OASIS FileSmart
Maak het leven eenvoudiger voor alle afdelingen, op een plek die voldoet aan alle regelgeving om digitale documenten te beheren, met behulp van uw bestaande Microsoft-tools.
Onze kennisbank
Hulp & Advies
Wie zijn we
Digitaal archiefbeheer
Maak informatie toegankelijker, beter doorzoekbaar en eenvoudiger te beheren met de digitale oplossingen van OASIS.
Begin een gesprekDigitalisering brengt efficiëntie De voordelen van digitale technologie
Voor de meeste organisaties is de overstap naar volledig digitaal werken een geleidelijk proces. OASIS helpt organisaties om informatie toegankelijker te maken, processen te vereenvoudigen en efficiënter te werken met slimme digitale oplossingen.
Naast diensten zoals archiefscanning, digitale archivering, AI-toepassingen, RPA en tapeconversie, bieden we oplossingen die helpen om informatie beter te organiseren, beheren en beveiligen. Denk aan OASIS FileSmart, waarmee documenten eenvoudig binnen SharePoint Online kunnen worden georganiseerd en beheerd. Of OASIS Contract IQ, dat helpt om contracten overzichtelijk te beheren en belangrijke deadlines te bewaken.
Ook voor veilige communicatie en compliance bieden we oplossingen. Met OASIS Notify ondersteun je interne meldprocessen en met OASIS MailGuard wissel je vertrouwelijke informatie veilig uit via versleutelde e-mail.
Klaar voor morgen Onze digitale technologieën
Met meer dan 1.700 medewerkers ondersteunen we organisaties in heel Europa bij het slimmer organiseren, beheren en benutten van informatie. Zo helpen we processen efficiënter te maken, risico’s te beperken en beter onderbouwde beslissingen te nemen.
OASIS Contract IQ
Identificeer onmiddellijk belangrijke data, cijfers en clausules in honderden contracten om inkomsten te verhogen en risico’s te verminderen.
Digitaal archief
Ons speciaal gebouwde portaal bespaart serverruimte en geeft u doorzoekbare, veilige back-uptoegang tot al uw gedigitaliseerde documenten.
Digitale Postkamer
Distribueer correspondentie – van brieven en pakjes tot e-mails – met minimale inspanning en maximale efficiëntie.
Robotische procesautomatisering
Introduceer RPA waar het de meeste impact zal hebben, om uw team te ontlasten van handmatige taken en de nauwkeurigheid te verbeteren.
Tape conversie
Converteer uw verouderde mediabestanden naar een modern formaat en behoud uw data voor de toekomst
AI Archiefbeheer
Integreer AI en machine learning om archiefbeheertaken zoals toegangscontrole, bewaarplanning en anonimisering van gegevens te verbeteren.
Klokkenluidersoftware
Vergroot het vertrouwen en verminder de risico’s met een 100% anoniem digitaal klokkenluidersplatform.
Van ad-hocprojecten tot grootschalige digitale transformatie
Praktisch advies van specialisten met kennis van jouw sector
Geen investering nodig in eigen technologie of ontwikkeling
Eén partner voor alles, van papieren tot digitale dossiers
Diensten die voldoen aan ISO 27001, ISO 22301:2019 en Cyber Essentials Plus
De kracht van digitale technologie OASIS in cijfers
11.500
klanten
in sectoren zoals juridische dienstverlening, financiële dienstverlening, zorg, overheid, woningcorporaties, bouw en energie
24/7
toegang
tot digitale documenten en uploads via ons online portaal
200TB
aan gegevens
opgeslagen voor klanten in heel Europa, vergelijkbaar met 200 miljoen foto’s van hoge kwaliteit
70+
locaties
verspreid over Europa, met scanfaciliteiten die voldoen aan BS10008 voor juridische geldigheid
Klantverhalen Wat klanten over OASIS zeggen
Onze aanpak helpt organisaties om efficiënter te werken, risico’s te beperken en meer grip te krijgen op hun informatie.
Heb je een vraag over onze dienstverlening? Grote kans dat het antwoord hieronder staat. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem gerust contact met ons op.
Hoe werkt een digitale postkamer?
Bij een digitale postkamer wordt inkomende post gescand en digitaal beschikbaar gemaakt voor de juiste personen binnen de organisatie. OASIS verwerkt fysieke post in beveiligde faciliteiten en levert documenten vervolgens digitaal aan via systemen die aansluiten op bestaande werkprocessen.
De dienst kan worden geïntegreerd met bestaande documentbeheersystemen en ondersteunt zowel fysieke post als inkomende e-mails. Documenten worden gescand, geïndexeerd en automatisch gecategoriseerd op basis van vooraf ingestelde criteria, zoals afdeling, ontvanger of documenttype.
