer dan 17 miljoen afbeeldingen per maand en slaan meer dan 200 terabytes aan digitale informatie op voor onze klanten (dat is gelijk aan ongeveer 200 miljoen foto’s van hoge kwaliteit).

Wij gebruiken alleen onze eigen voertuigen voorzien van OASIS-logo die worden bestuurd door ons veiligheidspersoneel dat OASIS-uniformen en ID-badges draagt. Onze vloot wordt beschermd door:

• Kwaliteitsbeveiligingssloten op elke deur
• Voertuigen op slot tijdens leveringen en ophalingen
• Bestuurders laten hun voertuig nooit onbeheerd achter zonder het voertuig vooraf grondig te beveiligen
• 4-cijferige pincodebeveiliging
• Brandblusser aan boord
• Schermen die de cabine scheiden van de opslagruimte
• GPS-volgsysteem, wat betekent dat we te allen tijde de exacte locatie van voertuigen kunnen bepalen
• Voertuigen uitgerust met mobiele telefoons, zodat de bestuurder bij pech het transportkantoor kan waarschuwen, die een vervangende bus zal sturen om de gegevens veilig te houden

Onze faciliteiten zijn ontworpen om uw spullen te beschermen tegen natuurrampen, brand, ongedierte, overstromingen of milieuschade. Onze veiligheidsmaatregelen omvatten:

• Naleving van BS9997 (brandrisicomanagementsystemen)
• Ons uitgebreide brandmanagementplan, omvat:
• Beste in zijn klasse branddetectie- en blussystemen zoals VESDA (Very Early Smoke Detection Apparatus), brandblusgassen in onze kluizen en sprinklerinstallaties op sommige van onze locaties
• Op afstand bewaakt brandalarmsysteem met sleutelhouders voor iedere locatie
• Preventief onderhoudsschema voor brandbestrijdings- en detectieapparatuur
• Brandrisicobeoordelingsprogramma voor iedere locatie dat jaarlijks wordt herzien
• Team getraind in brandbeheer
• Milieubeheersysteem voor het beheer van door brand beschadigde eigendommen en apparatuur, gecertificeerd volgens ISO14001
• Bedrijfscontinuïteitsplannen op hun plaats
• De onderste planken van onze opslagrekken bevinden zich 10 cm boven de vloer om items te beschermen tegen overstromingen
• Laadruimtes zijn voorzien van een hellingbaan voor waterinlaat
• Locaties worden minimaal 8-12 keer per jaar gecontroleerd door extern goedgekeurde ongediertebestrijdingsbedrijven om ze te beschermen tegen alle plagen, waaronder papiermijten, knaagdieren en insecten
• Media wordt opgeslagen in klimaatgestuurde kluizen met temperatuur- en vochtigheidsbewaking
• Grondmonsters (voor de energiesector) worden opgeslagen in klimaatgestuurde omgevingen op gespecialiseerde rekken die hun gewicht en grootte ondersteunen

OASIS-opslagfaciliteiten zijn uitgerust met state-of-the-art beveiligingsmaatregelen om de waardevolle activa van klanten te beschermen tegen diefstal. Deze omvatten:

• Geïntegreerd 24-uurs centraal alarm
• REDWALL beveiligingssysteem
• Inbraakalarmen
• Opgenomen CCTV met 90 dagen opslag van beeldmateriaal
• Kluisopslag wordt 24/7 bewaakt met videobewaking, toetsenbordbediening en biometrische vingerafdrukscanners
• 330kva back-upgenerator
• Willekeurige opslag van items in al onze archiefcentra
• Controles van beveiligingspersoneel
• Toegangscontrolesystemen met speciale gebruikersprofielen
• 2,2 m hoge omheining met afgesloten poort
• Beveiligingsverlichting aan de buitenkant van het gebouw
• Discrete bewegwijzering van het gebouw om ongewenste aandacht af te schrikken
• Personeel gescreend volgens BS7858-beveiligingsnormen

Wij bieden onze klanten een gesloten keten van bewaring. Documenten en andere items worden verzameld, opgeslagen, gescand en geleverd in eigen beheer bij OASIS door ons door veiligheidsteam. De enige service waarbij we een partner inzetten is voor gecertificeerde vernietiging.

