Hulp en advies

Als grootste particuliere informatiebeheerprovider in Europa ondersteunt OASIS organisaties van elke omvang met schaalbare oplossingen voor informatiebeheer, documentbeheer en digitale archivering. Onze diensten groeien mee met veranderende bedrijfsprocessen, compliance-eisen en digitale transformatieprojecten. Hierdoor kunnen zowel kleine bedrijven als multinationals fysieke en digitale informatie veilig en efficiënt blijven beheren.

OASIS begeleidt organisaties volledig bij de overstap naar extern archiefbeheer. Wij verzorgen het veilig verplaatsen van fysieke archieven, documenten en media vanuit uw huidige opslaglocatie naar onze beveiligde archieffaciliteiten. Dankzij onze ervaring met grote archiefmigraties beperken we operationele risico’s, minimaliseren we verstoringen en helpen we overstap- en beheerkosten beheersbaar te houden door ons prijsmodel op uw situatie aan te passen.

OASIS is de grootste particuliere aanbieder van informatiebeheer in Europa. Wij ondersteunen circa 11.500 organisaties, beheren meer dan 100 miljoen fysieke archiefstukken en beschikken over ruim 70 beveiligde locaties in Europa met 1.700 teamleden. Daarnaast verzorgen wij grootschalige document scanning en digitaal archiefbeheer, waarbij jaarlijks meer dan 200 miljoen documenten veilig worden verwerkt en beheerd.

OASIS waarborgt veilig transport van documenten via eigen, herkenbare voertuigen en getraind veiligheidspersoneel met OASIS-uniformen en ID-badges. Onze voertuigen zijn uitgerust met de volgende beveiligingsmaatregelen:

• Beveiligingssloten op iedere deur met pincodebeveiliging
• Beveiligde voertuigen tijdens leveringen en ophalingen, die nooit onbeheerd worden achtergelaten zonder beveiliging
• Brandblusser
• Scheidingsschermen tussen cabine en opslagruimte
• GPS-volgsysteem
• Mobiele telefoons voor directe communicatie met het transportkantoor

De faciliteiten van OASIS beschermen uw archieven tegen natuurrampen, brand, ongedierte, overstromingen of milieuschade. Wij treffen de volgende veiligheidsmaatregelen:

• De strengste kwaliteitseisen voor brandrisicobeheersystemen
• Branddetectie- en blussystemen (zoals VESDA, blusgas in kluizen en sprinklers)
• Op afstand bewaakt brandalarmsysteem
• Preventief onderhoud van brandveiligheidsinstallaties
• Jaarlijkse beoordeling op brandrisico’s
• Getraind personeel in brandbeheer
• ISO 14001-gecertificeerd milieubeheersysteem voor schadeafhandeling
• Bedrijfscontinuïteitsplannen
• Opslagrekken 10 cm boven de vloer
• Laadruimtes uitgerust met een hellingbaan voor waterinlaat
• 8-12 jaarlijkse controles op ongediertebestrijding voor bescherming tegen alle plagen
• Klimaatgestuurde omgevingen met temperatuur- en vochtigheidsbewaking

OASIS-opslagfaciliteiten zijn uitgerust met beveiligingsmaatregelen van het hoogste niveau om archieven te beschermen tegen diefstal en onbevoegde toegang. Deze maatregelen omvatten:

• 24/7 centraal bewaakt alarmsysteem
• REDWALL beveiligingssysteem
• Inbraakalarmen
• Opgenomen CCTV-beeldmateriaal
• 24/7 beveiligde kluisopslag met videobewaking, toegangscontrole en biometrische vingerafdrukscanners
• 330kva back-upgenerator
• Willekeurige opslag van archiefstukken binnen onze archiefcentra
• Controles van gescreend beveiligingspersoneel
• Toegangscontrolesystemen met gepersonaliseerde toegangsprofielen
• 2,2 meter hoge beveiligingsomheining met afgesloten toegangspoort
• Externe beveiligingsverlichting rondom opslagfaciliteiten
• Discrete gebouwsignalisatie om ongewenste aandacht te beperken

Nee, OASIS verzorgt archiefbeheer, document scanning en digitalisering vrijwel volledig in eigen beheer. Wij werken met een gesloten keten van bewaring waarbij documenten veilig worden verzameld, opgeslagen, gescand en geleverd door eigen medewerkers. Alleen gecertificeerde documentvernietiging wordt uitgevoerd via een gespecialiseerde partner.

