Context
Een regionale overheid onderging een strategische herstructurering met als doel zich te richten op een duurzamere agenda – groei, klimaatverandering, inclusiviteit en een digitale eerst benadering. Samenwerking en nieuwe werkvormen tussen partners, afdelingen en gemeenschappen stonden centraal in hun doelstellingen.
Uitdaging
Een van de prioriteiten was het creëren van een gemakkelijk toegankelijk digitaal archief voor bouwdossiers, waarbij twee aparte opslagprocessen moesten worden samengevoegd.
Het was essentieel dat bepaalde onderdelen van de dossiers werden geanonimiseerd en dat het project volledig voldeed aan de regelgeving voor gegevensbescherming.
Oplossing
OASIS ontwikkelde een oplossing waarbij meer dan 1 km aan papieren documenten werd gescand, gedigitaliseerd en gecatalogiseerd. Vervolgens werd een digitaal beheersysteem opgezet dat gericht selectieve anonimisatie toepaste, terwijl transparantie en openheid behouden bleven.
Documenten werden gescand met behulp van OCR-technologie, waarbij gegevens automatisch werden geüpload naar de juiste formulieren en databases. Informatie werd geanonimiseerd en onderworpen aan een reeks grondige controles om de robuustheid van de anonimiteit en de naleving van de regelgeving te waarborgen.
Resultaat
Het nieuwe systeem leidde tot aanzienlijke verbeteringen in de toegankelijkheid en realiseerde substantiële kostenbesparingen door lagere opslag- en opvraagkosten. Interne processen werden versneld. Dankzij de veilige openbaarmaking van gegevens via selectieve anonimisatie kon de lokale overheid een goede balans bewaren tussen het bieden van toegang tot informatie en het strikt naleven van de regelgeving.
