Door Sarah Vidgen, Chief People Officer – Oasis Group
De EU-klokkenluidersrichtlijn schrijft voor dat elk EU-bedrijf met meer dan 50 werknemers een mechanisme moet hebben waarmee medewerkers op veilige wijze zorgen, incidenten of vermoedens kunnen melden die zij ervaren of hebben waargenomen. Britse bedrijven zijn verplicht om ‘klokkenluiders’ op vergelijkbare wijze te beschermen onder de Public Interest Disclosure Act 1998.
Anonimiteit en/of vertrouwelijkheid zijn essentieel om te zorgen dat uw werknemers zich in staat – en veilig – voelen om dergelijke zorgen te melden. Veel informatiesystemen falen op dit aspect en stellen werknemers bloot aan onredelijke risico’s. Of zorgen voor angst dat klokkenluiden risico’s met zich meebrengt.
Allereerst is het belangrijk om onderscheid te maken tussen vertrouwelijk en anoniem. En waarom dat zo belangrijk is.
Anoniem klokkenluiden betekent mogelijk wangedrag aan een werkgever of een externe instantie of persoon melden zonder persoonlijke informatie te verstrekken, zodat individuen volledig anoniem blijven. Sommige bedrijven voelen zich ongemakkelijk bij volledige anonimiteit. In een wereld waarin van ons wordt gevraagd verantwoording af te leggen, hebben we vaak het gevoel dat anonimiteit het vermogen van de organisatie vermindert om het onderzoek volledig op te volgen en uit te voeren. Deze zorg is niet terecht, maar wordt wel vaak zo ervaren omdat het een kwestie is van “wie A zegt, moet ook B zeggen” door zich bekend te maken.
Beschermd vertrouwelijk melden maakt regelmatig contact mogelijk terwijl het nog steeds een hoog niveau van bescherming biedt aan de melder. Het vereist dat organisaties solide, technische en op mensen gerichte processen ontwikkelen die hen bescherming bieden. Door een volledig vertrouwelijk rapport in te dienen, wordt een individu volledig beschermd door de klokkenluiderswetgeving.
Wettelijke bescherming is één ding – maar werknemers blijven bang dat organisaties kunnen achterhalen wie ze zijn. En dat ze daardoor een reputatie krijgen als onruststoker of onaangename gevolgen zullen ondervinden van het klokkenluiden. Dus hoewel veel van wat we vandaag bespreken gaat over hoe we technologie inzetten om het individu te beschermen, moeten organisaties beginnen met het creëren van een cultuur waarin het melden van incidenten wordt gezien als iets positiefs en niet als iets dat schadelijk of overdreven bureaucratisch is. Dáár begint het, en zonder dat, bestaat er geen softwareoplossing die leidt tot een effectieve en waardevolle klokkenluiderscultuur.
Dit is uitermate belangrijk, want wanneer onethisch gedrag onbestraft blijft, zullen werknemers gedesillusioneerd raken en het vertrouwen in de organisatie verliezen. Wanneer wangedrag wordt genegeerd of onder het tapijt wordt geveegd, krijgen werknemers het gevoel dat er een gebrek aan verantwoordelijkheid is binnen de organisatie, wat leidt tot een gevoel van onrechtvaardigheid. Bovendien kunnen werknemers hun vertrouwen in het leiderschap en de inzet van het bedrijf voor ethische waarden verliezen. Dat zorgt voor minder vertrouwen. Zoals elke senior manager weet: als onze mensen stil worden, moeten we ons zorgen gaan maken.
Zoals met zoveel zaken, biedt technologie een oplossing die de cultuur kan versterken – maar deze niet kan vervangen. Technologie pakt zorgen aan over vergelding, en waarborgt transparantie, verantwoordelijkheid en ethisch gedrag binnen de organisatie.
Vertrouwelijke rapportage:
Klokkenluiderssoftware biedt werknemers een veilig kanaal om zorgen anoniem of vertrouwelijk te melden. Dit beschermt klokkenluiders tegen vergelding en stelt hen in staat zich zonder angst uit te spreken.
Snelle onderzoeken:
Meldingen die via klokkenluiderssoftware worden gedaan, kunnen snel onderzocht worden. Dit geeft een krachtig signaal dat onethisch gedrag niet wordt getolereerd. Snelle reacties tonen verantwoordelijkheid en betrokkenheid om de zorgen van werknemers te adresseren.
Beleid tegen vergelding:
Organisaties die klokkenluiderssoftware implementeren, hanteren vaak strikte beleidsregels tegen vergelding. De software is een zichtbaar bewijs daarvan. Simpel gezegd: het gaat verder dan een loze kreet en laat zien dat u het als organisatie serieus neemt.
Transparantie:
Klokkenluiderssoftware bevordert transparantie door ervoor te zorgen dat gemelde zorgen serieus worden genomen en op een passende manier worden aangepakt. Die transparantie herstelt het vertrouwen doordat het werknemers laat zien dat hun stem ertoe doet. Het stelt hen bovendien in staat om het proces, dat een positieve cultuur ondersteunt, te begrijpen (en te volgen).
Wettelijke en ethische naleving:
Klokkenluiderssoftware helpt organisaties ook te voldoen aan wet- en regelgeving. Deze naleving versterkt de reputatie van de organisatie en toont haar inzet voor ethisch gedrag. Dit creëert een positieve spiraal.
Solide klokkenluiderssoftware (in combinatie met een cultuur die openheid verwelkomt en deze behandelt als een kans voor positieve verandering – niet als een persoonlijke aanval) kan leiden tot een culturele verschuiving binnen de organisatie. Het stimuleert een proactieve aanpak voor het identificeren en aanpakken van wangedrag, in plaats van het te verdoezelen. Dit leidt op zijn beurt tot verantwoordelijkheid en eigenaarschap binnen de organisatie, waar werknemers zich gesterkt en verantwoordelijk voelen voor het behouden van hoge normen en waarden.
Met een leiderschapscultuur die weloverwogen beslissingen neemt en organisatie-integriteit belangrijker vindt dan snelle oplossingen, kiest u voor een cultuur van psychologische veiligheid voor werknemers. Daarmee creëert u kansen voor werknemers om zich uit te spreken en hun werkomgeving te verbeteren – waarmee klokkenluiden meer wordt dan een afvinklijstje en een échte motor van positieve verandering. Zoals ze zeggen: open ramen laten frisse lucht binnen.
