Context
Een toonaangevend vermogensbeheerbedrijf besloot een digitale eerstebenadering toe te passen op hun informatie- en datamanagement. Zij implementeerden succesvol een branchespecifiek casemanagementsysteem, waardoor alle betrokken medewerkers, ongeacht locatie, toegang kregen tot relevante gegevens en zo een marktleidende service konden leveren aan hun cliënten.
Uitdaging
Met een jaarlijkse omzet van meer dan £15 miljoen en 75 medewerkers in het VK, beschikte het bedrijf over een fysiek archief van meer dan 1.000 dozen, met circa 15.000 documenten.
Na een afweging tussen interne digitalisering en het inschakelen van een gespecialiseerde, geaccrediteerde partner, werd gekozen voor uitbesteding. Er werd een businesscase opgesteld en OASIS werd ingeschakeld om een oplossing te bieden waarmee de historische informatie veilig gedigitaliseerd en geïntegreerd kon worden in het nieuwe systeem.
Oplossing
OASIS ontwierp een scansysteem dat niet alleen circa 50% goedkoper was dan de interne optie, maar dat ook metadata en afbeeldingen automatisch kon uploaden naar het nieuwe digitale casemanagementsysteem. De beveiliging werd verder versterkt door gegevensoverdracht via een versleutelde SFTP-omgeving.
Resultaat
Waardevolle cliëntinformatie werd succesvol gedigitaliseerd en geïntegreerd in het nieuwe informatiemanagementsysteem van de klant.
Dit maakte naadloze toegang mogelijk, verbeterde de ervaring van zowel medewerkers als cliënten, en gebeurde volledig in overeenstemming met de BS10008:2020-norm.
Door het project uit te besteden aan OASIS bespaarde de klant 50% van de verwachte interne kosten, werd het proces versneld en konden belangrijke serviceverbeteringen worden doorgevoerd. Medewerkers konden cliënten daardoor beter ondersteunen met rijke, waardevolle historische informatie.
