Helping Our Healthcare Clients: Robust, Reliable and Cost Effective Information Management Solutions for the NHS
- File Type: pdf
- File Size: 265.22 KB
Als langetermijnpartner van verschillende zorginstellingen, waaronder ziekenhuizen en huisartsenpraktijken, GGZ instellingen, Jeugdzorg, etc. hebben wij betrouwbare en kosteneffectieve oplossingen ontwikkeld.
Wij beschikken over een uitgebreide reeks oplossingen ter ondersteuning van onze klanten die werkzaam zijn in de gezondheidszorg; gebaseerd op best practices. Deze bestaan o.a. uit digitaal informatiebeheer, scannen van medische dossiers, opslag röntgendossiers, beheer van fysieke medische dossiers en vernietiging van vertrouwelijke informatie.
Krijg het vertrouwen met een archiefbeheersdienst die is ontworpen voor huisartsenpraktijken, ziekenhuizen, klinieken en verzorgingshuizen. Onze service helpt de decennialange bewaartermijnen van sommige patiëntendossiers in evenwicht te brengen en geeft directe toegang aan bevoegde instanties.
Het leveren van optimale zorg en het waarborgen van de privacy van patiënten zijn van oudsher belangrijke speerpunten voor zorgaanbieders. OASIS stelt samen met ziekenhuizen, medische centra, onafhankelijke artsenmaatschappen en verzekeraars efficiënte archief- en informatiebeheerprogramma’s op die kosten verlagen en patiënten helpen hun zorginformatie te beheren.
OASIS laat al haar medewerkers een uitgebreide training volgen om er zeker van te zijn dat zij op de juiste wijze omgaan met zorggegevens. OASIS heeft standaard werkprocedures opgesteld voor alle archief- en informatiebeheerprogramma’s om de zorg te helpen bij de naleving van veiligheids- en privacyvoorschriften. Het senior management van OASIS werkt actief samen met de internationale organisatie voor archiefbeheer PRISM. Samen ontwikkelen we branchespecifieke best practices als antwoord op de steeds veranderende eisen die worden gesteld aan het beheer van zorginformatie.
OASIS heeft diensten en technologieën ontwikkeld voor de gezondheidszorg zodat organisaties meer controle over de eigen organisatiegegevens en de medische patiëntgegevens hebben. In een tijd waarin ziekenhuizen en artsen steeds vaker overstappen op digitale medische dossiers, wordt OASIS een belangrijke partner met zijn uitgebreide scala aan digitale en webgebaseerde oplossingen voor documentbeheer.
Om uw medische dossiers digitaal aan te leveren (middels scannen on demand of bulkscannen) heeft OASIS directe koppelingen met diverse leveranciers zoals Chipsoft (HIX), Epic, Nexus, Cerner/SAP, etc. Middels deze koppelingen en beveiligd internet (VPN-connectie) wordt uw data volledig veilig overgebracht.
Naast de opslag van medische dossiers beschikt OASIS over speciaal hiervoor ingerichte opslagruimten om uw pathologiearchief te beheren.
We hebben alle kennis in huis waardoor de opslag van de blokjes met weefsel en de glaasjes (coupes) optimaal beheerd worden. Dit scheelt u tijd en geld. Ook het opvragen en leveren van deze blokjes en glaasjes gebeurd geheel in eigen beheer. OASIS heeft hiervoor speciale archiefdozen en -karren ontwikkeld ten behoeve van het transport en mag diverse pathologieafdelingen in Nederland tot z’n klanten rekenen.
Geoutsourcet archiefbeheer
Bewaar vertrouwelijke bestanden en documenten op een beveiligde locatie met eenvoudige opvraagmogelijkheden en scan-on-demand-diensten.
Veiligheidspersoneel vernietigt op veilige wijze onnodige documenten. Dit wordt bevestigd met een vernietigingscertificaat.
Verwijder archiefkasten en betaal niet langer voor opslagruimte dankzij onze snelle bulkscanservice voor grote volumes.
Gedigitaliseerde gegevens binnen handbereik, met minimale rompslomp en maximale veiligheid.
Vermijd de vertragingen en fouten van postverzending en profiteer van perfecte postverwerking.
Uitbesteedde opslag bij u in de buurt voor documenten die gegarandeerd veilig en toch makkelijk in te zien zijn.
