Begin een gesprek Klantenportaal

Help en advies

Heeft u een vraag over informatiebeheer? Bekijk onze veelgestelde vragen over archiefbeheer, digitale technologieën en scandiensten.

Selecteer hieronder het onderwerp waarbij u hulp nodig heeft Onderwerpen

  • Achtergrond en referenties
  • Samenwerken met ons: Onboarding, SLA's, omvang van de dienst
  • Veiligheid en beveiliging
  • Milieu en duurzaamheid
  • Branchespecifieke vragen
  • Archiefbeheer
  • Digitale technologieën
  • Scannen

Achtergrond en referenties

We moeten samenwerken met een gevestigde dienstverlener in archiefbeheer. Is OASIS deze partij?

Wij zijn de grootste particuliere informatiebeheerprovider in Europa, met zo’n 11.500 klanten. Ieder jaar scannen we meer dan 204 miljoen stukken. Meer dan 115 miljoen barcodedozen en -bestanden worden opgeslagen in onze beveiligde moderne faciliteiten. We hebben meer dan 70 locaties in Europa en 1.700 teamleden. We scannen meer dan 17 miljoen afbeeldingen per maand en slaan meer dan 200 terabytes aan digitale informatie op voor onze klanten (dat is gelijk aan ongeveer 200 miljoen foto’s van hoge kwaliteit).

Samenwerken met ons: Onboarding, SLA's, omvang van de dienst

Hoe gemakkelijk kan ik toegang krijgen tot grondmonsters die bij u zijn opgeslagen??

U kunt op elk gewenst moment toegang tot uw opgeslagen grondmonsters aanvragen voor analyse- of onderzoeksdoeleinden. Ieder grondmonster is gecatalogiseerd met gedetailleerde informatie, waaronder locatie, diepte en datum van extractie.

Hoe flexibel is uw media- en tapeopslagservice?

U kunt schema’s instellen voor hoe vaak u wilt dat uw back-uptapes worden geroteerd. U kunt uw opgeslagen tapes op elk gewenst moment controleren. Wij bieden geplande tape-ophaaldiensten om ze bij u op te halen en naar ons archiefcentra te brengen. We barcoderen en volgen uw media via ons inventarisbeheersysteem op dezelfde manier als we dat voor uw documenten zouden doen. U krijgt direct toegang tot geroteerde tapes met onze versnelde ophaalservice.

Biedt u zowel korte als lange termijn opslag aan?

Absoluut – we kunnen uw documenten en bestanden voor een korte periode of zo lang als u wilt in opslag houden. We stemmen de service op u af.

Kunt u ons blijven steunen naarmate we groeien en onze behoeften veranderen?

Als grootste particuliere informatiebeheerprovider in Europa hebben we de reikwijdte en schaal om iedereen te ondersteunen, van kleine bedrijven tot grote multinationals. We bieden een totale informatiebeheerservice voor alle soorten papieren en digitale gegevens.

Hoe beheert u de indexering van bestanden?

We gebruiken een barcodesysteem om alle gegevens te indexeren en te volgen, waardoor ze snel en eenvoudig terug te vinden zijn.

Als ik vertrouwelijke documenten of media vernietigd wil hebben, hoe kan ik er dan zeker van zijn dat dit veilig gebeurt (en dat er niets wordt versnipperd dat niet vernietigd mag worden)?

Wij bieden veilige document- en mediavernietigingsdiensten, waaronder het versnipperen en demagnetiseren van media (d.w.z. het wissen van harde schijven) en het vernietigen van cd’s, dvd’s en creditcards. Voor documentvernietiging gebruiken we beveiligde versnipperaars die papier verkleinen tot fijne deeltjes, waardoor reconstructie onmogelijk is. We zullen nooit een item vernietigen zonder toestemming van de klant. Het is een controleerbaar proces dat wordt gevalideerd met een certificaat van vernietiging. De veilige versnippering vindt plaats op een gespecialiseerde locatie in overeenstemming met BS EN 15713:2009. Wij bieden afsluitbare consoleversnipperingsbakken voor uw werkplek, om documenten veilig te houden totdat ze worden vernietigd.

Hoe lang duurt het als ik een document of archiefstuk dat bij u is opgeslagen, moet ophalen?

Wij bieden een scala aan opties die passen bij uw budget en organisatie, inclusief levering op dezelfde dag en de daaropvolgende dag. We kunnen een document in minder dan 4 uur aan u overhandigen. Voor toegang op het scherm zullen we documenten op verzoek uit uw bestandsbibliotheek lokaliseren en scannen. Noodtoegang tot uw informatie is 24/7 beschikbaar. Over de hele linie halen we 99% van onze SLA-doelen.

Hoeveel dozen kan ik in uw faciliteiten opslaan?

Er is geen limiet aan het aantal stukken dat we voor u kunnen beheren. We werken met enkele van Europa’s grootste en bekendste bedrijven en slaan meer dan 115 miljoen archiefdozen met barcode op in onze faciliteiten.

