- 29 | 04 | 2025
Geschreven door Andy Butcher, directeur digitale strategie en klantrelaties.
In de juridische sector lijken alle wegen te leiden naar documenten. Net als bij financiële instellingen is het vinden van de juiste informatie op een soepele, eenvoudige en efficiënte manier een hoeksteen van succes, maar de combinatie van naleving en regelgeving betekent vaak dat de aanpak van informatie- of databeheer omslachtig wordt.
Maar dat hoeft niet zo te zijn. De juiste aanpak kan de manier waarop je samenwerkt tussen teams transformeren, informatie tijdig beschikbaar stellen en tegelijkertijd kosten besparen. En met toenemend flexibel werken, hogere verwachtingen rond samenwerking en steeds strengere regelgeving en compliance, wordt de manier waarop je informatie opslaat, opent en deelt steeds meer een katalysator voor concurrentievoordeel.
Allereerst is het belangrijk dat je systeem is ontworpen door mensen die dit werk dagelijks doen – waarmee ik bedoel: mensen met een solide begrip van de valkuilen, risico’s en beperkingen die horen bij het werken met gevoelige informatie.
De principes die de investering in je documentbeheersysteem aansturen zijn vervolgens zo belangrijk dat ze kunnen worden onderverdeeld in drie categorieën – efficiëntie, samenwerking en compliance.
Efficiëntie verhogen
In deze sector is kennis macht en bewijs koning. De mogelijkheid om belangrijke documenten eenvoudig en tijdig te kunnen openen is essentieel, en het niet kunnen doen brengt een echt risico voor je merk met zich mee. Het ontwerpen en vervolgens beheren van het juiste type IMS/DMS in deze omgeving is een balans tussen het benutten van de nieuwste technologie en tegelijkertijd zorgen dat het beheer van fysieke documenten goed samenwerkt met de digitale tegenhanger. Dit stelt je in staat je behoeften te triageren – wat moet je vaak en snel kunnen openen, wat kan wachten, wat moet op papier bewaard blijven voor regelgeving en zelfs wat vernietigd mag worden.
Het mogelijk maken van samenwerking
We weten allemaal dat er steeds grotere verwachtingen zijn dat individuen samenwerken – terwijl ze tegelijkertijd teams beheren die vaak flexibel of op afstand werken en zich op verschillende locaties bevinden. We zijn steeds meer gewend dit te doen via digitale platforms, maar het is net zo belangrijk dat je kunt samenwerken aan legacy-documenten die op papier blijven bestaan. Hier kan scan on demand van levensbelang zijn – het stelt je in staat het fysieke om te zetten in het digitale, dit veilig te delen tussen locaties en dit alles te beheren zonder waardevolle werknemerstijd in te leveren.
Volgens de eisen
Versiebeheer, het bijhouden van toegang en informatiebeveiliging zijn belangrijke factoren in elk DMS, maar in deze sector kunnen de gevolgen van het onjuist beheren van data aanzienlijk zijn; het verliezen van klanten, financiële sancties, reputatieschade om er maar een paar te noemen. Een robuust systeem stelt je in staat bij te houden en te controleren wie wanneer toegang heeft gehad, vertrouwelijkheid te behouden en de integriteit van je informatie te waarborgen. Dit geldt ongeacht of je gegevens zich in een kartonnen doos bevinden of in het meest geavanceerde digitale systeem.
De waarheid is dat, om meerdere redenen, er een toenemende druk zal zijn om juridische documenten en werkmethodes te digitaliseren – maar de nalatenschap van honderden jaren aan papieren documenten kan niet worden genegeerd – en elke aanpak moet zowel het oude omarmen als het nieuwe verwelkomen.
Samenvattend: het is van cruciaal belang om deze aspecten te overwegen en hoe ze fundamenteel de kernbeslissingen ondersteunen die worden genomen bij het implementeren van de beste strategieën voor documentbeheer. Het uitbesteden van zowel fysiek als digitaal informatiemanagement wordt vaak gezien als ‘de beste keuze’. Overweeg je langetermijnstrategie voor het beheren van alle bestaande data-assets. Hoe sluit dit aan bij je digitale transformatie? En welke aanpak levert de meeste waarde op voor je organisatie én je cliënten?
