Zwölf Schritte für Unternehmen zur Reduzierung ihres digitalen CO2-Fußabdrucks

Digitalisering heeft organisaties enorme voordelen gebracht, maar kent ook onzichtbare milieukosten. Naarmate de hoeveelheid gegevens groeit, neemt ook de energie toe die nodig is om informatie te creëren, op te slaan, te verwerken en te beheren. Dat drijft zowel de koolstofuitstoot als de operationele kosten op. Door effectief documentbeheer toe te passen, kunnen organisaties datarommel verminderen, registraties stroomlijnen en onnodige opslagbehoefte wegnemen. Hierdoor daalt het totale energieverbruik en verbetert de duurzaamheid. Belangrijk is dat deze inspanningen ook financiële voordelen opleveren: lager energieverbruik, een geoptimaliseerde data-infrastructuur en lagere opslagkosten. Op basis van het OASIS-whitepaper 2024 The Impact of Digital Decarbonisation in Records and Information Management schetst deze blog twaalf praktische stappen waarmee organisaties hun digitale koolstofvoetafdruk kunnen verkleinen, kosten besparen en duurzamer werken.

STAP #1: Ontwikkel en implementeer een robuuste strategie voor het levenscyclusbeheer van digitale documenten.
Dit omvat het definiëren van de fasen in de levenscyclus van een document: van creatie, actief gebruik en onderhoud tot uiteindelijke archivering en vooral verwijdering. Door deze fasen helder vast te leggen, kunnen organisaties ervoor zorgen dat documenten correct worden beheerd en opgeslagen op basis van hun relevantie en waarde. Deze aanpak voorkomt onnodige opstapeling en zorgt ervoor dat alleen belangrijke, actieve documenten kostbare opslagruimte innemen. Datavernietiging (ook wel data-disposal, datadestructie of data-sanitization) is vaak een vergeten stap in het levenscyclusbeheer, maar moet een cruciale afweging zijn, met inachtneming van de geldende vernietigingsnormen.

Praktische acties:

• Definieer de fasen in de datalevenscyclus: creëren, gebruiken, archiveren, verwijderen.
• Veranker deze fasen in beleid voor informatiebeheer en naleving.
• Pas vernietigingsbeleid consequent toe en bewaar gegevens alleen zolang nodig, zeker bij verouderde of gedupliceerde documenten van lage waarde.
• Gebruik metadata om documenten bij creatie te classificeren, zodat latere vernietiging meer geautomatiseerd en controleerbaar wordt.

STAP #2: Voer regelmatige controles van digitale documenten uit en onderhoud een efficiënt documentbeheersysteem.
Het uitvoeren van regelmatige controles van digitale documenten is essentieel voor een efficiënt documentbeheersysteem. Deze controles helpen documenten te identificeren die niet langer nodig, verouderd of irrelevant zijn. Zodra ze zijn geïdentificeerd, moeten deze documenten systematisch worden vernietigd of gearchiveerd volgens het vastgestelde beleid. Deze werkwijze vermindert niet alleen datarommel, maar helpt ook opslagmiddelen vrij te maken en het energieverbruik te verlagen dat gepaard gaat met het onderhouden van grote hoeveelheden onnodige documenten.

Praktische acties:

• Plan kwartaal- of halfjaarlijkse controles van bestandssystemen en gegevensarchieven.
• Gebruik het Data Entity Audit Framework (zie stap 12) om datacompleetheid en tijdigheid te beoordelen.
• Werk met afdelingsverantwoordelijken samen om te bepalen of gegevens nog nodig zijn of kunnen worden gearchiveerd, gecomprimeerd of verwijderd.
• Automatiseer rapportages over gebruikspatronen om ‘dark data’ of ongebruikte datasets te identificeren.
• Introduceer digitale documentbeheersystemen die bestaande datasilo’s verbinden voor beter zicht op het volledige datalandschap.