Wat voor soort stukken scant u?

Ons team maakt gebruik van gespecialiseerde scanners en technologie voor verschillende soorten projecten, waaronder:

  • Scannen van documenten en bestanden in grote volumes
  • Gebonden boeken en grootboeken
  • Documenten tot enkele meters breed – architectonische blauwdrukken, technische tekeningen, kaarten of plattegronden
  • Oude formaten zoals microfilm, microfiche, oude foto’s of delicate documenten uit de archieven
  • Inkomende postkameritems, gescand bij ontvangst in verwerkingscentra
  • Gerechtelijke of andere juridische documenten, vallend onder BS10008 voor juridische toelaatbaarheid

Wat voor soort archiefstukken slaat u op?

Onze 70+ locaties in Europa zijn ontworpen om een breed scala aan waardevolle bestanden veilig op te slaan, waaronder:

Papieren documenten, waaronder bestanden, mappen, kaarten, boorgatlogboeken, akten, contracten, testamenten, gerechtelijke documenten, blauwdrukken, leningdocumenten, transactiegeschiedenissen en gebonden documenten

Hoogwaardige, delicate of fragiele stukken, waaronder historische documenten, manuscripten, foto’s, kunstwerken, kaarten en andere items met een significante culturele, historische of onderzoekswaarde

Geologische, milieu- en grondmonsters, waaronder rots-, bodem- en sedimentkernen

Media, waaronder back-uptapes, cd’s, dvd’s en hardeschijven

Ongebruikelijke of te grote items zoals architectuurmodellen of apparatuur

Veiligheid en beveiliging

Hoe waarborgt u de veiligheid van archiefstukken tijdens het transport (bijvoorbeeld bij het transport van onze locatie naar die van u)?

Wij gebruiken alleen onze eigen voertuigen voorzien van OASIS-logo die worden bestuurd door ons veiligheidspersoneel dat OASIS-uniformen en ID-badges draagt. Onze vloot wordt beschermd door:

  • Kwaliteitsbeveiligingssloten op elke deur
  • Voertuigen op slot tijdens leveringen en ophalingen
  • Bestuurders laten hun voertuig nooit onbeheerd achter zonder het voertuig vooraf grondig te beveiligen
  • 4-cijferige pincodebeveiliging
  • Brandblusser aan boord
  • Schermen die de cabine scheiden van de opslagruimte
  • GPS-volgsysteem, wat betekent dat we te allen tijde de exacte locatie van voertuigen kunnen bepalen
  • Voertuigen uitgerust met mobiele telefoons, zodat de bestuurder bij pech het transportkantoor kan waarschuwen, die een vervangende bus zal sturen om de gegevens veilig te houden

Welke veiligheidsmaatregelen (brand-, overstromings-, ongediertebestrijding, klimaatbeheersing) worden er in uw opslagfaciliteiten getroffen om mijn documenten en bezittingen te beschermen?

Onze faciliteiten zijn ontworpen om uw spullen te beschermen tegen natuurrampen, brand, ongedierte, overstromingen of milieuschade. Onze veiligheidsmaatregelen omvatten:

  • Naleving van BS9997 (brandrisicomanagementsystemen)
  • Ons uitgebreide brandmanagementplan, omvat:
  • Beste in zijn klasse branddetectie- en blussystemen zoals VESDA (Very Early Smoke Detection Apparatus), brandblusgassen in onze kluizen en sprinklerinstallaties op sommige van onze locaties
  • Op afstand bewaakt brandalarmsysteem met sleutelhouders voor iedere locatie
  • Preventief onderhoudsschema voor brandbestrijdings- en detectieapparatuur
  • Brandrisicobeoordelingsprogramma voor iedere locatie dat jaarlijks wordt herzien
  • Team getraind in brandbeheer
  • Milieubeheersysteem voor het beheer van door brand beschadigde eigendommen en apparatuur, gecertificeerd volgens ISO14001
  • Bedrijfscontinuïteitsplannen op hun plaats
  • De onderste planken van onze opslagrekken bevinden zich 10 cm boven de vloer om items te beschermen tegen overstromingen
  • Laadruimtes zijn voorzien van een hellingbaan voor waterinlaat
  • Locaties worden minimaal 8-12 keer per jaar gecontroleerd door extern goedgekeurde ongediertebestrijdingsbedrijven om ze te beschermen tegen alle plagen, waaronder papiermijten, knaagdieren en insecten
  • Media wordt opgeslagen in klimaatgestuurde kluizen met temperatuur- en vochtigheidsbewaking
  • Grondmonsters (voor de energiesector) worden opgeslagen in klimaatgestuurde omgevingen op gespecialiseerde rekken die hun gewicht en grootte ondersteunen

Welke veiligheidsmaatregelen zijn er in uw opslagfaciliteiten getroffen?

