Context
Een Europese bank had behoefte aan het uitbesteden van hun archiefbeheerprocessen: het veilig opslaan en ophalen van vertrouwelijke documenten, het grootschalig digitaliseren van financiële dossiers en het blijvend verwerken van inkomende en uitgaande documentatie.
Uitdaging
De klant beschikte over een omvangrijk historisch archief met papieren documenten — waarvan veel vertrouwelijk of gevoelig was vanwege de financiële aard.
De bank wilde deze documenten overbrengen naar een moderne, efficiënte faciliteit, waar zowel de bestaande fysieke informatie als nieuwe digitale dossiers veilig opgeslagen konden worden, met inachtneming van bewaartermijnen en vernietigingsregels voor naleving van regelgeving.
Oplossing
OASIS leverde een volledige opslag- en beheeroplossing – inclusief indexering, scannen op aanvraag en registratie.
De oplossing kan omgaan met een grote variatie aan werkstromen en stroomlijnt de samenwerking tussen medewerkers door een op maat gemaakte elektronische registratiefunctie, waarmee informatie direct aan het dossier wordt toegevoegd.
Daarnaast verzorgden wij een end-to-end postkamerservice, waarbij alle inkomende, uitgaande en interne post wordt verwerkt.
Resultaat
Informatie wordt nu veilig opgeslagen en fysieke documenten kunnen efficiënt opgevraagd en naar meerdere locaties verstuurd worden.
De teams van de bank kunnen op afstand samenwerken aan één document, wat de samenwerking verbetert en de responstijden richting klanten verkort.
Papieren documenten worden veilig bewaard in moderne faciliteiten en kunnen, volgens vastgestelde bewaartermijnen, verantwoord en veilig worden vernietigd, zodat de regelgeving wordt nageleefd en onnodige kosten worden vermeden.
Dankzij de postkamerservices worden alle inkomende en uitgaande documenten en correspondentie geregistreerd, doorgestuurd en gevolgd – wat fouten vermindert en de klantenservice verbetert met traceerbare systemen die efficiëntie combineren met kostenbeheersing.
