The Key To Secure Media Storage
- File Type: pdf
- File Size: 602.00 KB
We helpen onze klanten in de bouw branche
Wij begrijpen dat informatie van vitaal belang is voor de bouwsector. Daarom bieden wij diverse mogelijkheden, waaronder veilige archiefopslag en digitale archiefoplossingen zoals het scannen van uw bouwtekeningen.
Voor bouwbedrijven is een beperking van de kosten cruciaal.
OASIS begrijpt dat bouwbedrijven hun (overhead)kosten zo veel mogelijk moeten beperken. De diensten van OASIS helpen de arbeidsproductiviteit te verhogen en geven u snel toegang tot uw informatie wanneer u die nodig heeft. Met de kosteneffectieve oplossingen van OASIS bespaart u op de (overhead)kosten en bent u ook op de lange termijn goedkoper uit.
Werkt u met verschillende soorten dossiers en informatie dan kan het een hele uitdaging zijn om hiervoor een bewaartermijnen te hanteren.
Bouwbedrijven beheren een grote verscheidenheid aan dossiers en informatie, variërend van werknemersdossiers tot kwaliteitsbewakingsdocumenten en tekeningenarchief. Omdat voor elk type informatie een andere verplichte bewaarperiode geldt, is het soms lastig om een effectief bewaarschema te volgen. Met de informatiebeheer oplossingen van OASIS kunt u een onderverdeling maken naar type dossier en bij elk type dossier aangeven wanneer dit moet worden vernietigd. Zo verloopt uw informatiebeheer soepeler en nauwkeuriger.
Met de oplossingen van OASIS weet u op elk moment waar uw informatie zich bevindt, en wie hiertoe toegang heeft gehad.
Ons softwareprogramma voor archief- en informatiebeheer registreert met behulp van scanners en barcodes elk moment waarop uw informatie wordt geraadpleegd of opgevraagd. Bovendien kunt u met ons klantenprogramma rapporten aanmaken en diensten bestellen, zodat u nog gemakkelijker uw dossiers kunt beheren.
Geoutsourcet archiefbeheer
Bewaar vertrouwelijke bestanden en documenten op een beveiligde locatie met eenvoudige opvraagmogelijkheden en scan-on-demand-diensten.
Vertrouwelijk vernietigen op een veilige wijze. Dit wordt bevestigd met een vernietigingscertificaat.
Verwijder archiefkasten en betaal niet langer voor opslagruimte dankzij onze snelle bulkscanservice voor grote volumes.
Gedigitaliseerde gegevens binnen handbereik, met minimale rompslomp en maximale veiligheid.
Vermijd de vertragingen en fouten van postverzending en profiteer van perfecte postverwerking.
Uitbesteedde opslag bij u in de buurt voor documenten die gegarandeerd veilig en toch makkelijk in te zien zijn.
Opslag van tape en de mediakluis
Een speciale service om magneetbanden en andere media te beschermen en eenvoudig toegankelijk te houden voor herstel na een ramp.
Geoutsourcet archiefbeheer
Bespaar kosten door ruimte vrij te maken om te verkopen of te hergebruiken. Strikte bewaartermijnprocedures zorgen ervoor dat u nooit betaalt om oud papier op te slaan.
Verwijder archiefkasten en betaal niet langer voor opslagruimte dankzij onze snelle bulkscanservice voor grote volumes.
Robotische procesautomatisering
Implementeer RPA in al uw informatiebeheerworkflows om kosten te verlagen en de productiviteit te verhogen.
Maak uw recordsbeheer modern en profiteer van snellere, schaalbare en nauwkeurigere resultaten.
Vergeet de vertragingen en fouten van gewone post en kies voor een perfecte nabewerking, of het nu gaat om eenmalige mailings of uw volledige correspondentie.
Converteer papieren documentbibliotheken naar geïndexeerde, doorzoekbare digitale bestanden om de efficiëntie en samenwerking te vergroten.
Gedigitaliseerde gegevens binnen handbereik, geïntegreerd met uw interne archiefbeheersystemen.
Robotische procesautomatisering
Implementeer RPA in al uw informatiebeheerworkflows om kosten te verlagen en de productiviteit te verhogen.
Maak uw archiefsbeheer modern en profiteer van snellere, schaalbare en nauwkeurigere resultaten.
Geoutsourcet archiefbeheer
Houd de bewaartermijnen bij met onze strikte governanceprocedures, zodat documenten niet langer worden bewaard dan nodig is of te vroeg worden vernietigd.
Vertrouwelijke documenten worden vernietigd door veiligheidsmedewerkers en bevestigd met een vernietigingscertificaat.
Bespaar op kopieerkosten met onze snelle en veilige scanservice voor uw papieren documenten.
Uitbestede opslag bij u in de buurt voor vertrouwelijke of gevoelige documenten die 100% veilig en eenvoudig te vinden zijn.
Er worden grote hoeveelheden papier verwerkt, zodat uw team sneller op verzoeken kan reageren.
Gedigitaliseerde gegevens binnen handbereik, met minimale rompslomp en maximale veiligheid.
Uw vertrouwelijke materiaal wordt vernietigd door veiligheidscontroleurs. Dit wordt bevestigd met een vernietigingscertificaat.
Antwoorden op veelgestelde vragen over archiefbeheer in de bouw met OASIS.
Worden onze gegevens veilig beheerd in overeenstemming met alle wettelijke vereisten?
