- 30 | 09 | 2025
Oude kerstuitnodigingen. Verouderde brochures. Geprinte PowerPoint-presentaties uit 2017.
Als jouw organisatie lijkt op de gemiddelde, dan vind je in een snelle blik door bureaulades en archiefkasten waarschijnlijk al het bovenstaande – en nog veel meer.
Het bewaren van overbodig papier is één ding; ervoor betalen om het met een verhuisbedrijf naar een nieuwe locatie te verplaatsen is iets heel anders.
Sta je op het punt om te verhuizen naar een nieuw kantoor? Dan is dit hét moment om een paar eenvoudige stappen te zetten richting beter documentbeheer. Zo maak je je verhuizing niet alleen efficiënter en kosteneffectiever, maar leg je ook de basis voor een moderne manier van werken.
Toen woningcorporatie Trudo verhuisde, greep het team die kans aan om niet alleen hun kantoorruimte, maar ook hun documentprocessen te vernieuwen. Waarom niet hetzelfde doen? Gebruik je verhuizing of herinrichtingsproject als springplank om je archiefbeheer te moderniseren.
Of je nu vooral geld (en CO₂) wilt besparen op de korte termijn, of de algehele efficiëntie van je organisatie structureel wilt verbeteren – wij hebben de ideeën om je daarbij te helpen.
Het is nooit te vroeg om te inventariseren welke documenten je bewaart. Wij kunnen helpen bij het opstellen en uitvoeren van een plan om oude dossiers naar externe opslag te verplaatsen, waardevolle informatie te digitaliseren en onnodige documenten veilig te vernietigen.
We hebben samengewerkt met uiteenlopende organisaties – van advocatenkantoren tot huisartsenpraktijken – die na het opschonen van hun archieven konden verhuizen naar kleinere, goedkopere kantoorruimtes.
Heb je al een nieuw kantoor gevonden en een verhuisbedrijf ingehuurd? Dan is er nog steeds tijd om ervoor te zorgen dat je geen onnodig papier meesjouwt.
Je interne team heeft waarschijnlijk niet de capaciteit of technologie om duizenden documenten te beoordelen en te herstructureren – maar wij wel. Onze documentexperts kunnen je archief doorlopen vóór de verhuizing, en vervolgens de documenten veilig opslaan, scannen of vernietigen volgens de geldende wet- en regelgeving.
Belangrijke, vertrouwelijke en gevoelige documenten – of dossiers die je verplicht bent te bewaren – moeten in de juiste omgeving worden opgeslagen.
Een gespecialiseerde informatiebeheerpartner zoals OASIS Group beschikt over getrainde medewerkers, beveiligingscertificeringen en speciaal ingerichte faciliteiten om jouw archief veilig te bewaren. Zo bespaar je niet alleen ruimte in je nieuwe kantoor, maar voorkom je ook complianceproblemen.
En heb je later nog toegang tot bepaalde documenten nodig? Met onze scan-on-demand–service ontvang je binnen gemiddeld vier uur een digitale kopie.
Heb je niveau één afgerond? Gefeliciteerd! Je hebt je papieren archieven opgeschoond en voorkomt dat overbodige of verouderde documenten (ROT: redundant, obsolete, trivial) onnodig worden verhuisd. Bovendien zijn de documenten die wél meegaan, optimaal beschermd.
Tijd om door te pakken.
De beste tijd om over te stappen van papier naar digitaal was gisteren. Organisaties die minder afhankelijk zijn van papier, werken efficiënter samen, voldoen makkelijker aan regelgeving en verbeteren hun klantgerichtheid.
Toch kan het stimuleren van digitalisering lastig zijn – zeker als je te maken hebt met verouderde systemen of weerstand tegen verandering. Een verhuizing is daarom het ideale moment voor een frisse start.
Grootschalige digitalisering van papieren archieven bespaart niet alleen ruimte, maar creëert ook een fundament voor een slimmere manier van werken. Trudo digitaliseerde 100% van haar archief – goed voor 300 meter aan documenten – en medewerkers vinden nu binnen enkele seconden wat ze nodig hebben, in plaats van te zoeken in stoffige dozen.
“We willen dat collega’s altijd en overal toegang hebben tot de juiste informatie. Of je nu op kantoor bent of thuis werkt, je moet snel kunnen vinden wat je zoekt. Dat is de kern van dit project. Met OASIS verliep de digitalisering verrassend soepel.”
Winny Fast, Communicatieteam, Trudo
Zodra je archieven zijn gescand en digitaal toegankelijk zijn, is de volgende stap om ook nieuwe documenten te digitaliseren.
Wij kunnen papieren documenten die nog binnenkomen – zoals brieven of contracten – direct digitaliseren, en vervolgens de papieren versies opslaan of vernietigen. Zo groeit je archief mee zonder extra kantoorruimte in beslag te nemen.
Slimme keuzes maken over wat je wel of niet digitaliseert, heeft bovendien impact op zowel je CO₂-voetafdruk als je kosten. Wij werken samen met toonaangevende onderzoekers om best practices te ontwikkelen en klanten te ondersteunen bij digitale decarbonisatie.
Stel je voor dat al je gescande bestanden direct worden geïntegreerd in je bestaande SharePoint-omgeving, en dat ook andere systemen – zoals HR-platforms of CRM’s – eraan gekoppeld worden.
Dat is precies wat FileSmart doet: onze enterprise-grade add-on voor Microsoft 365. Het bestaat voor 80% uit SharePoint en voor 20% uit maatwerk – met extra functies zoals geavanceerde toegangsrechten, bewaartermijnen, controlemechanismen en een gebruiksvriendelijke interface.
Zo verbind je alle digitale informatie binnen je organisatie, zonder een nieuw extern EDRMS (electronic document and records management system) te hoeven aanschaffen. De IT-afdeling is blij, want de data blijft binnen jullie eigen omgeving, en de financieel directeur zal de gemiddelde kostenbesparing van 50% waarderen ten opzichte van traditionele EDRMS-oplossingen.
Wij werken met organisaties in heel Europa om hen te helpen slimmer, efficiënter en duurzamer te werken.
Praat met onze documentmanagementspecialisten over hoe je jouw data kunt opschonen en je organisatie een frisse start kunt geven – in je nieuwe kantoor én daarbuiten.
