- 25 | 11 | 2025
Laten we eerlijk zijn: achter het vrolijke persbericht over een fusie of overname schuilt enorm veel werk voor IT-, finance-, juridische en compliance-teams om alles soepel te laten draaien.
Je moet de volledige IT-omgeving inventariseren en consolideren om ervoor te zorgen dat deze kostenefficiënt is en voor iedereen werkt. Je moet bedrijfskritische documenten vinden en beoordelen om risico’s of complianceproblemen op te sporen. En dat alles terwijl je – negen van de tien keer – te maken hebt met minder dan ideale legacy-opslagsystemen en papieren dossiers die ergens in een stoffige archiefkast zijn weggestopt.
Om ervoor te zorgen dat je nieuw samengevoegde organisatie snel operationeel is op het gebied van documentbeheer, vind je hier onze 5 toptips.
1. Duik in de details
Wat:
Het due-diligenceproces geeft je hogere management inzicht in het grote geheel, maar nu is het tijd om in de details te duiken. De enige manier om dat te doen is door het bieden van volledig inzicht in bestanden, contracten en data binnen beide organisaties. Dit is waar IT het verschil kan maken, door maanden aan handmatig werk te elimineren en daarmee onnodige risico’s voor de organisatie te voorkomen.
Hoe:
OASIS FileSmart verkort de integratietijd drastisch door documenten doorzoekbaar, toegankelijk en veilig te maken. Omdat het gebouwd is op je bestaande SharePoint-omgeving, is het snel en kostenefficiënt te implementeren als een nieuw, organisatiebreed systeem voor dossier- en archiefbeheer.
2. Centraliseer alle contracten
Wat:
Je juridische en compliance-teams willen contracten vanzelfsprekend centraal beheren, zodat ze risico’s strak kunnen controleren en opbrengstkansen kunnen identificeren. Niemand wil onaangename verrassingen in de vorm van dataprotectiefouten, gemiste deadlines of inconsistente clausules in contracten.
Hoe:
Met ons ContractIQ-systeem kun je je volledige contractdatabase doorzoeken op elk gewenst trefwoord of datapunt, zodat je binnen enkele seconden cruciale informatie kunt ophalen. Je kunt waarschuwingen instellen op belangrijke termen, zoals SLA’s, om meldingen te krijgen bij deadlines, of contracten snel scannen om duplicaten, conflicten of verborgen risico’s te ontdekken.
3. Standaardiseer documentbeheer
Wat:
Bedrijf A slaat arbeidscontracten op in Workday, terwijl bedrijf B een aparte SharePoint gebruikt. Wat gebeurt er als je met documenten uit beide groepen werknemers moet werken, nu jullie één organisatie zijn? Het invoeren van consistente procedures kan lastig zijn, maar met de juiste technologie wordt het proces een stuk eenvoudiger.
Hoe:
OASIS FileSmart brengt beide teams samen in een verbeterde versie van SharePoint. Je kunt snel dossiers uit beide organisaties vastleggen, samenvoegen en classificeren. Iedereen werkt vanuit hetzelfde systeem en vindt moeiteloos wat nodig is, met vooraf ingestelde permissies en workflows.
4. Digitaliseer fysieke dossiers
Wat:
Informatie delen binnen een organisatie is altijd makkelijker wanneer deze digitaal beschikbaar is – en dat geldt zeker in een fusie- of overnamesituatie. Wanneer bestanden in afgesloten kasten liggen, in een opslagruimte zijn verdwenen of zich in een kantoor kilometers verderop bevinden, is samenwerking onmogelijk.
Hoe:
Wij scannen, indexeren, catalogiseren en uploaden je documenten in bulk naar FileSmart of een ander intern recordsmanagementsysteem, zodat iedereen direct bij de informatie kan die nodig is. Papieren dossiers die je vanwege compliance of andere redenen moet bewaren, kunnen worden opgeslagen in een van onze meer dan 70 beveiligde faciliteiten. Documenten die niet meer nodig zijn, worden door ons gescreend personeel veilig vernietigd.
5. Bouw aan één single source of truth
Wat:
Nu jullie één team zijn, wil je ook één centrale bron van waarheid. Iedereen, vanuit elke afdeling, moet toegang hebben tot accurate, actuele informatie (binnen de geldende interne rechten) om zo effectief mogelijk te kunnen werken.
Hoe:
Onze experts in documentbeheer hebben jarenlange ervaring in het ondersteunen van organisaties bij fusies en overnames. Van het analyseren welke informatie je hebt en waar deze zich bevindt, tot het adviseren over wat gedigitaliseerd, opgeslagen of vernietigd moet worden, en het implementeren van systemen zoals FileSmart en ContractIQ: wij helpen je documenten in optimale staat te krijgen. Zodat jij je kunt richten op alles wat verder nodig is om van een fusie een succes te maken.
