Door Sarah Vidgen, Chief People Officer – Oasis Group
Als er iets misgaat binnen uw organisatie, moet u daarvan op de hoogte zijn. Informatie over mogelijke fraude, gevaarlijke werkomstandigheden of wangedrag van medewerkers ontvangen, is echter cruciaal om uw bedrijf te beschermen én uw personeel te ondersteunen.
Daarnaast nemen de eisen rond klokkenluiden toe. Nieuwe wet- en regelgeving, boetes en vereisten op het gebied van onder andere gezondheid en veiligheid op de werkvloer, verhogen de druk om mechanismen voor goed bestuur te verbeteren. Organisaties hebben de verantwoordelijkheid om werknemers in staat te stellen illegale, onveilige, onethische of frauduleuze activiteiten te melden.
In de praktijk hebben organisaties vaak hooguit een telefonische meldlijn. Maar dit soort systemen bieden geen mogelijkheid tot anonimiteit. En ze bieden de persoon die het onderzoek uitvoert geen mogelijkheid om anonieme klokkenluiders op de hoogte te houden van de voortgang – waardoor het voor melders onzeker blijft of ze serieus genomen worden.
Als medewerkers zich niet comfortabel voelen om te melden wat ze gezien hebben, is dat voor niemand goed.
Als medewerkers worden tegengehouden door één van de volgende zorgen, is het tijd om uw klokkenluidersprocedure opnieuw te evalueren – zowel de organisatiecultuur als de systemen die u gebruikt.
Iedereen binnen uw organisatie moet weten wat uw klokkenluidersprocedures zijn en hoe ze een vertrouwelijke melding kunnen doen. Door een speciaal gebouwd digitaal klokkenluidersplatform te implementeren en actief onder de aandacht te brengen, maakt u het voor mensen gemakkelijk om kwesties anoniem of vertrouwelijk te melden.
Uw bereidheid als organisatie om het melden van zorgen zo eenvoudig mogelijk te maken, benadrukt transparantie en helpt vertrouwen op te bouwen.
Bedrijven zijn verplicht om klokkenluiders te beschermen en hun vertrouwelijkheid te waarborgen. Toch blijft er binnen veel organisaties scepsis bestaan. Medewerkers geloven niet dat interne systemen hun identiteit écht beschermen. Ze maken zich zorgen dat ze als onruststokers worden gezien, dat hun loopbaan daaronder lijdt of dat ze zich ongemakkelijk gaan voelen op de werkvloer.
Die angst moet allereerst cultureel worden aangepakt. Zelfs de meest geavanceerde klokkenluiderssoftware heeft geen effect als niet iedereen binnen de organisatie gelooft dat melden als positief wordt gezien, in plaats van als iets dat wordt afgeraden.
Vanuit systeemtechnisch oogpunt moeten medewerkers weten dat de meldingskanalen die ze gebruiken veilig en betrouwbaar zijn. Het is belangrijk om te kiezen voor een versleuteld softwareplatform waarin medewerkers volledig anoniem berichten kunnen versturen – en waarbij zelfs de softwareleverancier hen niet kan identificeren op basis van IP-adres of andere kenmerken. U moet via uw klokkenluidersplatform en ondersteunende procedures medewerkers ook de mogelijkheid bieden om, als zij dat willen, hun naam op te geven – met de garantie dat hun klacht vertrouwelijk wordt behandeld.
De verdenking dat hun melding niet serieus wordt genomen, zal medewerkers ervan weerhouden om informatie te delen. Nog erger: medewerkers doen een melding, maar die wordt genegeerd. Dat leidt tot een cultuur van onverschilligheid bij het aanpakken van problemen of het signaleren van wangedrag.
Onderzoeken moeten volgens een gestructureerde aanpak verlopen, met een duidelijk, goed gedocumenteerd proces. Klokkenluiders moeten op de hoogte worden gehouden van de voortgang van het onderzoek en van eventuele maatregelen die worden genomen. En precies daar kan software helpen: uw platform moet tweerichtingscommunicatie mogelijk maken – zelfs als de melder volledig anoniem blijft. Gedetailleerde rapportages kunnen ook managementteams laten zien waar zich patronen voordoen, en hoe goed én hoe snel meldingen worden afgehandeld.
Alleen al het feit dat u versleutelde klokkenluiderssoftware implementeert, is een krachtig signaal. Het laat zien dat u uw non-retaliatiebeleid (dat wil zeggen: klokkenluiders worden niet gestraft) serieus neemt. En het toont aan dat u oprecht wilt luisteren en medewerkers wilt ondersteunen.
Dit vergroot niet alleen de kans dat mensen ook daadwerkelijk melding doen – het maakt u ook aantrekkelijker als werkgever. Mensen willen nu eenmaal werken op een plek waar hun mening telt en waar ze zich veilig voelen.
Het gebruik van een digitaal klokkenluidersplatform helpt ook om de frictie in het proces weg te nemen, waardoor mensen sneller hun zorgen zullen delen. Het aanbieden van een app die toegankelijk is via mobiel én desktop, en beschikbaar in de moedertaal van de werknemer, zorgt ervoor dat er geen enkele barrière meer is.
Wanneer onethisch gedrag niet wordt aangepakt of zelfs genegeerd, raken medewerkers gedesillusioneerd en vervreemd van de organisatie. Bovendien kunnen zij hun vertrouwen verliezen in het leiderschap en in de inzet van het bedrijf op het gebied van het naleven van ethische waarden – wat leidt tot wantrouwen. Zoals elke senior manager weet: als onze mensen stil worden, moeten we ons zorgen gaan maken.
Zorg er daarom voor dat uw procedures goed zijn gedocumenteerd en dat uw digitale klokkenluidersplatform eenvoudig en intuïtief is. Zo moedigt u medewerkers aan om zich uit te spreken.