Opslag van tape en de mediakluis
Een speciale service om magneetbanden en andere media te beschermen en eenvoudig toegankelijk te houden voor herstel na een ramp.
Geoutsourcet archiefbeheer
Bespaar kosten door ruimte vrij te maken om te verkopen of te hergebruiken. Strikte bewaartermijnprocedures zorgen ervoor dat u nooit betaalt om oud papier op te slaan.
Verwijder archiefkasten en betaal niet langer voor opslagruimte dankzij onze snelle bulkscanservice voor grote volumes.
Robotische procesautomatisering
Implementeer RPA in al uw informatiebeheerworkflows om kosten te verlagen en de productiviteit te verhogen.
Maak uw recordsbeheer modern en profiteer van snellere, schaalbare en nauwkeurigere resultaten.
Vergeet de vertragingen en fouten van gewone post en kies voor een perfecte nabewerking, of het nu gaat om eenmalige mailings of uw volledige correspondentie.
Converteer papieren documentbibliotheken naar geïndexeerde, doorzoekbare digitale bestanden om de efficiëntie en samenwerking te vergroten.
Gedigitaliseerde gegevens binnen handbereik, geïntegreerd met uw interne archiefbeheersystemen.
Robotische procesautomatisering
Implementeer RPA in al uw informatiebeheerworkflows om kosten te verlagen en de productiviteit te verhogen.
Maak uw archiefsbeheer modern en profiteer van snellere, schaalbare en nauwkeurigere resultaten.
Geoutsourcet archiefbeheer
Houd de bewaartermijnen bij met onze strikte governanceprocedures, zodat documenten niet langer worden bewaard dan nodig is of te vroeg worden vernietigd.
Vertrouwelijke documenten worden vernietigd door veiligheidsmedewerkers en bevestigd met een vernietigingscertificaat.
Bespaar op kopieerkosten met onze snelle en veilige scanservice voor uw papieren documenten.
Uitbestede opslag bij u in de buurt voor vertrouwelijke of gevoelige documenten die 100% veilig en eenvoudig te vinden zijn.
Er worden grote hoeveelheden papier verwerkt, zodat uw team sneller op verzoeken kan reageren.
Gedigitaliseerde gegevens binnen handbereik, met minimale rompslomp en maximale veiligheid.
Uw vertrouwelijke materiaal wordt vernietigd door veiligheidscontroleurs. Dit wordt bevestigd met een vernietigingscertificaat.
Antwoorden op veelgestelde vragen over archiefbeheer bij woningcorporaties met OASIS.
Worden onze gegevens veilig beheerd in overeenstemming met alle wettelijke vereisten?
Wij zijn de grootste particuliere informatiebeheerprovider in Europa. Elk jaar scannen we meer dan 204 miljoen items. Meer dan 115 miljoen archiefdozen en bestanden met barcodes worden opgeslagen in onze beveiligde en moderne faciliteiten in het hele land. Wij beschikken over de relevante ISO-certificeringen voor kwaliteits-, milieu- en informatiebeveiligingsbeheer en Cyber Essentials Plus. Wij zijn gecertificeerd naar normen met betrekking tot veilige vernietiging van vertrouwelijk materiaal, werken volgens de wettelijke toelaatbaarheid van elektronische informatie, screenen onze mensen die in een beveiligde omgeving werken en dragen bij aan behoud en verzorging van archiefbibliotheekcollecties. Onze kluisopslag wordt bewaakt met 24/7 videobewaking, toetsenbordbediening en biometrische vingerafdrukscanners. Onze faciliteiten zijn beveiligd met ultramoderne veiligheidsvoorzieningen, waaronder VESDA (Very Early Smoke Detection Apparatus) alarmen. Uw gegevens worden vervoerd in een speciaal beveiligd voertuig middels GPS. Waardoor wij op ieder moment de exacte locatie van al onze OASIS-voertuigen kunnen bepalen.
Begrijpt u de complexiteit van informatiebeheer in de gezondheidszorg?
