Waarom IT- en andere teams het niet eens zijn over documentbeheer

… en hoe een verrassende oplossing misschien dichterbij is dan je denkt

Ding, ding… het gevecht kan beginnen! In de rode hoek: de CIO. In de blauwe hoek: een afdelingshoofd. Twee zwaargewichten die strijden om de titel: wie kiest het beste documentbeheersysteem?

In een ideale wereld zouden IT en andere afdelingen samenwerken, in plaats van tegenover elkaar te staan. Want als het gaat om het opslaan, beheren en delen van bedrijfsdocumenten, willen we in feite allemaal hetzelfde: een gebruiksvriendelijk, kosteneffectief systeem dat besluitvorming versnelt én zorgt voor naleving van wet- en regelgeving.

Maar zoals iedereen weet die ooit in de IT heeft gewerkt of een team heeft geleid: het ligt vaak complexer dan dat.

Hier zijn vijf veelvoorkomende ‘rondes’ die organisaties doormaken op weg naar een nieuw documentbeheersysteem.

Ronde 1: Wie mag wat zien?

Stel dat je leiding geeft aan een technisch team. Als een onderaannemer de verkeerde versie van een bouwtekening gebruikt, kan dat desastreuze gevolgen hebben: verkeerde installaties, verspilling van materiaal en gemiste deadlines. Misschien bewaart je team documenten in aparte mappen – concepten in de ene, definitieve versies in de andere. Een tijdelijke oplossing, maar het leidt tot dubbel werk en fouten wanneer de verkeerde bestanden worden gedeeld.

Voor het IT-team betekent deze duplicatie extra opslagbelasting – lokaal én in de cloud – wat resulteert in hogere kosten en meer beheerlast.

Wat je nodig hebt: een systeem dat machtigingen automatisch regelt en datasilo’s voorkomt.

Ronde 2: Waar worden de gegevens opgeslagen?

Als technisch afdelingshoofd vind je het misschien minder belangrijk waar de data staat – zolang het veilig en makkelijk toegankelijk is.

Maar voor de CIO is dit wél een cruciale kwestie. Zodra bestanden naar een andere rechtsgebied verplaatst worden, bijvoorbeeld bij externe opslag of leveranciers, ontstaan risico’s rondom dataveiligheid en compliance. De kans op datalekken neemt toe, net als de complexiteit voor IT-beheer.

Wat je nodig hebt: een systeem dat data lokaal houdt én eenvoudig toegankelijk maakt voor geautoriseerde gebruikers.

Ronde 3: Hoe op maat is het systeem?

Misschien gebruik je momenteel SharePoint – en je bent niet de enige: 83% van de organisaties maakt gebruik van Microsoft 365. Hoewel SharePoint een krachtig opslagplatform is, schiet het soms tekort als het gaat om specifieke functies voor documentbeheer.

Voor complexe documenten zoals technische tekeningen heb je een op maat gemaakt systeem nodig. Iets dat aansluit bij jouw processen en bestanden.

Maar als elke afdeling zijn eigen systeem kiest – HR, engineering, finance – wordt het voor IT een enorme uitdaging om alles te beheren, te onderhouden en te trainen.

Wat je nodig hebt: een systeem dat wél aanpasbaar is, maar vertrouwde technologie aan de basis heeft.

Ronde 4: Hoe gebruiksvriendelijk is het?

Voor teams die dagelijks met documenten werken, is gebruiksvriendelijkheid cruciaal. Ze willen intuïtieve zoekopties, duidelijke weergaven, slimme tags, toegang tot versiegeschiedenis en goedkeuringsflows. En offline toegang op locatie.

Hoewel IT gebruiksvriendelijkheid belangrijk vindt, staan zaken als beveiliging, kosten en onderhoud vaak hoger op de agenda.

Wat je nodig hebt: een systeem dat intuïtief is, zonder extra complexiteit of hoge kosten.

Ronde 5: Wat gaat het kosten?

De grote vraag. Als afdelingshoofd wil je het budget bewaken, maar je bent bereid te investeren als je team er efficiënter door kan werken.

De CIO wil liever optimaal gebruik maken van bestaande investeringen zoals Microsoft 365 dan nieuwe systemen aanschaffen.

Wat je nodig hebt: een oplossing die bestaande tools versterkt – geen dubbel werk of dubbele kosten.

Hoe iedereen een winnaar kan zijn – zonder knock-outs

Voorkom interne strijd met OASIS FileSmart – een slimme uitbreiding op je bestaande SharePoint die de kloof overbrugt tussen standaardopslag en een volledig op maat gemaakt documentbeheersysteem.

Zo helpt FileSmart elk team tot een unaniem besluit te komen:

1. Wie mag wat zien?
   Stel machtigingen zo in dat ze passen bij jouw organisatie. Denk aan een engineeringsafdeling die conceptversies alleen intern deelt, terwijl definitieve versies zichtbaar zijn voor onderaannemers. Of HR-documenten die wél toegankelijk zijn voor HR, maar niet voor Finance. Het verhoogt de toegankelijkheid én beschermt gevoelige informatie. Voor IT betekent het minder dataduplicatie en lagere opslagkosten.
2. Waar worden gegevens bewaard?
   FileSmart transformeert je bestaande SharePoint-omgeving tot een op maat gemaakt documentbeheersysteem – dus data blijft binnen je eigen infrastructuur. Papieren archieven kunnen worden opgeslagen bij OASIS of een andere aanbieder, en worden volledig doorzoekbaar gemaakt binnen FileSmart. Bijvoorbeeld: als een huisarts toegang nodig heeft tot een Lloyd George-dossier, kan dit na digitalisering veilig en eenvoudig binnen het systeem worden opgehaald.
3. Hoe op maat wordt het systeem?
   Het systeem bestaat voor ongeveer 80% uit SharePoint en 20% uit FileSmart. Die laatste 20% is waar wij het verschil maken: op basis van jouw documenten, processen en wensen bouwen wij de maatwerkfunctionaliteit. Zo krijgt elke afdeling zijn eigen, passende omgeving – zonder dat er talloze losse tools beheerd hoeven te worden.
4. Hoe gebruiksvriendelijk is het?
   FileSmart bouwt voort op de bekende SharePoint-omgeving, maar maakt het overzichtelijker, sneller en makkelijker in gebruik. Denk aan offline toegang, slimme goedkeuringsflows, automatische versiebeheer en meldingen op maat. Voor IT blijft het beheersbaar, schaalbaar én veilig – met integratiemogelijkheden richting o.a. Power Apps, CRM’s en boekhoudsoftware.
5. Wat kost het?
   Aanmerkelijk minder dan een standalone EDRMS (elektronisch document- en archiefsysteem). Een financiële dienstverlener in het VK bespaarde bijvoorbeeld £350.000 over vijf jaar door FileSmart te gebruiken in plaats van een traditioneel systeem.

Meer weten?
Wil je weten hoe je jouw SharePoint kunt omvormen tot een krachtig documentbeheersysteem met FileSmart? Neem contact op via info@oasisgroup.com.