STAP #3: Gebruik efficiënte opslagoplossingen.
Het toepassen van efficiënte opslagoplossingen is een ander aspect van effectief documentbeheer. Dit omvat het gebruik van gecentraliseerde opslagsystemen voor eenvoudige terugvinding en beheer, en het hanteren van gelaagde opslagstrategieën waarbij documenten worden toegewezen aan het meest geschikte medium op basis van gebruiksfrequentie en belang. Zo kunnen veel geraadpleegde documenten op high-performance opslag staan, terwijl minder kritieke documenten naar goedkopere, energiezuinige opslag worden verplaatst. Het opstellen van een datakwaliteitsplan helpt om (i) gegevens van hoge kwaliteit te prioriteren en beschikbaar te maken waar passend, en (ii) gegevens van lage kwaliteit, die in elke interactiefase kunnen ontstaan, zo efficiënt mogelijk op te slaan of uit opslag te verwijderen.

Praktische acties:

• Implementeer gelaagde opslag:
  • Veel geraadpleegde gegevens → high-performance opslag
  • Weinig geraadpleegde gegevens → energiezuinige, kostenefficiënte opslag (bijv. cold/cloud-opslag)
• Centraliseer gegevensarchieven om duplicatie over silo’s te verminderen.
• Werk met IT-teams samen om oude en overbodige back-ups te beoordelen en, waar passend, uit te faseren.
• Optimaliseer datagebruik en opslag via een robuust kader voor informatiebeheer om duurzame informatiepraktijken te bevorderen. Zo’n kader omvat beleid en procedures voor het verzamelen, opslaan, gebruiken en verwijderen van gegevens, gericht op het minimaliseren van de milieu-impact.

STAP #4: Verzamel alleen de minimaal benodigde gegevens voor een specifiek doel en bewaar deze slechts zolang als nodig.
Dataminimalisatie betekent dat je alleen de gegevens verzamelt die nodig zijn voor een specifiek doel en deze slechts zolang bewaart als nodig. Deze aanpak verkleint het risico op de opeenstapeling van ‘dark data’ en vermindert opslagkosten. In de context van sensorgegevens is het bijvoorbeeld cruciaal dat alleen relevante gegevens worden vastgelegd met de juiste granulariteit. Te veel verzamelen, zoals sensorgegevens te vaak registreren wanneer er geen betekenisvolle veranderingen optreden, leidt tot onnodige opslag en verwerking en dus tot inefficiëntie. Het verkleinen van de koolstofvoetafdruk via principes van data-ethiek omvat ook het vermijden van de proliferatie van onnodige, dubbele of overlappende data-infrastructuur.

Praktische acties:

• Verzamel alleen gegevens die nodig zijn voor een duidelijk en gezamenlijk vastgesteld doel.
• Stem af op privacy-by-design-principes en ethische AI-praktijken.
• Vermijd hoge-frequentie sensorlogging tenzij dit aantoonbare analytische waarde toevoegt.
• Herzie formulieren, logs en systemen om onnodige velden of automatisch gegenereerde gegevens te beperken.

STAP #5: Implementeer gecentraliseerde datamanagementsystemen om opslag en beheer te consolideren.
Door gecentraliseerde datamanagementsystemen in te zetten kunnen organisaties hun gegevensopslag en -beheer bundelen in één samenhangend systeem. Deze centralisatie zorgt ervoor dat gegevens consistent worden gecategoriseerd, gecontroleerd en onderhouden in de hele organisatie, waardoor het risico op dubbele opslag afneemt. Gecentraliseerde systemen verbeteren ook toegangsbeheer, gegevensdeling en naleving, wat leidt tot efficiënter en effectiever gebruik van gegevens. Beter databeheer helpt de impact van digitale technologie te beperken, aangezien de onderliggende infrastructuur, met name de toenemende gegevensproductie en -consumptie, het milieu negatief kan beïnvloeden.