OASIS voldoet aan belangrijke ISO-, beveiligings- en compliancecertificeringen voor professioneel archiefbeheer, documentbeheer en informatiebeveiliging. Onze certificeringen omvatten:

• ISO 9001 Kwaliteitsmanagement  
• ISO 14001 Milieumanagement  
• ISO 27001 Informatiebeveiligingsmanagement  
• De strengste kwaliteitseisen voor: Behoud en Verzorging van Archiefbibliotheekcollecties, Veiligheidsscreening, Veilige Vernietiging van Vertrouwelijk Materiaal, en Wettelijke Ontvankelijkheid van Elektronische Informatie
• Cyber Essentials Certified Plus

OASIS helpt organisaties hun CO2-voetafdruk te verlagen via duurzaam archiefbeheer, zoals in onze locatie London Gateway. Deze faciliteit draagt bij door de volgende kenmerken:

• BREEAM ‘Outstanding’-classificatie: ‘s werelds toonaangevende duurzaamheidsnorm voor gebouwen.
• 40% lagere koolstofemissies.
• Één van de meest duurzame locaties ooit gebouwd.
• Energie-efficiëntie door: fotovoltaïsche panelen, regenwateropvang, verbeterde thermische prestaties en luchtdichtheid.
• 95% recycling van gegenereerde afvalstoffen op locatie.

OASIS ondersteunt organisaties bij het behalen van milieudoelstellingen door duurzame informatieopslag, efficiënte retentiestrategieën en brandstofbesparende bezorgroutes toe te passen. Daarnaast worden versnipperde documenten gerecycled tot papierproducten, zoals keukenrol en toiletpapier. Vanuit onze ISO 14001-gecertificeerde milieubeheerstandaarden werken wij continu aan het verminderen van CO2-uitstoot en afvalstromen binnen archiefbeheer, documentbeheer en documentvernietiging.

Gescande documenten zijn juridisch toelaatbaar wanneer ze voldoen aan de strengste kwaliteitseisen voor bewijskracht en elektronische informatie. Alle OASIS-scanlocaties voldoen aan deze norm, waardoor digitale kopieën als betrouwbare reproducties van originele documenten worden erkend. Onze scanlocaties worden daarom vertrouwd door overheden en politieorganisaties, die ons kiezen voor hun kritieke bestanden en document scanning solutions.

Ja. OASIS ondersteunt al meer dan 450 organisaties in de banksector bij veilig informatiebeheer en het beheren van vertrouwelijke documenten. Wij werken met grote namen binnen de financiële sector en beschikken over relevante certificeringen voor kwaliteitsbeheer, milieubeheer en informatiebeveiliging, waaronder ISO 27001, ISO 22301:2019 en Cyber Essentials Plus.

Ja. OASIS heeft tientallen jaren ervaring met informatiebeheer in het upstream-segment van de energiesector, waaronder gespecialiseerde opslag van grondmonsters en ondersteuning van booroperators. Vanuit onze faciliteit in Tynaarlo combineren wij expertise in geologie, geofysica, oceanografie en sedimentologie met veilig archief- en informatiebeheer voor organisaties in de energiesector.

