Klantenservice

Om te bewijzen dat een digitaal bestand een waarheidsgetrouwe weergave is van een papieren exemplaar, moet het zijn gescand in een ruimte die valt onder BS 10008: die gaat over de bewijskracht en wettelijke toelaatbaarheid van elektronische informatie. U zult merken dat sommige leveranciers verwijzen naar deze norm, maar niet over de certificering beschikken op de locatie waar de digitalisering plaatsvindt. Dat is een groot probleem als u een document in een rechtszaak moet gebruiken en het origineel is vernietigd om ruimte vrij te maken in uw archief. Alle OASIS-scanlocaties vallen onder BS 10008. Het is één van de redenen waarom we door verschillende openbare dienstverleners worden vertrouwd om kritieke en vertrouwelijke bestanden te digitaliseren.

Absoluut. Wij werken met verschillende grote namen in de bankwereld. Wij beschikken over de relevante ISO-certificeringen voor kwaliteits-, milieu- en informatiebeveiligingsbeheer en Cyber Essentials Plus.

Dat doen we. We werken met booroperators vanuit onze faciliteiten in Tynaarlo; onze gespecialiseerde opslagfaciliteit voor grondmonsters. U zult moeite hebben om onze mix van geologie, geofysica, oceanografie en sedimentologie-expertise te vinden bij een andere grote leverancier van informatiebeheer in de energiebranche.

Ja, dat zijn we. Wij leveren archiefbeheerdiensten aan méér dan 650 cliënten in de gezondheidszorg, scannen en bewaren patiëntgegevens in overeenstemming met de vereisten in de AVG van de autoriteit persoonsgegevens. Wij kunnen gescande bestanden formatteren voor eenvoudige integratie in uw Electronisch Patiëntendossier (EPD) systeem.

Absoluut. Wij werken met honderden bedrijven in de juridische sector, van advocaten behorende tot de ‘magic circle’ tot boutique advocaten- en notariskantoren. Wij verzamelen, bewaren, halen op en leveren gerechtelijke documenten, testamenten, akten, contracten en andere waardevolle documenten. Onze scanservice valt onder BS10008, wat betekent dat uw digitale bestanden kunnen worden gebruikt in gerechtelijke procedures.

We hebben twee decennia aan ervaring met het werken in het publieke domein, waaronder grote zorgaanbieders, publieke dienstverleners en lokale overheidsinstanties zoals gemeentes. We zijn geregistreerd op raamovereenkomsten.

Wij bieden veilige document- en mediavernietigingsdiensten, waaronder het versnipperen en demagnetiseren van media (d.w.z. het wissen van harde schijven) en het vernietigen van cd’s, dvd’s en creditcards. Voor documentvernietiging gebruiken we beveiligde versnipperaars die papier verkleinen tot fijne deeltjes, waardoor reconstructie onmogelijk wordt. We zullen nooit een archiefstuk vernietigen zonder toestemming van de klant. Het team voert veilige versnippering uit op een gespecialiseerde locatie in overeenstemming met BS EN 15713:2009 voor de veilige vernietiging van materiaal. Wij bieden afsluitbare consoleversnipperingsbakken voor uw werkplek, om documenten veilig te houden totdat ze worden versnipperd.

U kunt op ieder gewenst moment toegang tot uw opgeslagen grondmonsters aanvragen voor analyse- of onderzoeksdoeleinden. Ieder grondmonster wordt gecatalogiseerd met gedetailleerde informatie, waaronder locatie, diepte en datum van extractie. U kunt eenvoudig naar uw monsters zoeken met behulp van ons online systeem, waarvan de interface bestanden doorzoekbaar maakt op een kaart met geografische gegevens.

U kunt schema’s instellen voor hoe vaak u wilt dat uw back-uptapes worden geroteerd. U kunt uw opgeslagen tapes op ieder gewenst moment controleren. Wij bieden geplande tape-ophaaldiensten om ze bij u op te halen en naar onze professionele archiefcentra te brengen. Wij barcoderen en volgen uw media via ons inventarisbeheersysteem op dezelfde manier als we dat voor uw documenten zouden doen. U krijgt direct toegang tot geroteerde tapes met onze versnelde ophaalservice.

Absoluut – we kunnen uw documenten en bestanden voor een korte periode of zo lang als u wilt in opslag houden. We stemmen de dienstverlening op u af.