Praktische acties:

• Consolideer datasystemen waar mogelijk.
• Wijs datastewards of data-eigenaren aan voor elk systeem om standaarden te bewaken.
• Zorg dat metadatastandaarden over systemen heen zijn geharmoniseerd.
• Controleer datastromen om overbodige export of integraties te verwijderen.
• Pas bestaande interne technologie aan voor documentbeheer (bijv. via een uitbreiding voor SharePoint) in plaats van nieuwe, zelfstandige platforms te bouwen.

STAP #6: Gebruik cloudservices met ‘groene’ certificeringen om de milieu-impact van opslag en verwerking te verlagen.
Het gebruik van cloudservices met een duurzaamheidskeurmerk kan de milieu-impact van gegevensopslag en -verwerking aanzienlijk verminderen. Providers met zo’n keurmerk gebruiken energiezuinige datacenters die worden aangedreven door hernieuwbare energiebronnen, waardoor de totale koolstofvoetafdruk van databeheer daalt. Bovendien bieden cloudservices vaak geavanceerde functies voor databeheer, zoals automatische archivering en verwijdering. Door cloudproviders te kiezen met een duidelijke duurzaamheidsambitie kunnen organisaties hun datapraktijken laten aansluiten op bredere milieudoelen en de financiële opslagkosten verlagen. Sommige datacenterexploitanten zijn bijvoorbeeld ondertekenaar van het Climate Neutral Data Centre Pact en beloven dat datacenters in 2030 klimaatneutraal zijn.

Praktische acties:

• Gebruik providers die het Climate Neutral Data Centre Pact hebben ondertekend.
• Controleer duurzaamheidsreferenties (bijv. Google’s Carbon-Free Energy, Microsoft’s Emissions Impact Dashboard).
• Optimaliseer cloudopslag met regels voor de levenscyclus (bijvoorbeeld automatische archivering of het verwijderen van niet-actieve bestanden).
• Vermijd het onnodig kopiëren van in de cloud opgeslagen gegevens naar meerdere regio’s of omgevingen.

‘Ken je data’ is cruciaal om een helder beeld te krijgen van je gegevens. Ontbreekt dit inzicht, dan stapelt zogenoemde ‘dark data’ zich op: gegevens die wel worden opgeslagen, maar niet actief worden gebruikt. Dat verspilt niet alleen opslagcapaciteit, maar belemmert ook dat een organisatie waardevolle inzichten uit haar gegevens haalt.

STAP #7: Vermijd onnodige duplicatie en dubbele datacreatie.

Voer stevig beleid voor databeheer in om duplicatie te voorkomen, omdat dit kan leiden tot hogere opslag- en energiekosten. Overtollige data neemt immers kostbare opslagruimte in en verhoogt het energieverbruik, vooral in datacenters en bij inefficiënte opslag. Door dubbele gegevens systematisch op te sporen en te verwijderen, verminderen organisaties de complexiteit van hun digitale systemen, wat de efficiëntie van IT-operaties vergroot. Ook silo-werken en datasilo’s zorgen vaak voor het onnodig creëren van gegevens die al bestaan. Het versterken van het organisatiegeheugen (beter zicht hebben op bestaande data) helpt de productiviteit te verhogen (minder zoektijd) en de koolstofvoetafdruk van data te verkleinen.

Praktische acties:

• Gebruik hulpmiddelen om dubbele gegevens te verwijderen binnen bedrijfs­systemen.

• Standaardiseer afspraken voor naamgeving en classificatie om toevallige duplicatie te voorkomen.

• Bundel overlappende datasets en werk met één centrale, betrouwbare databron.

• Doorbreek geïsoleerde werkgewoonten met betere samenwerkingstools.

• Gebruik hulpmiddelen die duplicatie en silo’s tegengaan door alle teams toegang te geven tot dezelfde digitale opslaglocatie, met verschillende rechten per rol.

