Over Ons
Bij OASIS Group leveren wij end-to-end archief- en informatiebeheerdiensten aan klanten in heel Europa.
Onze deskundige teamleden, in combinatie met onze bekroonde Omnidox-suite, bieden onze klanten de beste procesautomatisering in de sector.
Door processen voor specifieke backoffice-functies te automatiseren en stroomlijnen, helpen wij klanten middelen vrij te maken en de operationele efficiëntie binnen hun organisatie te verhogen.
Onze experts helpen u de juiste oplossing te vinden, ongeacht waar u zich bevindt in uw digitale transformatieproces.
Overzicht
Een grote stedelijke gemeente had een aantal kantoren en kleinere locaties verspreid over de gemeente, elk met hun eigen inkomende postkamerprocessen.
De gemeente stelde vast dat er behoefte was aan een digitale off-site oplossing voor inkomende post. Het was belangrijk voor de gemeente om nieuwe technologieën te gebruiken ter ondersteuning van het streven van de regering naar “Digital by Default”. Een andere belangrijke functionele eis was ‘workflow’, om de efficiëntie en duurzaamheid van de postprocessen van de organisatie te vergroten.
Met meer dan 16 afdelingen die inkomende post ontvingen, was het voor de gemeente van cruciaal belang om een leverancier te vinden die met hen kon samenwerken om de gevoeligheid van de verschillende soorten post te garanderen.
Accountmanagement, maandelijkse rapportage en voortdurende operationele controles en audits werden ook van essentieel belang geacht om een kosteneffectieve en efficiënte dienstverlening te waarborgen.
OASIS heeft de gemeente kunnen aantonen dat het ervaring heeft met het ontwerpen en implementeren van verschillende digitale postkamers.
De Vereisten
- Post sorteren en openen per servicegebied
- Scannen en vastleggen van gegevens
- Indexering in bestaand systeem van de gemeente
- Digitaal verdelen onder verschillende afdelingen
- Volledige OCR-functionaliteit
- Bewaardiensten
- Veilige en controleerbare vernietiging van fysieke stukken
- Bankdiensten voor items die tegen geld kunnen worden ingewisseld
- Betrouwbare infrastructuur voor ondersteuning en service
- Ondersteuning en integratie met verschillende besturingssystemen
- Integratie met boekhoudsystemen
Omnidox
Omnidox is ons meermaals bekroonde cloud-based digitale document- en archiefmanagementsysteem. 24/7 toegang tot uw informatie, waar ter wereld u zich ook bevindt.
- Zeer veilig
- Altijd en overal toegankelijk
- Krachtige zoek- en opvraagfuncties
- Volledige gebruikerscontrole op audits
- Rol- en gebruikergebaseerde machtigingen
- Integratie mogelijk met diverse bedrijfssystemen (zoals CRM en ERP)
- Georganiseerde bestandsstructuren
- Maak controle op documentniveau mogelijk, zoals het instellen van bewaartermijnen of het toewijzen van taken
- Waarschuwingen beheren
- Geautoriseerde gebruikers kunnen workflows aanmaken en beheren – geen dure IT-werkzaamheden nodig
De OASIS Oplossing
OASIS werkte samen met de klant om een workflow-oplossing te ontwerpen o.b.v. hun documenttypes en verschillende afdelingen.
De inkomende post wordt beheerd via postbussen die zijn gekoppeld aan de verschillende werkstromen, waarvoor over-eengekomen verwerkingsregels gelden. De post wordt binnen de afgesproken termijnen ontvangen, gesorteerd, geopend, gecatalogiseerd, gedigitaliseerd en via Omnidox online beschikbaar gesteld aan de verschillende afdelingsteams.
De post wordt in elke fase van het proces gevolgd en geregistreerd om ervoor te zorgen dat aan strikte SLA’s wordt voldaan. Op de SLA’s vindt controle en rapportage plaats.
Zodra de post is gedigitaliseerd, wordt de routering ervan beheerd via intelligente workflow- en robotprocesautomatiseringen, waarbij bepaalde workflows, zoals de crediteurenadministratie en het vooraf ver-werken van documenten aan de hand van een reeks vooraf vastgestelde regels. Voor documenten die aan de voorschriften voldoen, zoals facturen met overeenstemmende PO en leverancier, wordt de factuur rechtstreeks als datafeed aan het boekhoudsysteem geleverd, zodat geen menselijke tussenkomst meer nodig is.
Fysieke documenten worden veilig vernietigd, met een vernietigingscertificaat voor de klant. Tegelijkertijd worden de digitale records bewaard op basis van overeengekomen bewaarschema’s.
Neem contact met ons op
E-mail: info@oasisgroup.com
Nederland: +31 (0)30 247 0789
België: +32 (0)14 41 2777
Klik op deze link en download de Referentiecase: Digitale Postkamer – Openbare Sector