Begin een gesprek Klantenportaal

Archiefbeheer

Extern archiefbeheer resulteert in lagere kosten, minder emissie en snelle toeging tot essentiële informatie.

Spreek een expert

Efficient en effectief archiefbeheer Snelle en efficiente toegang tot uw waardevolle informatie

Archief 100% veilig opslaan en toch eenvoudig toegankelijk voor geautoriseerde personen, is een delicate balans die we twee decennia lang hebben geperfectioneerd. Van uw locatie naar de onze en weer terug, informatie wordt streng bewaakt en beschermd. Uw gegevens worden verzameld in zwaarbeveiligde, met GPS gevolgde voertuigen. Waardevolle, kwetsbare documenten worden bewaard in de juiste opslagomstandigheden die ze nodig hebben. Onze 70+ professionele archiefcentra zijn uitgerust met de strengste beveiligingsen rampenpreventiemaatregelen, om nog maar te zwijgen van toonaangevende milieucertificeringen. Heeft u dringend een document nodig? We scannen en uploaden het, één van onze chauffeurs in uniform overhandigt de papieren versie binnen 4 uur in uw handen. Wanneer het tijd is om onnodige documenten te vernietigen, versnippert ons gecertificeerde personeel ze veilig voor recycling tot tissueproducten.

Streng en goed bereikbaar Onze archiefbeheerdiensten

Onze 1.700 teamleden werken met klanten in heel Europa, zelfs in de meest gereguleerde branches. Om de efficiëntie, veiligheid en besluitvorming te verbeteren door middel van intelligenter bestandsbeheer.

Onze vlaggenschipopslagfaciliteit biedt tot 40% lagere emissies

Papieren levering en scan on demand opties

24/7 noodtoegang tot uw gegevens

Praktisch, branchegericht advies van toegewijde accountmanagers

Geen externe partijen voor transport, opslag, scannen of versnipperen

Belangrijkste statistieken OASIS in cijfers

11,500

klanten

in de volgende branches: juridisch dienstverlening, bankwezen en financiele dienstverlening, gezondheidszorg, lokaleen centrale overheid, woningbouw corporaties, gezondheidszorg, bouw en energie 

24/7

toegang

tot uw digitale uploads, via ons intuïtieve zelfbedieningsportaal 

200TB

aan gegevens

opgeslagen voor onze klanten – dat komt overeen met 200.000.000 foto’s van hoge kwaliteit

70+

locaties

in heel Europa, waarbij alle scanfaciliteiten worden gedekt door BS10008 voor juridische ontvankelijkheid

Wat is het proces om over te stappen van mijn huidige leverancier naar OASIS en hoeveel kost het?

Het vooruitzicht om duizendensoms miljoenendocumenten over te dragen aan een nieuwe leverancier kan overweldigend zijn. Zozeer zelfs dat sommige organisaties vasthouden aan leveranciers die consequent SLA’s missen, onnodig documenten opslaan buiten de bewaartermijnen, niets doen aan duurzaamheid of die geen contracten tegen concurrerende prijzen aanbieden. OASIS heeft uitgebreide ervaring in het overnemen van slecht presterende informatiebeheerprogramma’s. Wij nemen alle hoofdpijn van het verplaatsen van dozen en activa van bestaande leveranciers naar onze beveiligde faciliteiten op ons en ontwerpen ons prijsmodel om uw transitieen exitkosten te compenseren.

Wat voor soort spullen slaat u op?

Onze 70+ locaties in Europa zijn ontworpen om een breed scala aan waardevolle spullen veilig op te slaan, waaronder:: 

  • Papieren documenten, waaronder bestanden, mappen, kaarten, boorgatlogboeken, akten, contracten, testamenten, gerechtelijke documenten, blauwdrukken, leningdocumenten, transactiegeschiedenissen en gebonden documenten  
  • Hoogwaardige, delicate of fragiele items, waaronder historische documenten, manuscripten, foto’s, kunstwerken, kaarten en andere items met een significante culturele, historische of onderzoekswaarde  
  • Geologische, milieu- en boorkernmonsters, waaronder rots-, bodem- en sedimentkernen 
  • Verschillende media, waaronder back-uptapes, cd’s, dvd’s en harde schijven  
  • Ongebruikelijke of te grote items, zoals architectonische modellen of apparatuur 

Hoeveel dozen kan ik in uw faciliteiten opslaan?