Ja. OASIS ondersteunt meer dan 650 organisaties in de gezondheidszorg met archiefbeheer, document scanning en veilig beheer van patiëntgegevens. Wij verwerken zorgdocumenten conform de AVG en beschikken over getrainde medewerkers voor informatiebeheer in de zorg. Daarnaast hebben wij gespecialiseerde opslag voor medische en pathologiearchieven en maken wij gescande documenten klaar voor integratie in uw elektronisch patiëntendossier (EPD).

Ja. OASIS ondersteunt meer dan 100 organisaties in de juridische sector bij het ophalen, opslaan, beheren, leveren en digitaliseren van juridische documenten en vertrouwelijke dossiers. Wij verwerken onder meer testamenten, contracten, akten en gerechtelijke documenten. Onze scanprocessen voldoen aan de strengste kwaliteitseisen voor bewijskracht en elektronische informatie, waardoor digitale bestanden geschikt zijn voor gebruik in juridische procedures.

Ja. OASIS heeft meer dan twintig jaar ervaring met informatiebeheer voor organisaties in het publieke domein, waaronder zorginstellingen, publieke dienstverleners en lokale overheden. Wij zijn geregistreerd op raamovereenkomsten, waardoor samenwerking voor archiefbeheer en documentbeheer eenvoudig kan worden ingericht. Hierdoor voldoen wij aan de vereiste inkoop-, compliance- en beveiligingsstandaarden binnen de publieke sector.

OASIS biedt veilige en gecertificeerde document- en mediavernietiging voor vertrouwelijke documenten, harde schijven, cd’s, dvd’s, creditcards en andere media. Wij werken op onze gespecialiseerde locatie volgens de strengste kwaliteitseisen voor veilige vernietiging van vertrouwelijke informatie. Dankzij beveiligde versnippering is reconstructie onmogelijk. Ook bieden wij afsluitbare versnipperingsbakken zodat uw documenten beschermd blijven tot het moment van versnippering. We zullen nooit een item vernietigen zonder toestemming van de klant. 

OASIS biedt snelle en gecontroleerde toegang tot opgeslagen kernmonsters voor analyse, onderzoek en rapportage. Dit is mogelijk op elk moment. Alle monsters worden nauwkeurig gecatalogiseerd met gegevens zoals locatie, diepte en extractiedatum. Via ons online systeem kunt u eenvoudig uw monsters zoeken, ze lokaliseren en geografische informatie raadplegen.

U kunt zelf schema’s instellen voor hoe vaak back-uptapes en andere media moeten worden geroteerd. OASIS biedt geplande ophaal- en bezorgservices voor tapes, harde schijven en andere gegevensdragers, zodat uw media veilig worden vervoerd naar onze beveiligde opslagfaciliteiten. Via ons voorraadbeheersysteem worden alle media nauwkeurig gevolgd en beheerd, vergelijkbaar met professioneel documentbeheer. Dankzij onze versnelde ophaalservice heeft u snel toegang tot opgeslagen tapes en back-upmedia wanneer dat nodig is.

Ja, OASIS biedt zowel tijdelijke als langdurige archiefopslag voor documenten, dossiers, media en andere bedrijfskritische informatie. Onze flexibele oplossingen voor extern archiefbeheer worden afgestemd op uw organisatie, bewaartermijnen en compliance-eisen. Hierdoor kunt u archieven veilig beheren zolang dat nodig is, zonder beperkingen in opslagduur.

OASIS gebruikt een geavanceerd barcodesysteem voor het indexeren, beheren en terugvinden van documenten en archieven. Iedere archiefdoos, map of opslagunit krijgt een unieke registratie, waardoor informatie snel traceerbaar blijft. Dit proces ondersteunt efficiënt documentbeheer, snelle documentretrieval en betrouwbare controle over fysieke en digitale archieven.

Afhankelijk van uw serviceafspraken bieden wij verschillende veilige leveringsopties, waaronder levering op dezelfde dag en in urgente situaties zelfs binnen 4 uur. Digitale toegang tot uw documenten is ook mogelijk via scan-on-demand, waarbij we uw archiefstukken in uw bestandsbibliotheek lokaliseren en scannen. Noodtoegang tot uw gegevens is 24/7 beschikbaar en gemiddeld halen we 99% van onze SLA-doelstellingen.