Praktijk- en servicemanagers die met OASIS werken, vertellen ons dat ze onder andere de praktische insteek van onze accountmanagers zo waarderen. Ons team is zeer ervaren in het beheer van medische dossiers, met soms wel tientallen jaren ervaring. We brengen die kennis in programma’s die kosten, efficiëntie, naleving en de verschuiving naar digitalisering in evenwicht brengen. We beheren audits op locatie en bieden managementrapportages voor uw leidinggevenden. Toegang tot uw informatie is eenvoudig via ons selfservice online systeem – in tegenstelling tot sommige leveranciers maken we geen gebruik van callcenters. Wat het probleem ook is waar u mee worstelt, de kans is groot dat we het al eens eerder hebben gezien en opgelost.
Hoe maken jullie onze archiefopslag zo slank en kosteneffectief mogelijk?
Beperkingen in de overheidsuitgaven betekenen dat kostenbesparing altijd een prioriteit is. Maar sommige zorgaanbieders bewaren documenten langer dan de periode die vereist is voor naleving: in feite betalen ze uitbestede leveranciers om afval op te slaan in beveiligde high-tech gebouwen. Wij hanteren een proactieve benadering van documentbeheer: we werken aan audits, catalogisering en retentietrackingstrategieën om onnodig papier voor u te identificeren en veilig te vernietigen. En als specialist in informatiebeheer helpen we met alle aspecten van opslag, scannen en vernietigen van backofficegegevens en patiëntendossiers. Eén enkele leverancier die uw efficiëntie verhoogt en de tijd dat u besteedt aan het beheren, minimaliseert.
Als onze gescande documenten in een juridisch proces gebruikt zouden moeten worden, zouden ze dan toegelaten worden?
Om te bewijzen dat een digitaal bestand een waarheidsgetrouwe weergave is van een papieren exemplaar, moet het zijn gescand in een ruimte die valt onder BS 10008. Sommige leveranciers verwijzen mogelijk naar deze Britse norm, maar hebben de certificering niet op de locatie waar de digitalisering plaatsvindt. Dat is een groot probleem als u een document in een rechtszaak moet gebruiken en het origineel is vernietigd om ruimte vrij te maken. Alle OASIS-scanlocaties vallen onder BS 10008.
Worden onze documenten in de buurt opgeslagen om de uitstoot te minimaliseren en ze snel toegankelijk te maken?
We hebben 70+ locaties in zes landen, waaronder zo’n 15 in Nederland en België. Bestanden (hardcopy of gescand) zijn binnen handbereik alsof uw documenten nog op locatie zijn – service-opties variëren van 48 uur tot minder dan 4 uur. Noodlevering is 24/7 beschikbaar via ons team van beveiligingsmedewerkers.
Hoe kunt u ons proces voor het reageren op een verzoek om inzage in persoonsgegevens (SAR) verbeteren?
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) stelt dat wanneer een individu een kopie van zijn persoonlijke gegevens aanvraagt, er binnen een maand op gereageerd moet worden. Als de gegevens tientallen jaren oud zijn, of slecht gecategoriseerd, kan het opsporen ervan tijdrovend en stressvol zijn voor uw personeel. Vertragingen zijn schadelijk vanuit een reputatie- en financieel oogpunt en kunnen stressvol zijn voor het individu. Wij werken samen met zorgverleners om documenten te indexeren, catalogiseren en veilig op te slaan – gescand of op papier – waardoor zoeken en ophalen snel en eenvoudig is. Wij bieden ook ‘lift the lid’-programma’s om handmatig oude archieven te inspecteren voor organisaties die niet zeker weten welke gegevens ze bevatten.
Hoe kunt u ons helpen onze milieudoelstellingen te behalen?
Als u duurzaamheid serieus neemt, heeft u partners nodig die dat ook doen. Onze vlaggenschip London Gateway-faciliteit beslaat ruim 10.000 m2 en is gebouwd volgens BREEAM ‘outstanding’-normen: ‘s werelds toonaangevende duurzaamheidsnorm voor gebouwen. In ons wagenpark met elektrische voertuigen vervoeren wij uw gegevens naar één van de meest duurzame magazijnen ooit gebouwd – met een verlaging van 40% in koolstofuitstoot. Energie-efficiëntie wordt bereikt middels fotovoltaïsche panelen, regenwateropvang, verbeterde thermische prestaties en luchtdichtheid van het gebouw. Tenslotte, wordt 95% van de gegenereerde afvalstoffen ter plaatse gerecycled.