Uw bedrijf wordt waarschijnlijk overspoeld met documenten op kantoor. Veel organisaties worstelen met de vraag hoe ze documenten, dossiers en ander noodzakelijk papierwerk kunnen bewaren op een veilige maar toegankelijke manier, zonder dat dit veel kantoorruimte in beslag neemt. Gelukkig biedt het opslaan van documenten in een externe faciliteit verschillende voordelen zoals het verlagen van de kosten van uw archiefbeheer.
Er zijn verschillende manieren om documenten op te slaan, afhankelijk van het type document en hoe vaak het nodig is om het te raadplegen. Hier volgen enkele opties:
- Externe archiefopslag: Als u veel dossiers hebt die u voor langere tijd moet bewaren, kunt u overwegen gebruik te maken van externe archiefopslag. Op die manier beschikt u over beveiligde opslagfaciliteiten met klimaatbeheersing, brandbestrijdingssystemen en 24/7 bewaking. Hiervoor wordt een maandelijks bedrag in rekening gebracht op basis van het volume archief dat u wilt opslaan.
- Cloudopslag: Diensten voor cloudopslag maken het mogelijk bestanden op een rendabele manier digitaal op te slaan. Deze diensten bieden een bepaalde hoeveelheid opslagruimte aan en brengen een kleine vergoeding in rekening voor extra opslagruimte.
- Online back-up diensten: Er zijn verschillende online back-up diensten waarmee u een back-up van uw dossiers kunt maken op een veilige online server. Deze diensten brengen een maandelijks bedrag in rekening op basis van de hoeveelheid gegevens waarvan u een back-up wilt maken.
- Externe harde schijven: Met externe harde schijven kunt u grote hoeveelheden gegevens voordelig opslaan. U kunt voor een redelijke prijs een externe harde schijf kopen met meerdere terabytes aan opslagruimte.
- USB sticks: De USB stick is een klein handzaam medium om gegevens op te slaan. Ze zijn betaalbaar en verkrijgbaar in verschillende maten, variërend van een paar gigabytes tot meerdere terabytes.
Het is essentieel om te onthouden dat de kosten weliswaar een belangrijke overweging zijn, maar dat het even belangrijk is om prioriteit te geven aan veiligheid en toegankelijkheid bij het kiezen van een partner voor archiefbeheer.
Bij OASIS Group bieden we veilige, betaalbare en uitgebreide diensten op het gebied van archief- en informatiebeheer. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over onze externe archiefoplossingen.
Over de auteur
In mijn functie als Group Marketing Manager werk ik nauw samen met de teams van Product, Sales en Marketing om een resultaatgericht marketingprogramma te ontwikkelen en uit te voeren in alle landen van de groep.
In deze rol ben ik verantwoordelijk voor het ontwikkelen, implementeren en uitvoeren van strategische marketingplannen voor de energiesector om potentiële klanten aan te trekken en bestaande klanten te behouden.