STAP #8: Beoordeel ‘dark data’ regelmatig, zodat deze óf effectief wordt benut óf verantwoord wordt verwijderd.
Beoordeel en beheer ‘dark data’ regelmatig en zorg dat deze ofwel zinvol wordt gebruikt, ofwel op verantwoorde wijze wordt verwijderd. Ongebruikte gegevens dragen aanzienlijk bij aan het energieverbruik en daarmee aan de totale koolstofvoetafdruk. Effectief beheer van dark data betekent niet alleen dat je de bedrijfswaarde vaststelt en classificeert, maar ook dat je die classificatie onderhoudt om te voorkomen dat data opnieuw veroudert of ‘donker’ wordt. Dit levert niet alleen voordelen op voor het energiebeheer, maar ook voor betere besluitvorming. Als een deel van de data onzichtbaar blijft en beslissingen alleen worden genomen op basis van zichtbare gegevens, ontbreekt een deel van het totaalbeeld. Dat kan leiden tot verkeerde conclusies en slechte beslissingen.

Praktische acties:

• Spoor dark data op via gebruiks­statistieken, loganalyse en heatmaps.

• Classificeer datasets en voorzie ze van duidelijke metadata om toekomstige bruikbaarheid te garanderen.

• Stel beleid op om opslaglocaties, logbestanden en back-ups regelmatig te herzien.

• Gebruik AI- en NLP-tools om betekenis te halen uit ongestructureerde gegevens vóór verwijdering.

• Overweeg specialistische systemen die de relevante informatie uit kritische documenten, zoals contracten, halen en opslaan, in plaats van het volledige bestand digitaal te bewaren.

STAP #9: Ontwikkel robuuste systemen voor kennismanagement die efficiënt delen en hergebruik van informatie stimuleren.
Binnen veel organisaties wordt steeds meer digitale data gegenereerd, verwerkt en opgeslagen, maar vaak nooit hergebruikt. Dat zorgt voor een grote en onnodige vraag naar energie. Naadloos gegevens delen tussen afdelingen vraagt om duidelijke datastandaarden en goede afspraken over metadata. Zo blijft de context van gedeelde data behouden, is toegang veilig geregeld, wordt de juistheid gecontroleerd en ontstaat een gemeenschappelijke interpretatie die samenwerking bevordert. Dit leidt tot een beter overzicht van zowel de IT-omgeving als de data-omgeving van een organisatie en draagt bij aan duurzaamheid door verspilling van software en data te voorkomen.

Praktische acties:

• Bouw organisatiegeheugen op via toegankelijke, doorzoekbare kennisbanken.

• Investeer in heldere metadata en afspraken voor labeling om vindbaarheid te verbeteren.

• Werk waar mogelijk samen met leveranciers om waardevolle gegevens uit documenten te halen en toe te voegen aan bestaande platforms voor beter kennisdelen.

• Stimuleer hergebruik van presentaties, modellen, rapporten en datasets voordat er nieuwe versies worden gemaakt.

• Bevorder een ‘niet opnieuw het wiel uitvinden’-cultuur via kennisdeling en leerplatforms.

Wees milieubewust en draag bij aan mondiale duurzaamheidsdoelen, zoals klimaatactie, verantwoorde consumptie en productie, en duurzame innovatie in de industrie. Het systematisch terugdringen van digitale koolstofemissies helpt niet alleen om aan regelgeving te voldoen, maar positioneert organisaties ook als koplopers in de wereldwijde overgang naar een koolstofarme economie.

STAP #10: Leid medewerkers op in verantwoord databeheer met oog voor het milieu.
Digitale trainingsprogramma’s moeten medewerkers bewust maken van het belang van metadatabeheer, de risico’s van dark data en de duurzaamheidsdoelen van de organisatie. De trainingen moeten ook goede werkwijzen behandelen voor het classificeren, opslaan en verwijderen van data. Zo begrijpen medewerkers hun rol in het waarborgen van datakwaliteit en het verkleinen van de koolstofvoetafdruk van de organisatie. Door een cultuur van duurzaamheid en verantwoordelijkheid te stimuleren, kunnen organisaties ervoor zorgen dat beleid en richtlijnen voor informatiebeheer consequent en effectief worden toegepast. Bij een brede aanpak van verantwoord databeheer gaat de opleiding van medewerkers verder dan alleen thema’s als privacy en beveiliging en omvat zij ook de ecologische impact van hun digitale gedrag.