OASIS-opslagfaciliteiten zijn uitgerust met state-of-the-art beveiligingsmaatregelen om de waardevolle activa van klanten te beschermen tegen diefstal. Deze omvatten:

  • Geïntegreerd 24-uurs centraal alarm
  • REDWALL beveiligingssysteem
  • Inbraakalarmen
  • Opgenomen CCTV met 90 dagen opslag van beeldmateriaal
  • Kluisopslag wordt 24/7 bewaakt met videobewaking, toetsenbordbediening en biometrische vingerafdrukscanners
  • 330kva back-upgenerator
  • Willekeurige opslag van items in al onze archiefcentra
  • Controles van beveiligingspersoneel
  • Toegangscontrolesystemen met speciale gebruikersprofielen
  • 2,2 m hoge omheining met afgesloten poort
  • Beveiligingsverlichting aan de buitenkant van het gebouw
  • Discrete bewegwijzering van het gebouw om ongewenste aandacht af te schrikken
  • Personeel gescreend volgens BS7858-beveiligingsnormen

Besteedt u een deel van uw archiefbeheer uit aan derden?

Wij bieden onze klanten een gesloten keten van bewaring. Documenten en andere items worden verzameld, opgeslagen, gescand en geleverd in eigen beheer bij OASIS door ons door veiligheidsteam. De enige service waarbij we een partner inzetten is voor gecertificeerde vernietiging.

Onder welke industrienormen en certificeringen vallen uw archiefbeheerdiensten?

Wij beschikken over alle certificeringen die u mag verwachten van een dienstverlener in archiefbeheer voor sterk gereguleerde industrieën. Onze volledige lijst met certificeringen is:

  • ISO 9001 Kwaliteitsmanagement
  • ISO 14001 Milieumanagement
  • ISO 27001 Informatiebeveiligingsmanagement
  • BS 4971 Behoud en verzorging van archiefbibliotheekcollecties
  • BS 7853 Veiligheidsscreening
  • BS 15713 Veilige vernietiging van vertrouwelijk materiaal
  • BS 10008 Wettelijke toelaatbaarheid van elektronische informatie
  • PCI Security Standards Council Gekwalificeerde beveiligingsbeoordelaar
  • Cyber Essentials Certified Plus

How do you ensure the security of items in transit (e.g. when being transported from our premises to yours)?

We only ever use our own branded vehicles driven by our security vetted personnel who wear OASIS uniforms and ID badges. Our fleet is protected by:

  • High security slam locks on every door
  • Vehicles locked throughout deliveries and collections
  • At no time do drivers leave their vehicle unattended without securing the vehicle thoroughly beforehand
  • 4-digit pin code security device
  • Fire extinguishers on board
  • Screens separating the cab from storage area
  • GPS tracking system meaning we can pinpoint the exact location of vehicles at all times
  • Vehicles fitted with mobile telephones so that in event of breakdown the driver can notify the transport office who will send a replacement van to keep records secure

What safety measures (fire, flood, pest protection, climate control) are in place at your storage facilities to protect my documents and assets?

Our facilities have been designed to keep your items safe from natural disasters, fire, pest, flood or environmental damage. Safety measures include:

  • Compliance with BS9997 (Fire Risk Management Systems)
  • A comprehensive fire management plan, including:
  1. Best in class fire detection and suppression systems such as VESDA (Very Early Smoke Detection Apparatus), fire suppression gases in our vaults, and sprinkler systems at some of our sites
  2. Remotely monitored fire alarm system with key holders for each site
  3. Preventative maintenance schedule for fire-fighting and detection equipment
  4. Fire risk assessment programme for each site, reviewed annually
  5. Team trained in fire management with dedicated fire wardens
  6. Environmental management system for the management of fire damaged property and equipment, certified to ISO14001
  • Business continuity plans in place
  • The bottom shelves of our storage racking are 10cm above floor level to protect items from flooding
  • Loading bays are fitted with a water ingress ramps
  • Sites are monitored externally approved pest control companies minimum 8-12 times per year to protect against all pests, including paper mites, rodents and insects
  • Media is stored in climate-controlled vaults with temperature and humidity monitoring
  • Core samples (for the energy sector) are stored in climate-controlled environments on specialised racks that support their weight and size

What security measures are in place at your storage facilities?

OASIS storage facilities are equipped with state-of-the art security measures to protect clients’ valuable assets from theft. These include:

  • Integrated 24-hour central alarm
  • REDWALL security system
  • Intruder alarms
  • Recorded CCTV with 90-day footage retention
  • Vault storage is monitored 24/7 video surveillance, keypad controls and biometric fingerprint scanners
  • 330kva back-up generator
  • Random storage of items throughout our records centres
  • Security personnel checks
  • Access control systems with dedicated user profiles
  • 2.2m perimeter fencing with locked gate
  • Security lights on exterior of building
  • Discreet building signage to deter unwanted attention
  • Staff screened to BS7858 security standards

What industry standards and certifications are your records management services covered by?