Wij beschikken over alle certificeringen die u mag verwachten van een dienstverlener in archiefbeheer voor sterk gereguleerde industrieën. Onze volledige lijst met certificeringen is:

• ISO 9001 Kwaliteitsmanagement
• ISO 14001 Milieumanagement
• ISO 27001 Informatiebeveiligingsmanagement
• BS 4971 Behoud en verzorging van archiefbibliotheekcollecties
• BS 7853 Veiligheidsscreening
• BS 15713 Veilige vernietiging van vertrouwelijk materiaal
• BS 10008 Wettelijke toelaatbaarheid van elektronische informatie
• PCI Security Standards Council Gekwalificeerde beveiligingsbeoordelaar
• Cyber Essentials Certified Plus

Ons vlaggenschiplokatie London Gateway beslaat 10.000 m2 en is gebouwd volgens BREEAM ‘uitstekend’-normen: ‘s werelds toonaangevende duurzaamheidsnorm voor gebouwen. Met een vermindering van 40% in koolstofemissies, is het één van de meest duurzame lokaties ooit gebouwd. De toegepaste energie-efficiëntiestrategieën omvaten o.a. fotovoltaïsche panelen, regenwateropvang, verbeterde thermische prestaties en luchtdichtheid van het gebouw en 95% van de gegenereerde afvalstoffen wordt ter plaatse gerecycled.

Alles wat we doen is gericht op het minimaliseren van uw CO2-voetafdruk in lijn met onze ISO 14001-certificering voor milieubeheer. Wij voeren nauwgezette retentiestrategieën uit en plannen brandstofbesparende bezorgroutes. Tenslotte wordt versnipperd papier gerecycled tot tissueproducten (keukenrol, toiletpapier) in papierfabrieken.

Om te bewijzen dat een digitaal bestand een waarheidsgetrouwe weergave is van een papieren exemplaar, moet het zijn gescand in een ruimte die valt onder BS 10008: die gaat over de bewijskracht en wettelijke toelaatbaarheid van elektronische informatie. U zult merken dat sommige leveranciers verwijzen naar deze norm, maar niet over de certificering beschikken op de locatie waar de digitalisering plaatsvindt. Dat is een groot probleem als u een document in een rechtszaak moet gebruiken en het origineel is vernietigd om ruimte vrij te maken in uw archief. Alle OASIS-scanlocaties vallen onder BS 10008. Het is één van de redenen waarom we door verschillende openbare dienstverleners worden vertrouwd om kritieke en vertrouwelijke bestanden te digitaliseren.

Absoluut. Wij werken met verschillende grote namen in de bankwereld. Wij beschikken over de relevante ISO-certificeringen voor kwaliteits-, milieu- en informatiebeveiligingsbeheer en Cyber Essentials Plus.

Dat doen we. We werken met booroperators vanuit onze faciliteiten in Tynaarlo; onze gespecialiseerde opslagfaciliteit voor grondmonsters. U zult moeite hebben om onze mix van geologie, geofysica, oceanografie en sedimentologie-expertise te vinden bij een andere grote leverancier van informatiebeheer in de energiebranche.

Ja, dat zijn we. Wij leveren archiefbeheerdiensten aan méér dan 650 cliënten in de gezondheidszorg, scannen en bewaren patiëntgegevens in overeenstemming met de vereisten in de AVG van de autoriteit persoonsgegevens. Wij kunnen gescande bestanden formatteren voor eenvoudige integratie in uw Electronisch Patiëntendossier (EPD) systeem.

Absoluut. Wij werken met honderden bedrijven in de juridische sector, van advocaten behorende tot de ‘magic circle’ tot boutique advocaten- en notariskantoren. Wij verzamelen, bewaren, halen op en leveren gerechtelijke documenten, testamenten, akten, contracten en andere waardevolle documenten. Onze scanservice valt onder BS10008, wat betekent dat uw digitale bestanden kunnen worden gebruikt in gerechtelijke procedures.

We hebben twee decennia aan ervaring met het werken in het publieke domein, waaronder grote zorgaanbieders, publieke dienstverleners en lokale overheidsinstanties zoals gemeentes. We zijn geregistreerd op raamovereenkomsten.

Wij bieden veilige document- en mediavernietigingsdiensten, waaronder het versnipperen en demagnetiseren van media (d.w.z. het wissen van harde schijven) en het vernietigen van cd’s, dvd’s en creditcards. Voor documentvernietiging gebruiken we beveiligde versnipperaars die papier verkleinen tot fijne deeltjes, waardoor reconstructie onmogelijk wordt. We zullen nooit een archiefstuk vernietigen zonder toestemming van de klant. Het team voert veilige versnippering uit op een gespecialiseerde locatie in overeenstemming met BS EN 15713:2009 voor de veilige vernietiging van materiaal. Wij bieden afsluitbare consoleversnipperingsbakken voor uw werkplek, om documenten veilig te houden totdat ze worden versnipperd.