Er geldt geen limiet voor het aantal archiefdozen, documenten of media dat u bij OASIS veilig kunt opslaan. Wij beheren meer dan 115 miljoen geregistreerde items met barcode voor organisaties in heel Europa. Onze schaalbare oplossingen voor archiefbeheer en archiefopslag ondersteunen zowel kleine bedrijven als grote organisaties met complexe informatiebeheerbehoeften.

OASIS biedt veilige archiefopslag voor uiteenlopende documenten, media en fysieke archieven. Denk aan contracten, patiëntendossiers, juridische documenten, back-uptapes, harde schijven, kaarten, kunstwerken, historische archieven, technische tekeningen en kernmonsters. Onze beveiligde opslagfaciliteiten zijn ingericht voor langdurig archiefbeheer, documentopslag en bescherming van vertrouwelijke en waardevolle informatie.

Kunstmatige intelligentie (AI) wordt gebruikt om documentbeheer en informatiebeheer slimmer en efficiënter te maken. AI zorgt voor automatische documentclassificatie, metadataherkenning, retentiebeheer en compliancecontrole. Daarnaast helpt AI bij het herkennen van patronen, het beschermen van gevoelige informatie en het verbeteren van zoekfunctionaliteit binnen digitale archieven en documenten. Dit zorgt voor automatisering van het documentbeheer proces.

Een digitale postkamer automatiseert het verwerken van inkomende post en documenten. Binnenkomende fysieke post wordt gescand in beveiligde faciliteiten en digitaal gedistribueerd naar de juiste medewerkers of afdelingen. Documenten worden automatisch geïndexeerd, gecategoriseerd en geïntegreerd in bestaande documentmanagementsystemen. Hierna kunnen de originelen worden opgeslagen, veilig worden versnipperd of naar u worden teruggestuurd. Ook binnenkomende e-mails kunnen op gelijke wijze worden geautomatiseerd.

Scan-on-demand van OASIS maakt het mogelijk om specifieke documenten uit fysieke archieven snel te laten digitaliseren. Via ons online portaal kunt u snel en eenvoudig bestanden opvragen, die vervolgens dezelfde dag of de volgende dag digitaal worden geleverd. Documenten kunnen afzonderlijk of als batch worden verwerkt voor efficiënte digitale toegang.

OASIS heeft meer dan 25 jaar ervaring in documentscanning voor complexe en sterk gereguleerde sectoren. Wij digitaliseren onder andere juridische dossiers, medische patiëntendossiers, financiële documenten en energiegegevens zoals grootschalige kaarten en boorgatlogs. Ook vertrouwelijke en afwijkende formaten worden veilig verwerkt volgens normen zoals GDPR, de strengste kwaliteitseisen voor bewijskracht en elektronische informatie, en Cyber Essentials Plus, met integratie in digitale systemen zoals EPD’s.

OASIS waarborgt hoge kwaliteit bij documentscanning met scanners met hoge resolutie en strikte kwaliteitscontroles. Hierdoor worden digitale kopieën nauwkeurig en leesbaar vastgelegd. Afhankelijk van de toepassing leveren wij scans in PDF of TIFF, inclusief kleurenscans waar nodig, met aanvullende formaten beschikbaar via onze document digitalisation services.

OASIS kan vrijwel alle soorten documenten, archieven en fysieke media digitaliseren met gespecialiseerde scanners en technologie. Dit omvat grote documentvolumes, gebonden boeken, grootboeken, bouwtekeningen, kaarten, microfilm, oude foto’s, delicate documenten uit archieven, postkameritems en juridische documenten, die voldoen aan de strengste kwaliteitseisen voor juridische toelaatbaarheid binnen digitale archivering.