Zeker over het onzekere: Op weg naar betere informatie, scherpere besluitvorming en sterkere klantgerichtheid

Geschreven door Allan Hartley, Strategische Accountmanager

We hebben allemaal wel van die dozen op zolder. We weten niet precies wat erin zit, en vaak ook niet wie ze daar heeft neergezet. Gelukkig levert dat ons zelden financiële of reputatieschade op — tenzij er toevallig nog geleende bibliotheekboeken in liggen.

Helaas ligt dat op organisatieniveau anders. Een helder en consistent overzicht van de informatie die je bewaart is essentieel. Niet alleen om te voldoen aan wet- en regelgeving rondom gegevensbeheer, maar ook om snel en eenvoudig de juiste informatie te kunnen vinden, én om geen geld, middelen of CO₂-uitstoot te verspillen aan het bewaren van onnodige gegevens.
Bovendien is gemakkelijke toegang tot data cruciaal voor je relaties met klanten en medewerkers, én voor je bedrijfsresultaten.

Toch lijkt de aanpak vaak overweldigend. Goed archief- en informatiemanagement is de sleutel — maar hoe maak je daar werk van?

• De eerste stap is misschien vanzelfsprekend, maar niet minder belangrijk: betrek het senior management vanaf het begin bij de benodigde corrigerende acties en besluitvorming.
• Vervolgens moet je weten wat je in huis hebt. Dat begint met een volledige audit van je data en informatie. Hiermee kun je overbodige of risicovolle gegevens veilig verwijderen en voorkom je dubbele opslag en onnodige risico’s.
• Investeer in degelijke informatiemanagementtechnologie. Daarmee kunnen medewerkers sneller en eenvoudiger bestanden terugvinden, wat direct bijdraagt aan een betere klantervaring.
• De juiste technologie zorgt ook voor solide datagovernance en compliance. Je kunt nauwkeurig instellen wie toegang heeft tot welke informatie — zowel voor digitale bestanden als voor fysiek opgeslagen archieven — met een sluitende keten van verantwoordelijkheid en een controleerbaar logboek.
• Door metadata-indexering toe te passen geef je elke bestandsmap context en betekenis. Zo bouw je een gestructureerde, doorzoekbare database die de efficiëntie en effectiviteit van zowel je medewerkers als je dienstverlening drastisch verbetert.

Slecht archiefbeheer levert je niets op — het verhoogt de kans op misbruik of diefstal van bedrijfsinformatie, beveiligingsinbreuken en juridische risico’s. Je klantreactietijden vertragen, je verbruikt onnodig middelen en je bewaart mogelijk data die je niet meer mag hebben. Kortom: zelfs één van deze valkuilen — laat staan meerdere tegelijk — kan flinke schade toebrengen aan je merkreputatie, klantvertrouwen en loyaliteit. En dat wil natuurlijk niemand.