FAQ's

Ons antwoord is in bijna alle gevallen, dat externe archiefopslag voordeliger is dan het zelf te doen. Interne archivering kost kantoorruimte, elektriciteit, verwarming en medewerkers die het archief beheren. Bovendien is in veel gevallen het interne archief niet beveiligd tegen inbraak, water- en brandschade en ongedierte. Tot slot is er meestal geen document management systeem aanwezig, waardoor de traceerbaarheid van dossiers kan ontbreken. Dus, externe archiefopslag is hoogstwaarschijnlijk voordeliger dan uw archieven op kantoor op te slaan.

OASIS voldoet aan alle veiligheidseisen, onze core business is namelijk archiefbeheer. Uw archief is bij ons in professionele handen zodat u zich kunt focussen op uw eigen business.

OASIS beveiligd haar archieven volgens de hoogste normen. Onze gebouwen zijn beveiligd tegen brand- en waterschade en ongedierte. Via ons eigen document management systeem kunt u snel uw archief doorzoeken en  documenten opvragen. Kortom, archiefopslag bij OASIS is veiliger dan intern archiefbeheer.

Indien u een documentopvraging vóór 16:00 uur doet, levert OASIS de volgende werkdag uw document fysiek bij u af. U kunt er ook voor kiezen om de informatie te laten digitaliseren. Uw gedigitaliseerde document wordt dan in ons inventaris managementsysteem exclusief voor u beschikbaar gesteld.

OASIS kan de aflevering van uw opvraging als volgt uitvoeren:

• Digitaal via ‘scan on demand’ in ons online inventaris managementsysteem OASIS Bridge
• Fysiek via het beveiligde transport van OASIS
• Fysiek ter inzage in ons record center
• Fysiek transport in uw eigen beheer. U haalt de documenten zelf op bij ons record center.

Spoed opvraging

Als de spoedaanvraag tijdens kantooruren is gedaan, dan ontvangt u de fysieke documenten binnen 3 uur of binnen 2 uur als u de documenten digitaal wilt ontvangen. In overleg zijn afwijkende service levels mogelijk.

De kosten voor het opvragen van een document uit uw archief, dat bij OASIS is opgeslagen, zijn afhankelijk van verschillende factoren.

• Wilt u het opgevraagde archiefstuk fysiek bij u laten bezorgen?
• Wilt u het opgevraagde archiefstuk digitaal bij u laten bezorgen?
• Op welke locatie wilt u het fysieke archiefstuk laten afleveren?
• Hoeveel archiefstukken/documenten wilt u opvragen? Een doos, dossier of pallet?
• Hoe heeft u uw archief bij OASIS opgeslagen? Dynamisch, semi-statisch of statisch?

Uiteraard maken wij bij het opstellen van een offerte vooraf een vaste prijsafspraak met u, zodat u precies weet waar u aan toe bent wanneer u uw archieven bij OASIS laat beheren en een dossier of doos bij u terug bezorgd wilt hebben.

De kosten om uw archief op te slaan bij OASIS zijn afhankelijk van de wijze waarop wij uw archief mogen beheren. OASIS kan op verschillende manieren uw archief opslaan, afhankelijk van hoe vaak u uw dossiers denkt te moeten gaan raadplegen. U wilt uw betrouwbare documenten veilig opslaan en toch snel bij de hand hebben indien u het document fysiek weer nodig heeft. Of zoekt u alleen maar een voordelige opslag van uw dossiers zonder dat u omkijken heeft naar beveiliging tegen brand, waterschade, inbrekers of ongedierte?

Naar aanleiding van uw eisen en wensen bespreken wij met u de meest optimale wijze van archivering en brengen op basis hiervan een concurrerend voorstel uit.

Onze archieven en record centers zijn maximaal beveiligd tegen mogelijke schades zoals brand, water, molest of ongedierte. Dit doen wij door:

• gescheiden compartimenten
• automatisch dichtslaande branddeuren
• CCTV camerabeveiliging
• Brandpreventie-eisen conform NEN-2535
• Beveiliging tegen inbraak en molest conform BORG-2

Mocht ondanks onze hoogste veiligheidseisen uw archief toch beschadigd raken, dan is OASIS niet aansprakelijk voor enig verlies, vernietiging of schade aan uw documenten. U kunt uw documenten zelf extra verzekeren via een derde partij-verzekeraar.

Uw archief bevat documenten die voor u van grote waarde zijn. OASIS zorgt daarom voor de hoogst haalbare veiligheidsmaatregelen om uw archief te beschermen tegen brand en andere schades. Onze veiligheidsprocedures worden daarnaast gecontroleerd en gecertificeerd.