We hold all the certifications you would expect for a records management provider to highly-regulated industries. Our full list of certifications is:

  • ISO 9001 Quality Management
  • ISO 14001 Environmental Management
  • ISO 27001 Information Security Management
  • BS 4971 Conservation and Care of Archive Library Collections
  • BS 7853 Security Screening
  • BS 15713 Secure Destruction of Confidential Material
  • BS 10008 Legal Admissibility of Electronic Information
  • PCI Security Standards Council Qualified Security Assessor
  • Cyber Essentials Certified Plus

Do you outsource any part of your records management service to third parties?

We offer a closed-loop chain of custody to our clients. Documents and other items are collected, stored, scanned, delivered and destroyed in-house at OASIS by our security-vetted, highly trained team. The only service where we use a partner service is for tape transcription for our energy sector clients.

Milieu en duurzaamheid

Hoe kunnen we de CO2-voetafdruk van onze archiefopslag verkleinen?

Ons vlaggenschiplokatie London Gateway beslaat 10.000 m2 en is gebouwd volgens BREEAM ‘uitstekend’-normen: ‘s werelds toonaangevende duurzaamheidsnorm voor gebouwen. Met een vermindering van 40% in koolstofemissies, is het één van de meest duurzame lokaties ooit gebouwd. De toegepaste energie-efficiëntiestrategieën omvaten o.a. fotovoltaïsche panelen, regenwateropvang, verbeterde thermische prestaties en luchtdichtheid van het gebouw en 95% van de gegenereerde afvalstoffen wordt ter plaatse gerecycled.

Hoe gaat u ons helpen onze milieudoelstellingen te bereiken?

Alles wat we doen is gericht op het minimaliseren van uw CO2-voetafdruk in lijn met onze ISO 14001-certificering voor milieubeheer. Wij voeren nauwgezette retentiestrategieën uit en plannen brandstofbesparende bezorgroutes. Tenslotte wordt versnipperd papier gerecycled tot tissueproducten (keukenrol, toiletpapier) in papierfabrieken.

How can we reduce the carbon footprint of our records management storage?

Our flagship London Gateway facility covers 109,000sq ft and was built to BREEAM ‘outstanding’ standards: the world’s leading sustainability standard for building construction. Only an hour from central London in our fleet of electric vehicles, it’s one of the most sustainable warehouses ever built – offering a 40% reduction in carbon emissions. Energy efficiency strategies include photovoltaic panels, rainwater harvesting, improved thermal performance and building air tightness, and 95% of waste materials generated recycled onsite.

How will you help us meet our environmental goals?

Everything we do is focused on minimising your carbon footprint in line with our ISO 14001 environmental management certification, from tightly managed retention strategies to fuel-saving delivery routes. Shredded paper is recycled into tissue products (kitchen roll, toilet tissue) in UK paper mills.

Branchespecifieke vragen

Mag u vertrouwelijke informatie van klanten uit de banksector beheren?

Absoluut. Wij werken met verschillende grote namen in de bankwereld. Wij beschikken over de relevante ISO-certificeringen voor kwaliteits-, milieu- en informatiebeveiligingsbeheer en Cyber Essentials Plus.

Heeft u ervaring met informatiebeheer in het zeer gespecialiseerde upstream-segment van de energiesector?

Dat doen we. We werken met booroperators vanuit onze faciliteiten in Tynaarlo; onze gespecialiseerde opslagfaciliteit voor grondmonsters. U zult moeite hebben om onze mix van geologie, geofysica, oceanografie en sedimentologie-expertise te vinden bij een andere grote leverancier van informatiebeheer in de energiebranche.

Bent u gekwalificeerd om zorgdocumenten op te slaan, te scannen, te beheren en digitaal te versturen?

Ja, dat zijn we. Wij leveren archiefbeheerdiensten aan méér dan 650 cliënten in de gezondheidszorg, scannen en bewaren patiëntgegevens in overeenstemming met de vereisten in de AVG van de autoriteit persoonsgegevens. Wij kunnen gescande bestanden formatteren voor eenvoudige integratie in uw Electronisch Patiëntendossier (EPD) systeem.

Bent u gekwalificeerd om juridische documenten op te slaan, te scannen en te beheren?

Absoluut. Wij werken met honderden bedrijven in de juridische sector, van advocaten behorende tot de ‘magic circle’ tot boutique advocaten- en notariskantoren. Wij verzamelen, bewaren, halen op en leveren gerechtelijke documenten, testamenten, akten, contracten en andere waardevolle documenten. Onze scanservice valt onder BS10008, wat betekent dat uw digitale bestanden kunnen worden gebruikt in gerechtelijke procedures.

Wij zijn een organisatie in de publieke domein die informatiebeheerdiensten inkoopt via een raamovereenkomst. Kunnen wij met u samenwerken?

We hebben twee decennia aan ervaring met het werken in het publieke domein, waaronder grote zorgaanbieders, publieke dienstverleners en lokale overheidsinstanties zoals gemeentes. We zijn geregistreerd op raamovereenkomsten.

Are you set up to manage confidential information from banking sector clients?

