Context
Een huisartsenpraktijk met 12.500 patiënten en een volledig team, waaronder acht partners, praktijkverpleegkundigen, zorgassistenten en een drukke receptie, had dringend behoefte aan meer ruimte.
De partners overwegen opties zoals het bouwen van een aanbouw om de Lloyd George-dossiers onder te brengen, maar dit bleek kostbaar en inefficiënt.
Uitdaging
De toegang tot spreekkamers was beperkt door de indeling van het gebouw, wat zowel de toegankelijkheid voor patiënten als het gebruik van bepaalde spreekkamers bemoeilijkte.
De opslagruimte zat vol, waardoor het raadplegen van patiëntendossiers vertraging opliep. Dit probleem werd verergerd door een toestroom van nieuwe patiëntendossiers, die vaak omvangrijker waren dan gemiddeld vanwege grote hoeveelheden geprinte gegevens afkomstig van eerdere praktijken.
Het idee om de opslag van patiëntendossiers uit te besteden was een moeilijke beslissing, aangezien vertrouwelijkheid en veiligheid absolute prioriteit hadden.
Oplossing
De huisartsenpraktijk koos voor OASIS om het fysieke dossierbeheer effectiever te organiseren.
De dossiers werden opgeslagen in een van onze beveiligde opslagfaciliteiten, die voldoen aan de hoogste normen en volledig gecertificeerd zijn volgens ISO- en IG-accreditatie-eisen, met de garantie dat dossiers snel en eenvoudig konden worden teruggehaald.
Wij leverden een scan-on-demand-service, waarbij we dagelijks leveringsbonnen van de praktijk ophaalden, digitaliseerden en via een beveiligd portaal beschikbaar stelden.
Resultaat
De huisartsenpraktijk stapte snel over op het nieuwe archiefbeheersysteem, waardoor de eerder bezette opslagruimte kon worden omgebouwd tot een nieuw kantoor voor medisch secretaresses, een extra spreekkamer voor een verpleegkundig specialist en de installatie van een patiëntenlift om de toegankelijkheidsproblemen op te lossen.
De scan-on-demand-service zorgde niet alleen voor een efficiëntere werkwijze voor het personeel en een betere ervaring voor patiënten, maar leverde ook aanzienlijke kostenbesparingen op door minder gebruik van kopieën.
Al met al heeft het project geleid tot verbeterde veiligheid, snellere toegang tot dossiers en – het belangrijkste – een verbetering van de patiëntenzorg binnen de praktijk.