Digitale documenten zijn doorgaans binnen enkele uren beschikbaar. De originele documenten kunnen worden opgeslagen, vernietigd of geretourneerd. Alle processen voldoen aan de AVG en relevante regelgeving rondom gegevensbescherming.
Bij welke taken kan RPA helpen en hoe snel kunnen we aan de slag?
RPA (Robotic Process Automation) helpt bij het automatiseren van terugkerende taken, zoals gegevensverwerking, documentclassificatie, documentbeheer en administratieve processen. Hierdoor wordt handmatig werk verminderd en ontstaat er meer tijd voor taken die om menselijke aandacht vragen.
De oplossingen van OASIS sluiten aan op bestaande systemen en processen, waardoor organisaties vaak snel aan de slag kunnen zonder ingrijpende wijzigingen aan hun IT-landschap. In veel gevallen kan een eerste automatisering binnen enkele weken operationeel zijn, afhankelijk van de complexiteit van het proces en de bestaande systemen.
Waar kan AI informatiebeheer efficiënter maken?
AI kan organisaties helpen om informatie sneller te verwerken, beter vindbaar te maken en administratieve taken te automatiseren. Denk aan het classificeren van documenten, het herkennen van relevante informatie, het automatisch toevoegen van metadata en het ondersteunen van compliance- en bewaarbeleid.
Daarnaast kan AI helpen bij het verbeteren van zoekfunctionaliteiten, het voorspellen van toekomstige opslagbehoeften en het automatisch anonimiseren van gevoelige informatie. Dankzij machine learning worden deze processen steeds nauwkeuriger en sluiten ze beter aan op de behoeften van de organisatie.
Voorbeelden van toepassingen zijn:
- Automatisch indexeren en classificeren van documenten
- Herkennen van trefwoorden, onderwerpen en context
- Toevoegen van metadata en documenttags
- Ondersteunen van compliance- en auditprocessen
- Automatische bewaartermijnen en retentiebeleid
- Verbeterde zoekfunctionaliteit met natuurlijke taal
- Anonimiseren van gevoelige gegevens
- Voorspellen van opslag- en informatiebehoeften
Blijven jullie ondersteunen wanneer onze organisatie groeit of onze behoeften veranderen?
Ja. OASIS ondersteunt organisaties van uiteenlopende omvang, van kleinere bedrijven tot internationale organisaties. Onze dienstverlening groeit mee met veranderende behoeften, of het nu gaat om extra opslagcapaciteit, digitalisering, compliance of informatiebeheer.
Dankzij ons brede dienstenaanbod kunnen organisaties voor zowel papieren als digitale informatie bij één partner terecht.
Aan welke normen en certificeringen voldoen jullie diensten?
OASIS beschikt over certificeringen en normen die passen bij organisaties in sterk gereguleerde sectoren. Denk aan certificeringen op het gebied van kwaliteit, informatiebeveiliging, milieumanagement, veilige vernietiging van vertrouwelijke informatie en de juridische geldigheid van digitale documenten.
Onze certificeringen omvatten onder andere:
- ISO 9001 – Kwaliteitsmanagement
- ISO 14001 – Milieumanagement
- ISO 27001 – Informatiebeveiliging
- BS 4971 – Behoud en beheer van archiefcollecties
- BS 7858 – Veiligheidsscreening
- BS EN 15713 – Veilige vernietiging van vertrouwelijke informatie
- BS 10008 – Juridische geldigheid van elektronische informatie
- PCI Security Standards Council – Qualified Security Assessor
- Cyber Essentials Plus
Informatiebeheer van begin tot eind Ontdek onze andere diensten
De afgelopen twintig jaar hebben we meer dan 11.500 organisaties geholpen bij uiteenlopende uitdagingen op het gebied van informatiebeheer. Van fysieke archieven tot digitale informatieprocessen, de kans is groot dat we een vergelijkbare uitdaging al eerder hebben opgelost.
Archiefbeheer
Een slankere, schonere manier om papieren documenten en waardevolle bezittingen te beheren, van verzamelen, opslaan, ophalen en scannen tot veilige vernietiging.
Scannen
Verander pakken papier in stapels waarde. Eén pagina of één miljoen, bestanden, boeken of blauwdrukken, onze technologie en ons team kunnen het allemaal scannen.
De sectoren waarin we actief zijn
Van zorg en overheid tot juridische en financiële dienstverlening. Iedere sector kent zijn eigen informatievraagstukken. Daarom stemmen we onze dienstverlening af op de eisen, processen en regelgeving die daarbij horen.
Zie alle branches