Wij zijn de grootste particuliere informatiebeheerprovider in Europa. Elk jaar scannen we meer dan 204 miljoen items. Meer dan 115 miljoen dozen en bestanden met barcodes worden opgeslagen in onze beveiligde en moderne faciliteiten in het hele land. Wij beschikken over de relevante ISO-certificeringen voor kwaliteits-, milieu- en informatiebeveiligingsbeheer en Cyber Essentials Plus. Wij zijn gecertificeerd naar normen met betrekking tot veilige vernietiging van vertrouwelijk materiaal, werken volgens de wettelijke toelaatbaarheid van elektronische informatie, screenen onze mensen die in een beveiligde omgeving werken en dragen bij aan behoud en verzorging van archiefbibliotheekcollecties. Onze kluisopslag wordt bewaakt met 24/7 videobewaking, toetsenbordbediening en biometrische vingerafdrukscanners. Onze faciliteiten zijn beveiligd met ultramoderne veiligheidsvoorzieningen, waaronder VESDA (Very Early Smoke Detection Apparatus) alarmen. Uw gegevens worden vervoerd in een speciaal beveiligd voertuig middels GPS. Waardoor wij op ieder moment de exacte locatie van al onze OASIS-voertuigen kunnen bepalen.
Begrijpt u de complexiteit van informatiebeheer in de bouw?
Werkvoorbereiders die met OASIS werken, vertellen ons dat ze de praktische insteek van onze accountmanagers zo waarderen. Ons team is zeer ervaren in het beheer van bouwtekeningen en vergunningen, met soms wel tientallen jaren ervaring. We brengen die kennis in programma’s die kosten, efficiëntie, naleving en de verschuiving naar digitalisering in evenwicht brengen. We beheren audits op locatie en bieden managementrapportages voor uw leidinggevenden. Toegang tot uw informatie is eenvoudig via ons selfservice online systeem – in tegenstelling tot sommige leveranciers maken we geen gebruik van callcenters. Wat het probleem ook is waar u mee worstelt, de kans is groot dat we het al eens eerder hebben gezien en opgelost.
Hoe maken jullie onze archiefopslag zo slank en kosteneffectief mogelijk?
Kostenbesparing is altijd een prioriteit in de bouw. Maar sommige bouwondernemingen bewaren documenten langer dan de periode die vereist is voor naleving: in feite betalen ze leveranciers om afval op te slaan. OASIS hanteert een proactieve benadering van documentbeheer: we werken aan audits, catalogisering en retentietrackingstrategieën om onnodig papier voor u te identificeren en veilig te vernietigen. En als specialist in informatiebeheer helpen we met alle aspecten van opslag, scannen en vernietigen van backofficegegevens en bouwbestekken. Eén enkele leverancier die uw efficiëntie verhoogt en de tijd dat u besteedt aan het beheren, minimaliseert.
Als onze gescande documenten in een juridisch proces gebruikt zouden moeten worden, zouden ze dan toegelaten worden?
Om te bewijzen dat een digitaal bestand een waarheidsgetrouwe weergave is van een papieren exemplaar, moet het zijn gescand in een ruimte die valt onder BS 10008. Sommige leveranciers verwijzen mogelijk naar deze Britse norm, maar hebben de certificering niet op de locatie waar de digitalisering plaatsvindt. Dat is een groot probleem als u een document in een rechtszaak moet gebruiken en het origineel is vernietigd om ruimte vrij te maken. Alle OASIS-scanlocaties vallen onder BS 10008. Dat is één van de redenen waarom klanten in de bouw ons vertrouwen om kritieke en vertrouwelijke bestanden te digitaliseren.
Worden onze documenten in de buurt opgeslagen om de uitstoot te minimaliseren en ze snel toegankelijk te maken?
We hebben 70+ locaties in zes landen, waaronder zo’n 15 in Nederland en België. Bestanden (hardcopy of gescand) zijn binnen handbereik alsof uw documenten nog op locatie zijn – service-opties variëren van 48 uur tot minder dan 4 uur. Noodlevering is 24/7 beschikbaar via ons team van beveiligingsmedewerkers.
Hoe kunt u ons proces voor het reageren op een verzoek om inzage in persoonsgegevens verbeteren?
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) voert de AVG uit. Deze stelt dat wanneer een individu een kopie van zijn persoonlijke gegevens aanvraagt, er binnen een maand op gereageerd moet worden. Als de gegevens tientallen jaren oud zijn, of slecht gecategoriseerd, kan het opsporen ervan tijdrovend en stressvol zijn voor uw personeel. Vertragingen zijn schadelijk vanuit een reputatie- en financieel oogpunt en kunnen stressvol zijn voor het individu. Wij werken samen met onze klanten in de bouwbranche om hun documenten te indexeren, catalogiseren en veilig op te slaan – gescand of op papier – waardoor zoeken en ophalen snel en eenvoudig is. Wij bieden ook ‘lift the lid’-programma’s om handmatig oude archieven te inspecteren voor organisaties die niet zeker weten welke gegevens ze bevatten.
Hoe kunt u ons helpen onze milieudoelstellingen te behalen?
Als u duurzaamheid serieus neemt, heeft u partners nodig die dat ook doen. Onze vlaggenschip London Gateway-faciliteit beslaat ruim 10.000 m2 en is gebouwd volgens BREEAM ‘outstanding’-normen: ‘s werelds toonaangevende duurzaamheidsnorm voor gebouwen. In ons wagenpark met elektrische voertuigen vervoeren wij uw gegevens naar één van de meest duurzame magazijnen ooit gebouwd – met een verlaging van 40% in koolstofuitstoot. Energie-efficiëntie wordt bereikt middels fotovoltaïsche panelen, regenwateropvang, verbeterde thermische prestaties en luchtdichtheid van het gebouw. Tenslotte, wordt 95% van de gegenereerde afvalstoffen ter plaatse gerecycled.