Er is geen limiet aan het aantal eenheden dat we voor u kunnen beheren. We werken samen met enkele van Europa’s grootste en bekendste bedrijven en slaan meer dan 115 miljoen artikelen met barcodes op in onze faciliteiten

Als ik een document dat bij jullie is opgeslagen moet bemachtigen, hoe lang duurt dat dan?

We bieden een scala aan opties die passen bij uw budget en organisatie, waaronder levering op dezelfde dag. In het meest dringende geval kunnen we binnen 4 uur een document overdragen. Mocht u de wens hebben digitaal toegang te verkrijgen tot een document, dan zullen we deze in uw bestandsbibliotheek lokaliseren en scannen. Noodtoegang tot uw gegevens is 24/7 beschikbaar en gemiddeld halen we 99% van onze SLA-doelstellingen. 

Hoe beheert u de indexering van records?

We gebruiken een barcodesysteem om elke record te indexeren en te volgen, waardoor ze snel en gemakkelijk kunnen worden teruggehaald.

Biedt u zowel korte als lange termijn opslag aan?

Absoluut – we kunnen uw documenten en activa voor een korte periode of zo lang als u wilt in opslag houden. We stemmen de service op u af.

Hoe flexibel is uw media- en tapeopslagservice?

U kunt schema’s instellen voor hoe vaak u wilt dat uw back-uptapes worden geroteerd. U kunt uw opgeslagen tapes op elk gewenst moment controleren. Wij bieden geplande ophaaldiensten voor tapes om bij u op te halen en naar onze professionele platencentra te brengen. We volgen uw media via ons voorraadbeheersysteem op dezelfde manier als we dat voor uw documenten zouden doen. U kunt direct toegang krijgen tot gedraaide tapes met onze versnelde ophaalservice.

Hoe gemakkelijk kan ik toegang krijgen tot kernmonsters die bij u zijn opgeslagen?

U kunt op elk moment toegang vragen tot uw opgeslagen kernmonsters voor analyse- of onderzoeksdoeleinden. Elk kernmonster wordt gecatalogiseerd met gedetailleerde informatie over  locatie, diepte en datum van extractie. Het is eenvoudig om naar uw monsters te zoeken met behulp van ons online systeem, waarvan de interface het mogelijk maakt om items vindbaar te maken op een kaart met de daarbijhorende geografische gegevens.

Als ik vertrouwelijke documenten of media vernietigd wil hebben, hoe kan ik er dan zeker van zijn dat dit veilig gebeurt (en dat er niets wordt versnipperd dat niet vernietigd zou moeten worden)?

Wij bieden veilige document- en mediavernietigingsdiensten, waaronder het versnipperen en demagnetiseren van media (d.w.z. het wissen van harde schijven) en het vernietigen van cd’s, dvd’s en creditcards. Voor documentvernietiging gebruiken we beveiligde versnipperaars die papier verkleinen tot fijne deeltjes, waardoor reconstructie onmogelijk is. We zullen nooit een item vernietigen zonder toestemming van de klant. Ons team voert veilige versnippering uit op onze gespecialiseerde locatie in overeenstemming met BS EN 15713:2009, dat de veilige vernietiging van vertrouwelijk materiaal omvat. Wij bieden afsluitbare versnipperingsbakken voor uw werkplek om documenten veilig te houden totdat ze worden versnipperd. 

Informatiebeheer van begin tot eind Overige diensten

Met twee decennia aan ervaring en 11.500 klanten, wat uw uitdaging ook is…de kans is groot dat we het al eerder hebben opgelost.

Branches die wij bedienen

We hebben speciaal ontwikkelde specialistische diensten voor de branches die we ondersteunen. Onze toegewijde accountmanagers hebben tientallen jaren ervaring in de branch.

Zie alle branches