Absolutely. We work with some of the banking world’s biggest names. We hold the relevant ISO certifications for quality, environmental and information security management, and Cyber Essentials Plus.

Do you have experience managing information in the highly specialised upstream segment of the energy sector?

We do. We work with 89% of the UK’s well operators from our facilities in Aberdeen, North Wales, Dundee and London. We have specialist storage facilities for core and other subsurface samples. You’ll struggle to find our mix of geology, geophysics, oceanography and sedimentology expertise at any other major energy information management provider.

Are you qualified to store, scan, manage and digitally send healthcare documents?

Yes we are. We provide records management services to more than 650 healthcare clients, scanning and storing Lloyd Geoge records and other patient data in line with GDPR and NHS DSPT requirements. We’re an NHS Interoperability Toolkit (ITK) level 3 accredited supplier, able to securely transmit Patient Identifiable Data (PID) across the Health and Social Care Network (HSCN). We can format scanned records for easy integration into your Electronic Health Record (EHR) system.

Are you qualified to store, scan and manage legal documents?

Absolutely. We work with over 650 firms in the legal sector, from ‘magic circle’ companies to boutique law firms. We collect, store, retrieve, and deliver court documents, wills, deeds, contracts and other precious documents. Our scanning service is covered by BS10008, meaning your digital files can be used in legal proceedings.

We’re a public sector organisation, procuring information management services through a framework agreement. Can we work with you?

We have two decades of experience working with public sector organisations including large healthcare providers, police services and local government bodies. We’re registered on framework agreements including:

  • Crown Commercial Services (CCS)
  • Yorkshire Purchasing Organisation (YPO)
  • Eastern Shires Purchasing Organisation (ESPO)
  • NHS Shared Business Services (NHS SBS)
  • Office of Government Procurement (OGP)
  • Greater Manchester Combined Authority (GMCA)

Archiefbeheer

Onder welke industrienormen en certificeringen vallen uw archiefbeheerdiensten?

We hold all the certifications you would expect for a records management provider to highly-regulated industries. Our full list of certifications is:

  • ISO 9001 Kwaliteitsmanagement
  • ISO 14001 Milieumanagement
  • ISO 27001 Informatiebeveiligingsmanagement
  • BS 4971 Behoud en verzorging van archiefbibliotheekcollecties
  • BS 7853 Veiligheidscontrole
  • BS 15713 Veilige vernietiging van vertrouwelijk materiaal
  • BS 10008 Wettelijke toelaatbaarheid van elektronische informatie
  • PCI Security Standards Council Gekwalificeerde beveiligingsbeoordelaar
  • Cyber Essentials Plus

Kunt u ons steunen in onze groei als de behoeften veranderen?

Als grootste particuliere informatiebeheerprovider in Europa hebben we de reikwijdte en schaal om iedereen te ondersteunen, van kleine bedrijven tot grote multinationals. We bieden een totaaloplossing voor alle soorten papieren en digitale gegevens.

Als ik vertrouwelijke documenten of media vernietigd wil hebben, hoe kan ik er dan zeker van zijn dat dit veilig gebeurt (en dat er niets wordt versnipperd dat niet vernietigd mag worden)?

Wij bieden veilige document- en mediavernietigingsdiensten, waaronder het versnipperen en demagnetiseren van media (d.w.z. het wissen van harde schijven) en het vernietigen van cd’s, dvd’s en creditcards. Voor documentvernietiging gebruiken we beveiligde versnipperaars die papier verkleinen tot fijne deeltjes, waardoor reconstructie onmogelijk wordt. We zullen nooit een archiefstuk vernietigen zonder toestemming van de klant. Het team voert veilige versnippering uit op een gespecialiseerde locatie in overeenstemming met BS EN 15713:2009 voor de veilige vernietiging van materiaal. Wij bieden afsluitbare consoleversnipperingsbakken voor uw werkplek, om documenten veilig te houden totdat ze worden versnipperd.

Hoe eenvoudig krijg ik toegang tot grondmonsters die bij u zijn opgeslagen?

U kunt op ieder gewenst moment toegang tot uw opgeslagen grondmonsters aanvragen voor analyse- of onderzoeksdoeleinden. Ieder grondmonster wordt gecatalogiseerd met gedetailleerde informatie, waaronder locatie, diepte en datum van extractie. U kunt eenvoudig naar uw monsters zoeken met behulp van ons online systeem, waarvan de interface bestanden doorzoekbaar maakt op een kaart met geografische gegevens.

Hoe flexibel is uw media- en tapeopslagservice?

U kunt schema’s instellen voor hoe vaak u wilt dat uw back-uptapes worden geroteerd. U kunt uw opgeslagen tapes op ieder gewenst moment controleren. Wij bieden geplande tape-ophaaldiensten om ze bij u op te halen en naar onze professionele archiefcentra te brengen. Wij barcoderen en volgen uw media via ons inventarisbeheersysteem op dezelfde manier als we dat voor uw documenten zouden doen. U krijgt direct toegang tot geroteerde tapes met onze versnelde ophaalservice.