Praktische acties:

• Organiseer workshops over hoe digitale keuzes (zoals grote bijlagen, dubbele kopieën of niet-gearchiveerde inboxen) bijdragen aan CO₂-uitstoot.

• Integreer milieu-impact in trainingen voor digitale vaardigheden en compliance.

• Moedig een schone inbox, het opruimen van gedeelde schijven en het verwijderen van verouderde bestanden aan.

STAP #11: Stimuleer verantwoord gebruik en toepassing van kunstmatige intelligentie (AI).
Overweeg bij de inzet van AI zorgvuldig de omvang en locatie van datasets en beoordeel of het echt nodig is om geavanceerde technologieën zoals generatieve AI te gebruiken. Onnodig gebruik kan leiden tot fors energieverbruik. Hoe verleidelijk het ook is om de nieuwste AI op datasets los te laten, het is essentieel kritisch te kijken of dit de besluitvorming daadwerkelijk verbetert. Hulpmiddelen zoals de Data Carbon Scorecard kunnen helpen bepalen of beschrijvende, voorspellende of voorschrijvende analyses beter passen dan AI. Ze ondersteunen gedragsverandering en dragen bij aan de milieuefficiëntie van projecten.

Praktische acties:

• Zet AI alleen in als de meerwaarde duidelijk is.

• Gebruik de Data Carbon Scorecard om te beoordelen of eenvoudiger analysemethoden volstaan.

• Breng, als AI wordt ingezet, de koolstofimpact van training en gebruik in kaart.

• Sla modeluitvoer en logbestanden efficiënt op en voorkom dat standaard alle tussenresultaten worden bewaard.

STAP #12: Pas het Data Entity Audit Framework toe om de ‘geschiktheid’ van data te beoordelen.
Zonder duidelijke beoordelingsinstrumenten is het voor organisaties lastig om waardevolle gegevens te onderscheiden van verspilling. Met de criteria datacompleetheid en datatijdigheid helpt het Data Entity Audit Framework organisaties hun belangrijkste gegevens en kenmerken in het hele informatielandschap te beoordelen. Zo worden verbetermogelijkheden zichtbaar die bijdragen aan lagere broeikasgasemissies en lagere digitale kosten. Het beoordelen van de ‘geschiktheid’ van data is een doorlopend proces en helpt organisaties om gegevens te identificeren die kunnen worden verwijderd.

Praktische acties:

• Gebruik de twee kerncriteria compleetheid (bevat het wat nodig is?) en tijdigheid (wordt het met de juiste frequentie vastgelegd?) om gegevens te beoordelen.

• Archiveer of verwijder datasets die op beide punten onvoldoende scoren.

• Voorzie conforme datasets van metadata om te voorkomen dat ze in de loop der tijd ‘donker’ worden.

• Integreer dit framework in reguliere IT-controles of dagelijkse werkprocessen.

Het terugdringen van digitale koolstofuitstoot is geen nicheonderwerp meer. Nu data-infrastructuur meer energie verbruikt dan de luchtvaart, is het aanpakken van digitale emissies essentieel om ESG-doelen te halen, kosten te beheersen en veerkracht te vergroten. Door deze twaalf stappen te verankeren, ondersteund door bewijs, hulpmiddelen en gestructureerd denken, kunnen organisaties niet alleen hun milieuvoetafdruk verkleinen, maar ook hun operationele efficiëntie vergroten, betere beslissingen nemen en een voortrekkersrol spelen in digitale duurzaamheid.