We gebruiken een barcodesysteem om alle gegevens te indexeren en te volgen, waardoor ze snel en eenvoudig terug te vinden zijn.

Wij bieden een scala aan opties die passen bij uw budget en organisatie. We kunnen een document in minder dan 4 uur overhandigen aan u. Voor digitale bestanden zullen we documenten op verzoek uit uw bestandsbibliotheek lokaliseren en scannen. Toegang tot uw informatie is 24/7 beschikbaar. Over de hele linie halen we 99% van onze SLA-doelen.

Er is geen limiet aan het aantal archiefstukken dat we voor u kunnen beheren. We werken met enkele van Europa’s grootste en bekendste bedrijven en slaan meer dan 115 miljoen archiefdozen met barcode op in onze faciliteiten.

Onze 70+ locaties in Europa zijn ontworpen om een breed scala aan waardevolle archiefstukken veilig op te slaan, waaronder:

• Papieren documenten, waaronder mappen, kaarten, boorgatlogboeken, akten, contracten, testamenten, gerechtelijke documenten, blauwdrukken, leningdocumenten, transactiegeschiedenissen en gebonden documenten
• Hoogwaardige, delicate of fragiele items, waaronder historische documenten, manuscripten, foto’s, kunstwerken, kaarten en andere stukken met een significante culturele, historische of onderzoekswaarde
• Geologische, milieu- en grondmonsters, waaronder rots-, bodem- en sedimentkernen
• Media, waaronder back-uptapes, cd’s, dvd’s en harde schijven
• Ongebruikelijke of te grote items, zoals architectonische modellen of apparatuur

Scan on demand is een dienstverlening waarmee u specifieke documenten die in onze faciliteit zijn opgeslagen kunt laten scannen en snel digitale kopieën toegestuurd kunt krijgen. Wij bieden levering van gescande documenten op dezelfde dag of de daaropvolgende dag, afhankelijk van de urgentie. U kunt het scannen van meerdere documenten aanvragen en deze worden als batch geleverd. Het is snel en eenvoudig om bestanden te zoeken en een scan aan te vragen via ons online portaal.

We hebben 25 jaar ervaring en werken met zo’n 11.500 klanten, waarvan velen actief zijn in sterk gereguleerde sectoren. Documenten waar we expertise in hebben, zijn onder andere:

• Juridische documenten met complexe opmaak, waaronder juridische memo’s, contracten en dossiers – gescand in formaten die compatibel zijn met casemanagementsystemen
• Zeer vertrouwelijke documenten die we beheren met behulp van vertrouwelijkheidsprotocollen en veilige bestandsoverdrachtsmethoden om gevoelige informatie te beschermen
• Medische dossiers, waaronder patiëntendossiers, grafieken en beeldvormingsrapporten –we houden ons aan alle gezondheidszorgregelgevingen om de veilige verwerking van patiëntgegevens te garanderen. Gescande bestanden kunnen eenvoudig worden geïntegreerd in uw elektronisch patiëntendossier (EPD).
• Financiële documenten, waaronder verklaringen, belastinggegevens en contracten, en historische financiële gegevens die we kunnen digitaliseren voor eenvoudige toegang tot hun gegevens
• Energiesectorgegevens zoals grootschalige kaarten, plannen en boorgatlogs, die kunnen worden gescand en gedigitaliseerd voor eenvoudigere analyse

We gebruiken scanners met een hoge resolutie en voeren kwaliteitscontroles uit om duidelijke en nauwkeurige digitale kopieën te garanderen. We bieden kleurenscans aan indien nodig en leveren gescande bestanden doorgaans in PDF of TIFF, maar kunnen op verzoek ook in andere formaten leveren.

Ons team maakt gebruik van gespecialiseerde scanners en technologie voor verschillende soorten projecten, waaronder:

• Grote volumes scannen
• Gebonden boeken en grootboeken
• Documenten tot enkele meters breed – architectonische blauwdrukken, technische tekeningen, kaarten of plattegronden
• Oude formaten zoals microfilm, microfiche, oude foto’s of delicate documenten uit de archieven
• Inkomende postkamerstukken, gescand bij ontvangst in verwerkingscentra
• Gerechtelijke of andere juridische documenten, vallend onder BS10008 voor juridische toelaatbaarheid