U kunt op ieder gewenst moment toegang tot uw opgeslagen grondmonsters aanvragen voor analyse- of onderzoeksdoeleinden. Ieder grondmonster wordt gecatalogiseerd met gedetailleerde informatie, waaronder locatie, diepte en datum van extractie. U kunt eenvoudig naar uw monsters zoeken met behulp van ons online systeem, waarvan de interface bestanden doorzoekbaar maakt op een kaart met geografische gegevens.

U kunt schema’s instellen voor hoe vaak u wilt dat uw back-uptapes worden geroteerd. U kunt uw opgeslagen tapes op ieder gewenst moment controleren. Wij bieden geplande tape-ophaaldiensten om ze bij u op te halen en naar onze professionele archiefcentra te brengen. Wij barcoderen en volgen uw media via ons inventarisbeheersysteem op dezelfde manier als we dat voor uw documenten zouden doen. U krijgt direct toegang tot geroteerde tapes met onze versnelde ophaalservice.

Absoluut – we kunnen uw documenten en bestanden voor een korte periode of zo lang als u wilt in opslag houden. We stemmen de dienstverlening op u af.

We gebruiken een barcodesysteem om alle gegevens te indexeren en te volgen, waardoor ze snel en eenvoudig terug te vinden zijn.

Wij bieden een scala aan opties die passen bij uw budget en organisatie. We kunnen een document in minder dan 4 uur overhandigen aan u. Voor digitale bestanden zullen we documenten op verzoek uit uw bestandsbibliotheek lokaliseren en scannen. Toegang tot uw informatie is 24/7 beschikbaar. Over de hele linie halen we 99% van onze SLA-doelen.

Er is geen limiet aan het aantal archiefstukken dat we voor u kunnen beheren. We werken met enkele van Europa’s grootste en bekendste bedrijven en slaan meer dan 115 miljoen archiefdozen met barcode op in onze faciliteiten.

Onze 70+ locaties in Europa zijn ontworpen om een breed scala aan waardevolle archiefstukken veilig op te slaan, waaronder:

• Papieren documenten, waaronder mappen, kaarten, boorgatlogboeken, akten, contracten, testamenten, gerechtelijke documenten, blauwdrukken, leningdocumenten, transactiegeschiedenissen en gebonden documenten
• Hoogwaardige, delicate of fragiele items, waaronder historische documenten, manuscripten, foto’s, kunstwerken, kaarten en andere stukken met een significante culturele, historische of onderzoekswaarde
• Geologische, milieu- en grondmonsters, waaronder rots-, bodem- en sedimentkernen
• Media, waaronder back-uptapes, cd’s, dvd’s en harde schijven
• Ongebruikelijke of te grote items, zoals architectonische modellen of apparatuur

Wij helpen klanten om te profiteren van kunstmatige intelligentie (AI) om de efficiëntie in alle fasen van het informatiebeheerproces te automatiseren en te verbeteren. Dit omvat:

• Automatisch indexeren van bestanden in het systeem op basis van hun inhoud
• Herkennen van patronen, trefwoorden, zinnen en subtiele contextuele aanwijzingen voor classificatie
• Automatisch relevante metagegevens extraheren, zoals auteurs, data, bestandstype en onderwerpen; en bestanden taggen met semantische gegevens (op basis van betekenis, niet alleen trefwoorden)
• Bestanden controleren op naleving van beleid en audittrails maken
• Automatische retentieplanning op basis van documenttype en wettelijke vereisten
• Voorspellen van toekomstige opslagvereisten, gegevensgroei en nalevingsuitdagingen
• Zoeken eenvoudiger maken, met relevantierangschikking en zoekopdrachten in natuurlijke taal
• Geautomatiseerde anonimisering van gevoelige informatie en gebruikerstoegangscontroles
• Machine learning om de nauwkeurigheid voortdurend te verbeteren en aan te passen aan nieuwe vereisten

Robotische Procesautomatiseting (RPA) an repetitieve en tijdrovende taken automatiseren, zoals gegevensinvoer, documentclassificatie en het ophalen van bestanden. Tevens markeert het waar nodig uitzonderingen voor handmatige interventie. We gebruiken RPA-tools die zijn ontworpen om te werken met uw huidige systemen, waarbij gebruikersacties worden nagebootst zonder dat er complexe integraties nodig zijn. Er is geen speciale hardware vereist: we kunnen RPA-software installeren op uw bestaande IT-infrastructuur en deze aanpassen aan uw unieke activiteiten. Implementatietijdlijnen variëren afhankelijk van de complexiteit van de processen, maar veel RPA-oplossingen kunnen binnen enkele weken worden geïmplementeerd. We bieden voortdurende monitoring en onderhoud, evenals ondersteuning om het systeem uit te breiden naar extra taken of grotere volumes.