Biedt u zowel korte als lange termijn opslag aan?

Absoluut – we kunnen uw documenten en bestanden voor een korte periode of zo lang als u wilt in opslag houden. We stemmen de dienstverlening op u af.

Hoe beheert u de indexering van bestanden?

We gebruiken een barcodesysteem om alle gegevens te indexeren en te volgen, waardoor ze snel en eenvoudig terug te vinden zijn.

Hoe lang duurt het als ik een document dat bij u is opgeslagen, moet ophalen?

Wij bieden een scala aan opties die passen bij uw budget en organisatie. We kunnen een document in minder dan 4 uur overhandigen aan u. Voor digitale bestanden zullen we documenten op verzoek uit uw bestandsbibliotheek lokaliseren en scannen. Toegang tot uw informatie is 24/7 beschikbaar. Over de hele linie halen we 99% van onze SLA-doelen.

Hoeveel dozen kan ik opslaan in uw faciliteit?

Er is geen limiet aan het aantal archiefstukken dat we voor u kunnen beheren. We werken met enkele van Europa’s grootste en bekendste bedrijven en slaan meer dan 115 miljoen archiefdozen met barcode op in onze faciliteiten.

Wat bewaart u zoal?

Onze 70+ locaties in Europa zijn ontworpen om een breed scala aan waardevolle archiefstukken veilig op te slaan, waaronder:

  • Papieren documenten, waaronder mappen, kaarten, boorgatlogboeken, akten, contracten, testamenten, gerechtelijke documenten, blauwdrukken, leningdocumenten, transactiegeschiedenissen en gebonden documenten
  • Hoogwaardige, delicate of fragiele items, waaronder historische documenten, manuscripten, foto’s, kunstwerken, kaarten en andere stukken met een significante culturele, historische of onderzoekswaarde
  • Geologische, milieu- en grondmonsters, waaronder rots-, bodem- en sedimentkernen
  • Media, waaronder back-uptapes, cd’s, dvd’s en harde schijven
  • Ongebruikelijke of te grote items, zoals architectonische modellen of apparatuur

Digitale technologieën

Waar kan AI onze informatiebeheerprocessen efficiënter maken?

Wij helpen klanten om te profiteren van kunstmatige intelligentie (AI) om de efficiëntie in alle fasen van het informatiebeheerproces te automatiseren en te verbeteren. Dit omvat:

  • Automatisch indexeren van bestanden in het systeem op basis van hun inhoud
  • Herkennen van patronen, trefwoorden, zinnen en subtiele contextuele aanwijzingen voor classificatie
  • Automatisch relevante metagegevens extraheren, zoals auteurs, data, bestandstype en onderwerpen; en bestanden taggen met semantische gegevens (op basis van betekenis, niet alleen trefwoorden)
  • Bestanden controleren op naleving van beleid en audittrails maken
  • Automatische retentieplanning op basis van documenttype en wettelijke vereisten
  • Voorspellen van toekomstige opslagvereisten, gegevensgroei en nalevingsuitdagingen
  • Zoeken eenvoudiger maken, met relevantierangschikking en zoekopdrachten in natuurlijke taal
  • Geautomatiseerde anonimisering van gevoelige informatie en gebruikerstoegangscontroles
  • Machine learning om de nauwkeurigheid voortdurend te verbeteren en aan te passen aan nieuwe vereisten

Bij welke taken kan RPA helpen en hoe snel kunnen we aan de slag?

Robotische Procesautomatiseting (RPA) an repetitieve en tijdrovende taken automatiseren, zoals gegevensinvoer, documentclassificatie en het ophalen van bestanden. Tevens markeert het waar nodig uitzonderingen voor handmatige interventie. We gebruiken RPA-tools die zijn ontworpen om te werken met uw huidige systemen, waarbij gebruikersacties worden nagebootst zonder dat er complexe integraties nodig zijn. Er is geen speciale hardware vereist: we kunnen RPA-software installeren op uw bestaande IT-infrastructuur en deze aanpassen aan uw unieke activiteiten. Implementatietijdlijnen variëren afhankelijk van de complexiteit van de processen, maar veel RPA-oplossingen kunnen binnen enkele weken worden geïmplementeerd. We bieden voortdurende monitoring en onderhoud, evenals ondersteuning om het systeem uit te breiden naar extra taken of grotere volumes.

Hoe werkt uw digitale postkamerproces precies?

