Over Ons

Bij OASIS Group leveren wij end-to-end archief- en informatiebeheerdiensten aan klanten in heel Europa.

Onze deskundige teamleden, in combinatie met onze bekroonde Omnidox-suite, bieden onze klanten de beste procesautomatisering in de sector.

Door processen voor specifieke backoffice-functies te automatiseren en stroomlijnen, helpen wij klanten middelen vrij te maken en de operationele efficiëntie binnen hun organisatie te verhogen.

Onze experts helpen u de juiste oplossing te vinden, ongeacht waar u zich bevindt in uw digitale transformatieproces.

Overzicht

Na een snelle terugval in de reisindustrie, en met name in de luchtvaart, besloot een grote vliegmaatschappij de mogelijkheden voor het uitbesteden van bedrijfsprocessen te onderzoeken.

De vaste kosten wegens het in dienst hebben van een groot aantal arbeidskrachten bemoeilijkten de aanpassing aan de nieuwe economische situatie. Daarentegen geeft uitbesteding meer flexibiliteit om het personeelsbestand uit te breiden en in te krimpen afhankelijk van de interne en externe vereisten. Dit maakt voortdurende groei mogelijk zonder dat de kostenbasis onevenredig toeneemt.

De overstap naar uitbesteding werd een uitgesproken strategische doelstelling voor de vliegmaatschappij, die op het hoogste niveau van het bedrijf werd gesteund. Met de steun van de directie kon de projectleider bij de vliegmaatschappij alle uitbestedingsmogelijkheden verkennen die de vliegmaatschappij konden ondersteunen bij het bereiken van haar doelstellingen.

OASIS heeft aantoonbare ervaring met meerdere uitbestede processen en levert al een aantal jaren scanningdiensten aan de vliegmaatschappij. Daarom werd OASIS geselecteerd om een reeks belangrijke front-end uitbestede diensten te leveren.

De Vereisten

  • Flexibiliteit om het personeelsbestand snel uit te breiden en in te krimpen afhankelijk van de interne en externe vereisten
  • Verwerking van documenten en gegevens op dezelfde dag
  • Digitaal archief op lange termijn
  • Verwerking en opslag van digitale records in verschillende bestandstypen
  • Geavanceerd scannen en gegevens vastleggen
  • Geautomatiseerde workflow functionaliteit
  • Digitaal beheer van werkschema’s
  • Verzameling van fysieke records op dezelfde dag, zoals vluchtrapporten van cabinepersoneel
  • Geautomatiseerde oplossing voor crediteuren-administratie
  • Managementinformatie en rapportage

Omnidox

Omnidox is ons meermaals bekroonde cloud-based digitale document- en archiefmanagementsysteem. 24/7 toegang tot uw informatie, waar ter wereld u zich ook bevindt.

  • Zeer veilig
  • Altijd en overal toegankelijk
  • Krachtige zoek- en opvraagfuncties
  • Volledige gebruikerscontrole op audits
  • Rol- en gebruikergebaseerde machtigingen
  • Integratie mogelijk met diverse bedrijfs-systemen (zoals CRM en ERP)
  • Georganiseerde bestandsstructuren
  • Maak controle op documentniveau mogelijk, zoals het instellen van bewaartermijnen of het toewijzen van taken
  • Waarschuwingen beheren
  • Geautoriseerde gebruikers kunnen work-flows aanmaken en beheren – geen dure IT-werkzaamheden nodig

De OASIS Oplossing

Het projectteam, geleid door een project-manager van de OASIS Group en de Category Manager van de vliegmaatschappij,organiseerde een aantal kick-off vergade-ringen om inzicht te krijgen in de bestaande handmatige processen.

Een aantal gebieden werden onmiddellijk geïdentificeerd als potentieel uit te besteden, waaronder inkomstenboekhouding, verwer-king van vrachtbrieven, gegevensverwerking en invoer van door het cabinepersoneel gegenereerde rapporten.

Aangezien verschillende afdelingen toegang tot documenten en gegevens nodig hadden, werden de workflows en toegangscontroles in een technische specificatie uitgewerkt. Omnidox werd geconfigureerd volgens de behoeften van de klant, met toegangsbeperkingen op zowel map- als documentniveau.

Het scannen en de daarmee samenhangende gegevensvastlegging zijn zowel uit het oogpunt van proceskwaliteit als uit operationeel oogpunt zeer belangrijk. Via automatische classificatie worden documenten toegewezen aan de juiste workflow en werkschema’s.

Het grootste rendement voor de vliegmaat-schappij is voortgekomen uit het automatiseren van het proces binnen de crediteurenadministratie. Facturen worden ontvangen in een gegevensverwerkingscentrum van OASIS, waar ze worden voorbereid, gescand en de gegevens worden afgestemd op de inkoopordergegevens van de vliegmaatschappij, zodat geautomatiseerde betalingen of uitzonderingsprocessen in gang kunnen worden gezet. Dankzij de succesvolle uitrol in de hele groep worden er dagelijks 4.000 facturen verwerkt.

Neem contact met ons op

E-mail: info@oasisgroup.com

Nederland: +31 (0)30 247 0789
België: +32 (0)14 41 2777

Klik op deze link en download de Referentiecase: Uitbesteding van Bedrijfsprocessen – Vliegmaatschappij