De record centers van OASIS zijn goedgekeurd door de archiefinspectie door middel van de volgende verplichte kenmerken:

• Vrijstaand record center volledig omgeven door hekwerk
• Lucht geconditioneerd
• Vocht geconditioneerd
• Ongediertepreventie
• CCTV camerabeveiliging en toezicht
• Toegangsbeveiliging- en beheersing door middel van paslezers
• Elke 90 seconden een puls naar de meldkamer m.b.t. inbraak
• Brandpreventie-eisen conform NEN-2535
• Beveiligd tegen inbraak en molest conform BORG-2

Uw archief beschermd tegen brand

Onze archiefopslag is daarnaast volgens de laatste brandveiligheidseisen beschermd tegen brand. Al onze record centers zijn ingedeeld in afgescheiden brandwerende compartimenten. Met directe doormelding naar de brandweer via een vaste lijnverbinding, niet via de meldkamer.

En een brandweer informatiepaneel om de brand direct inzichtelijk te maken.

Op deze vraag kunnen wij u een kort en bondig antwoord geven: wij kunnen elk archief opslaan. Van één archiefdoos tot vele duizenden archiefdozen, OASIS is de beste oplossing als het gaat om archiefopslag. Onze klanten variëren van eenmanszaken tot multinationals of ministeries.

Als u op  zoek bent naar een veilige en betrouwbare partner om uw documenten op te slaan, dan heeft OASIS altijd de juiste oplossing voor uw wensen en eisen.

OASIS opereert internationaal als dienstverlener op het gebied van informatie- en archiefbeheer in de breedste zin van het woord. Wij hebben meer dan 10 jaar ervaring als professionele dienstverlener. Genoeg ervaring en expertise dus om uw archiefbeheer te verbeteren en te verzorgen.

Bij ons staat de unieke benadering van archiefbeheer centraal. OASIS is de enige dienstverlener die archiefbeheer, digitalisering, vertrouwelijke vernietiging en back-up tape beheer als totaaloplossing aanbiedt. Wij kunnen uw documenten digitaliseren, (langdurig) opslaan in ons archief of zelfs vernietigen.

Onze geklimatiseerde contact centers zijn op het hoogste niveau beveiligd tegen inbraak, schade en brand. Onder andere door gescheiden compartimenten en bij brand automatisch dichtslaande branddeuren. Ons archief voldoet onder andere aan de BORG-2 normen. En onze archiefprocedures, opslag- en beheeractiviteiten zijn NEN en ISO-9001:2008 gecertificeerd.

Bij OASIS werken en hebben uitsluitend geautoriseerde teammembers toegang tot de bewaarplaats van uw archieven. OASIS teammembers hebben een strikte geheimhoudingsplicht en een getekende geheimhoudingsverklaring afgegeven.

Middels een vooraf ingevuld autorisatieformulier bepalen wij samen met u wie binnen uw organisatie of bedrijf bevoegd is toegang te krijgen tot uw documenten in het archief van OASIS. Alleen aangewezen personen mogen documenten toevoegen, verwijderen of opvragen.

OASIS zal niemand anders buiten de door u bepaalde persoon of personen toegang geven tot uw archief. Als u gebruik maakt van OASIS Bridge, kan uw beheerder ter plaatse ook de gebruikers voor u beheren.

Uitsluitend geautoriseerde teammembers van OASIS hebben toegang tot de bewaarplaats van de archieven. Zij hebben een verklaring omtrent gedrag (VOG), een strikte geheimhoudingsplicht en een getekende geheimhoudingsverklaring afgegeven, waarmee vertrouwelijkheid optimaal gewaarborgd is.

OASIS is een professionele organisatie waar teammembers centraal staan. Deskundigheid, specialistische kennis en expertise zijn van groot belang voor de kwaliteit van onze dienstverlening.

OASIS staat voor veiligheid

Onze klanten en collega’s associëren OASIS met veiligheid. Deze positie is een uitstekende stimulans om ervoor te zorgen dat onze organisatie voorloper blijft als het gaat om veilig werken.

OASIS biedt haar teammembers een veilige en vertrouwde werkomgeving. Dat heeft ervoor gezorgd dat OASIS een sterk team van professionals in dienst heeft die goed op elkaar zijn ingewerkt met gemiddeld langdurige dienstverbanden. De teammembers van OASIS zijn gespecialiseerd in hun vak en worden voortdurend opgeleid in de nieuwste technieken die van belang zijn in hun vakgebied.