Kerry Blinston over waarom het opruimen van oude data cruciaal is voor effectief informatiemanagement

Geschreven door Kerry Blinston, Directeur Operationele Strategie Operaties, Oasis Groep

Een goed gestructureerde informatiemanagementstrategie draait niet alleen om het helpen van klanten bij het opslaan van data; het gaat ook om hen begeleiden in wat ze moeten bewaren en, nog belangrijker, wat ze kunnen loslaten.

Maar hoe helpen we klanten om afstand te doen van de veiligheidsdeken van overtollige data — en waarom zouden ze dat doen?

1. Veiligheid eerst: Hoe minder je hebt, hoe veiliger je bent

We zijn allang voorbij het tijdperk van wachtwoorden op post-its geplakt aan beeldschermen. Toch geldt nog steeds: hoe geavanceerd je beveiligingssystemen ook zijn, zodra informatie wordt opgeslagen — fysiek of digitaal — wordt die kwetsbaar.

De meest veilige data? Dat is data die je niet meer hebt.
Data die niet meer nodig is en veilig wordt vernietigd — fysiek door versnippering of digitaal door verwijdering — kan niet worden gehackt, gelekt of per ongeluk blootgesteld.
Klanten aanmoedigen om overbodige informatie te verwijderen, is een van de beste manieren om hun veiligheid te verbeteren.

2. Opruimen: Vermijden van duplicaten en overbodige informatie

Iedereen begrijpt dat bepaalde data bewaard moet blijven voor wet- en regelgeving, juridische of bedrijfscompliance. Maar eerlijk is eerlijk — de meeste organisaties bewaren enorme hoeveelheden overbodige informatie.
Het is alsof je oude kledingstukken bewaart die je ooit mooi vond, maar nooit meer draagt.

Vaak slaan klanten meerdere versies van dezelfde informatie op, in verschillende formaten, waarbij verschillende afdelingen steeds opnieuw dezelfde gegevens opvragen.

3. Efficiëntie en kosten: De prijs van vasthouden

Meer data betekent niet altijd betere data.
Het bewaren van overtollige informatie maakt het juist moeilijker om de echt belangrijke gegevens terug te vinden.
Zonder zorgvuldig bijgehouden metadata is het zoeken naar die ene essentiële dataset als zoeken naar een speld in een hooiberg — waarbij een groot deel van die hooiberg volledig irrelevant is.

Bovendien, wanneer data ongeordend wordt opgeslagen zonder structuur of metadata, ontstaat er een oceaan aan informatie die weinig waarde toevoegt, de opslagkosten verhoogt, de efficiëntie verlaagt en zelfs negatieve impact heeft op het milieu.
Overmatige dataretentie kan ook leiden tot verborgen pockets van cruciale of waardevolle data, wat retrieval en juridische disclosureprocessen aanzienlijk bemoeilijkt.

4. Tijd om los te laten: Naar een gestroomlijnde informatiestrategie

De oplossing is helder: klanten helpen hun databeheer te vereenvoudigen door middel van catalogisering, het opbouwen van metadata, regelmatige audits en het stimuleren van de vernietiging van overbodige informatie.
Door zich te richten op wat echt essentieel is en de rest los te laten, kunnen bedrijven risico’s verminderen, de efficiëntie verbeteren en kosten besparen.

Een proactieve, veilige aanpak van datamanagement — inclusief scannen en digitaliseren voor betere toegankelijkheid en het toepassen van passende bewaartermijnen — voorkomt dat organisaties verdrinken in overtollige informatie.
Een rommelige dataomgeving dient niemand en kan je organisatie zelfs schaden.

De waarde van een moderne informatiestrategie zit niet alleen in wat we klanten helpen opslaan, maar vooral ook in wat we hen veilig helpen vernietigen.