Kort gezegd scannen we uw inkomende fysieke post in onze beveiligde faciliteiten en bezorgen deze elektronisch aan de juiste personen in uw organisatie. We kunnen de dienstverlening aanpassen aan uw bedrijfsworkflows, integreren in uw bestaande documentbeheersysteem en indien nodig inkomende e-mails opnemen. Alle soorten post kunnen worden verwerkt: brieven, pakketten, facturen, juridische documenten en meer. Ons team opent de post, scant en indexeert deze. Ons systeem kan post categoriseren op basis van vooraf gedefinieerde criteria zoals ontvanger, afdeling of type document. Inkomende e-mails kunnen automatisch worden gesorteerd met behulp van vergelijkbare criteria. De digitale bestanden worden binnen enkele uren na ontvangst bij de beoogde ontvangers afgeleverd en de originelen kunnen worden opgeslagen, veilig worden versnipperd of naar u worden teruggestuurd. Vertrouwelijke of gevoelige post wordt verwerkt met aanvullende beveiligingsmaatregelen, waaronder encryptie en beperkte toegang. De service voldoet aan de AVG en andere relevante regelgeving inzake gegevensbescherming.

What industry standards and certifications are your records management services covered by?

We hold all the certifications you would expect for a records management provider to highly-regulated industries. Our full list of certifications is:

  • ISO 9001 Quality Management
  • ISO 14001 Environmental Management
  • ISO 27001 Information Security Management
  • BS 4971 Conservation and Care of Archive Library Collections
  • BS 7853 Security Screening
  • BS 15713 Secure Destruction of Confidential Material
  • BS 10008 Legal Admissibility of Electronic Information
  • PCI Security Standards Council Qualified Security Assessor
  • Cyber Essentials

Will you be able to support us as we grow and our needs change?

As the largest privately-owned information management provider in Europe, we have the scope and scale to support everyone from small businesses to large, multinational enterprises. We offer an end-to-end information management service for all types of hard copy and digital data.

Where could AI make our information management processes more efficient?

We help clients capitalise on artificial intelligence (AI) to automate and improve efficiency at all stages of the information management process. This includes:

  • Bringing records into the system and automatically indexing them based on their content
  • Recognising patterns, keywords, phrases and subtle contextual cues for classification
  • Automatically extracting relevant metadata like authors, dates, file type and topics; and tagging files with semantic data (based on meaning, not just keywords)
  • Monitoring records for compliance with policies and creating audit trails
  • Automatic retention scheduling based on document type and regulatory requirements
  • Predicting future storage requirements, data growth and compliance challenges
  • Making it easier to search, with relevance ranking and natural language queries
  • Automated anonymisation of sensitive information and user access controls
  • Machine learning to continually improve accuracy and adapt to new requirements

What tasks can RPA help with, and how quickly can we get started?

Robotic Process Automation (RPA) can automate repetitive and time-consuming tasks such as data entry, document classification and records retrieval – flagging exceptions for manual intervention where required. We use RPA tools designed to work with your current systems, mimicking user actions without the need for complex integrations. No special hardware is required: we can install RPA software on your existing IT infrastructure and tailor it to your unique operations. Implementation timelines vary depending on the complexity of the processes, but many RPA solutions can be deployed within weeks. We’ll provide ongoing monitoring and maintenance as well as support to expand the system to additional tasks or higher volumes of data as needed.

How exactly does your digital mailroom process work?

In a nutshell, we scan your incoming physical mail at our secure facilities, delivering it electronically to the appropriate people in your organisation. We can customise the service to your business workflows, integrating into your existing document management system and incorporating incoming emails if required. All types of post can be processed: letters, packages, invoices, legal documents and more. Our team opens the post, scans and indexes it. Our system can categorise mail based on predefined criteria such as recipient, department or type of document. Incoming emails can be automatically sorted using similar criteria. The digital files are delivered to the intended recipients within hours of receipt and the originals can be stored, securely shredded, or returned to you. Confidential or sensitive mail is processed with additional security measures including encryption and restricted access. The service complies with GDPR and other relevant data protection regulations.

Scannen

Hoe werkt uw scan on demand-dienstverlening?

Scan on demand is een dienstverlening waarmee u specifieke documenten die in onze faciliteit zijn opgeslagen kunt laten scannen en snel digitale kopieën toegestuurd kunt krijgen. Wij bieden levering van gescande documenten op dezelfde dag of de daaropvolgende dag, afhankelijk van de urgentie. U kunt het scannen van meerdere documenten aanvragen en deze worden als batch geleverd. Het is snel en eenvoudig om bestanden te zoeken en een scan aan te vragen via ons online portaal.

Als onze gescande documenten in een juridische procedure gebruikt zouden moeten worden, zouden ze dan toelaatbaar zijn?

Om te bewijzen dat een digitaal bestand een waarheidsgetrouwe weergave is van een papieren exemplaar, moet het zijn gescand in een ruimte die valt onder BS 10008: die gaat over de bewijskracht en wettelijke toelaatbaarheid van elektronische informatie. U zult merken dat sommige leveranciers verwijzen naar deze norm, maar niet over de certificering beschikken op de locatie waar de digitalisering plaatsvindt. Dat is een groot probleem als u een document in een rechtszaak moet gebruiken en het origineel is vernietigd om ruimte vrij te maken in uw archief. Alle OASIS-scanlocaties vallen onder BS 10008. Het is één van de redenen waarom we door verschillende openbare dienstverleners worden vertrouwd om kritieke en vertrouwelijke bestanden te digitaliseren.