Kort gezegd scannen we uw inkomende fysieke post in onze beveiligde faciliteiten en bezorgen deze elektronisch aan de juiste personen in uw organisatie. We kunnen de dienstverlening aanpassen aan uw bedrijfsworkflows, integreren in uw bestaande documentbeheersysteem en indien nodig inkomende e-mails opnemen. Alle soorten post kunnen worden verwerkt: brieven, pakketten, facturen, juridische documenten en meer. Ons team opent de post, scant en indexeert deze. Ons systeem kan post categoriseren op basis van vooraf gedefinieerde criteria zoals ontvanger, afdeling of type document. Inkomende e-mails kunnen automatisch worden gesorteerd met behulp van vergelijkbare criteria. De digitale bestanden worden binnen enkele uren na ontvangst bij de beoogde ontvangers afgeleverd en de originelen kunnen worden opgeslagen, veilig worden versnipperd of naar u worden teruggestuurd. Vertrouwelijke of gevoelige post wordt verwerkt met aanvullende beveiligingsmaatregelen, waaronder encryptie en beperkte toegang. De service voldoet aan de AVG en andere relevante regelgeving inzake gegevensbescherming.

Scan on demand is een dienstverlening waarmee u specifieke documenten die in onze faciliteit zijn opgeslagen kunt laten scannen en snel digitale kopieën toegestuurd kunt krijgen. Wij bieden levering van gescande documenten op dezelfde dag of de daaropvolgende dag, afhankelijk van de urgentie. U kunt het scannen van meerdere documenten aanvragen en deze worden als batch geleverd. Het is snel en eenvoudig om bestanden te zoeken en een scan aan te vragen via ons online portaal.

We hebben 25 jaar ervaring en werken met zo’n 11.500 klanten, waarvan velen actief zijn in sterk gereguleerde sectoren. Documenten waar we expertise in hebben, zijn onder andere:

• Juridische documenten met complexe opmaak, waaronder juridische memo’s, contracten en dossiers – gescand in formaten die compatibel zijn met casemanagementsystemen
• Zeer vertrouwelijke documenten die we beheren met behulp van vertrouwelijkheidsprotocollen en veilige bestandsoverdrachtsmethoden om gevoelige informatie te beschermen
• Medische dossiers, waaronder patiëntendossiers, grafieken en beeldvormingsrapporten –we houden ons aan alle gezondheidszorgregelgevingen om de veilige verwerking van patiëntgegevens te garanderen. Gescande bestanden kunnen eenvoudig worden geïntegreerd in uw elektronisch patiëntendossier (EPD).
• Financiële documenten, waaronder verklaringen, belastinggegevens en contracten, en historische financiële gegevens die we kunnen digitaliseren voor eenvoudige toegang tot hun gegevens
• Energiesectorgegevens zoals grootschalige kaarten, plannen en boorgatlogs, die kunnen worden gescand en gedigitaliseerd voor eenvoudigere analyse

We gebruiken scanners met een hoge resolutie en voeren kwaliteitscontroles uit om duidelijke en nauwkeurige digitale kopieën te garanderen. We bieden kleurenscans aan indien nodig en leveren gescande bestanden doorgaans in PDF of TIFF, maar kunnen op verzoek ook in andere formaten leveren.

Ons team maakt gebruik van gespecialiseerde scanners en technologie voor verschillende soorten projecten, waaronder:

• Grote volumes scannen
• Gebonden boeken en grootboeken
• Documenten tot enkele meters breed – architectonische blauwdrukken, technische tekeningen, kaarten of plattegronden
• Oude formaten zoals microfilm, microfiche, oude foto’s of delicate documenten uit de archieven
• Inkomende postkamerstukken, gescand bij ontvangst in verwerkingscentra
• Gerechtelijke of andere juridische documenten, vallend onder BS10008 voor juridische toelaatbaarheid