Context
Onze publieke sector-klant stond onder toenemende druk op de beschikbare middelen – de budgetten waren krap, terwijl de maatschappelijke problemen die lokale overheden en NGO’s proberen aan te pakken steeds complexer en urgenter werden.
Daarnaast wilden zij de uitdagingen rondom sociale woningbouw aanpakken, met nadruk op samenwerking binnen de gemeenschap, innovatieve woonoplossingen en partnerschappen met lokale aanbieders.
Uitdaging
De bredere ambities van onze klant werden belemmerd door een verouderd en inefficiënt papieren informatiemanagementsysteem.
Documenten waren verspreid opgeslagen over vier verschillende verdiepingen en de indexering en categorisatie waren hooguit willekeurig, waardoor samenwerking traag en inefficiënt verliep. Veel documenten hadden afwijkende formaten of vormen, zoals technische tekeningen, wat het systeem nog verder bemoeilijkte.
Oplossing
OASIS implementeerde een digitale oplossing: documenten werden gescand en gedigitaliseerd met behulp van OCR (Optical Character Recognition), waardoor ze nauwkeurig geïndexeerd konden worden en gemakkelijk teruggevonden en gedeeld konden worden, ongeacht hun inhoud.
Daarnaast stelde deze aanpak de klant in staat om een audit uit te voeren, overbodige gegevens te identificeren en te vernietigen — waarmee onnodige kosten werden geëlimineerd en aan regelgeving werd voldaan.
Resultaat
Het nieuwe systeem zorgde voor radicale verbeteringen in de efficiëntie en de toegankelijkheid, zowel tussen afdelingen als binnen de toeleveringsketen.
De nieuwe digitale formaten maakten de bestaande data toekomstbestendig, waardoor informatie eenvoudig toegankelijk bleef.
Nieuwe papieren documenten worden nu ook direct gedigitaliseerd en opgeslagen, wat verspilling vermindert en een centraal toegangspunt voor informatie creëert.
Daarnaast zijn de opslag- en personeelskosten verlaagd, omdat handmatige archivering en fysieke opvraging niet langer nodig zijn.