Wij werken in een sector met ongebruikelijke formaten of complexe documenten, kunt u die scannen?

We hebben 25 jaar ervaring en werken met zo’n 11.500 klanten, waarvan velen actief zijn in sterk gereguleerde sectoren. Documenten waar we expertise in hebben, zijn onder andere:

  • Juridische documenten met complexe opmaak, waaronder juridische memo’s, contracten en dossiers – gescand in formaten die compatibel zijn met casemanagementsystemen
  • Zeer vertrouwelijke documenten die we beheren met behulp van vertrouwelijkheidsprotocollen en veilige bestandsoverdrachtsmethoden om gevoelige informatie te beschermen
  • Medische dossiers, waaronder patiëntendossiers, grafieken en beeldvormingsrapporten –we houden ons aan alle gezondheidszorgregelgevingen om de veilige verwerking van patiëntgegevens te garanderen. Gescande bestanden kunnen eenvoudig worden geïntegreerd in uw elektronisch patiëntendossier (EPD).
  • Financiële documenten, waaronder verklaringen, belastinggegevens en contracten, en historische financiële gegevens die we kunnen digitaliseren voor eenvoudige toegang tot hun gegevens
  • Energiesectorgegevens zoals grootschalige kaarten, plannen en boorgatlogs, die kunnen worden gescand en gedigitaliseerd voor eenvoudigere analyse

Hoe zorgt u ervoor dat de scans van hoge kwaliteit zijn?

We gebruiken scanners met een hoge resolutie en voeren kwaliteitscontroles uit om duidelijke en nauwkeurige digitale kopieën te garanderen. We bieden kleurenscans aan indien nodig en leveren gescande bestanden doorgaans in PDF of TIFF, maar kunnen op verzoek ook in andere formaten leveren.

Wat voor soort items scant u?

Ons team maakt gebruik van gespecialiseerde scanners en technologie voor verschillende soorten projecten, waaronder:

  • Grote volumes scannen
  • Gebonden boeken en grootboeken
  • Documenten tot enkele meters breed – architectonische blauwdrukken, technische tekeningen, kaarten of plattegronden
  • Oude formaten zoals microfilm, microfiche, oude foto’s of delicate documenten uit de archieven
  • Inkomende postkamerstukken, gescand bij ontvangst in verwerkingscentra
  • Gerechtelijke of andere juridische documenten, vallend onder BS10008 voor juridische toelaatbaarheid

How does your scan on demand service work?

Scan on demand is a service that allows you to request the scanning of specific documents stored in our facility and receive digital copies quickly. We offer same-day or next-day delivery of scanned documents, depending on the urgency. You can request the scanning of multiple documents, and they’ll be delivered as a batch. It’s quick and easy to search for files and request a scan using our online portal.

If our scanned documents had to be used in a legal process, would they be admissible?

In order to prove that a digital file is a true representation of a hard copy, it must have been scanned in premises covered by BS 10008: Evidential Weight and Legal Admissibility of Electronic Information. You may find some suppliers reference this British Standard but don’t hold the certification at the site where the digitisation is happening. That’s a big problem if you need to use a document in legal proceedings and the original has been destroyed in order to free up space. All OASIS scanning sites are covered by BS 10008. It’s one reason we’ve been trusted by several police forces to digitise critical and confidential files.

We work in a sector with unusual formats or complex documents, can you scan those?

We have 25 years’ experience and work with 11,500 clients, many of whom operate in highly-regulated sectors. Documents we have expertise in scanning include:

  • Legal documents with complex formatting, including legal briefs, contracts, and case files – scanned in formats compatible with case management systems
  • Highly confidential documents which we manage using confidentiality protocols and secure file transfer methods to protect sensitive information
  • Medical records including patient files, charts and imaging reports – we adhere to NHS DSPT, Cyber Essentials Plus, BS 10008 and GDPR, and other healthcare regulations to ensure the secure handling of patient data. Scanned files can easily be integrated into your Electronic Health Record (EHR) system
  • Financial documents including statements, tax records and contracts, and historical financial records which we can digitise for easier preservation of, and access, to their data
  • Energy sector records like largescale maps, plans and well logs, which can be scanned and digitised for easier analysis

How do you make sure scans are high quality?

We use high-resolution scanners and carry out quality checks to ensure clear and accurate digital copies. We offer colour scans as required and typically provide scanned files in PDF or TIFF, but can deliver in different formats on request.

What kind of items do you scan?

Our team use specialist scanners and technology for different types of project, including:

  • High volume scanning of documents and files
  • Bound books and ledgers
  • Documents up to several feet wide – architectural blueprints, engineering drawings, maps or plans
  • Legacy formats like microfilm, microfiche, old photographs or delicate documents from the archives
  • Incoming mailroom items, scanned on receipt in processing centres
  • Court or other legal documents, covered by BS10008 for legal admissibility