- 29 | 04 | 2025
Praktische tips voor praktijkmanagers
Geschreven door: Stacey Lightburn, Strategisch Account Manager, Healthcare & Public sector
Het digitaliseren van Lloyd George (LG)-dossiers is een logische stap voor huisartsenpraktijken. De NHS introduceerde bijna twintig jaar geleden al elektronische patiëntendossiers (EPR’s). De LG-enveloppen bevatten nu alleen nog historische patiëntinformatie en het NHS-doel is om ze allemaal te digitaliseren. Digitalisering levert ruimte op in huisartsenpraktijken – de gemiddelde praktijk beheert zo’n 10.000 dossiers, vaak opgeslagen op gewilde, makkelijk toegankelijke begane grondruimtes. Digitale dossiers zijn bovendien eenvoudiger terug te vinden en te delen wanneer patiënten verhuizen. Papieren dossiers kunnen sneller zoekraken of beschadigen.
Maar als het zo’n logische stap is, waarom heeft dan niet elke praktijk in het VK dit proces al doorlopen?
Volgens onze ervaring zijn er zeven belangrijke zorgen die praktijkmanagers ervan weerhouden om te starten met digitaliseren. Gelukkig zijn deze zorgen met de juiste partner eenvoudig weg te nemen.
1. Geen tijd om het project te organiseren
Praktijkmanagers zijn constant druk bezig om medewerkers en patiënten de beste ervaring te bieden. Hoe past een groot project als het digitaliseren van Lloyd George-dossiers daar nog bij?
Wij hebben samengewerkt met honderden zorgorganisaties, waaronder NHS-trusts en huisartsenpraktijken, om patiëntendossiers te digitaliseren. Wij kennen de mogelijke valkuilen en weten hoe we het proces zo stressvrij mogelijk kunnen maken. We stellen samen een plan op voor planning, inpakken, ophalen en beheren, zodat u zich kunt blijven richten op uw dagelijkse werkzaamheden.
Bovendien: zodra de dossiers gedigitaliseerd zijn, bespaart uw team dagelijks tijd. Geen uren meer verspillen met zoeken in archiefkasten – alle informatie is direct beschikbaar.
2. Zorgen over vertrouwelijkheid
Als beheerder van bijzondere persoonsgegevens bent u verantwoordelijk voor de bescherming van vertrouwelijke informatie. Hoe weet u zeker dat uw dossiers veilig zijn?
Het is belangrijk om een specialist in beheer van medische dossiers te kiezen. Wij zijn geregistreerd op diverse NHS-inkoopkaders als toonaangevende leverancier. Wij zijn geaccrediteerd op niveau 3 van het NHS Interoperability Toolkit (ITK), wat betekent dat wij op een veilige manier patiëntidentificeerbare gegevens (PID) kunnen verzenden via het Health and Social Care Network (HSCN).
Onze diensten voldoen aan de relevante ISO- en Britse kwaliteits- en beveiligingsnormen, inclusief certificeringen voor informatiebeveiliging, personeelscreening en veilige vernietiging van vertrouwelijk materiaal, evenals Cyber Essentials Plus.
Alle opslag- en scanfaciliteiten van OASIS zijn voorzien van geavanceerde beveiligingsmaatregelen om uw vertrouwelijke informatie te beschermen.
3. Moeilijkheden bij het kiezen van een leverancier
Een leverancier kiezen voor opslag en digitalisering van medische dossiers is een grote beslissing. Hoe weet u zeker dat u de juiste keuze maakt?
Veel praktijken maken gebruik van raamovereenkomsten om eenvoudig een specialist als OASIS te selecteren.
Bij OASIS komt het grootste deel van onze huisartsenklanten via doorverwijzingen. Als praktijkmanager kunt u collega’s om aanbevelingen vragen. Praktijkervaringen geven u meer vertrouwen dat uw beoogde leverancier professioneel is, prettig samenwerkt en zijn beloften nakomt.
4. Angst om dossiers kwijt te raken
Zodra de Lloyd George-enveloppen uw praktijk verlaten, hoe weet u zeker dat ze niet kwijtraken?
Kies voor een leverancier die is ingericht op ondersteuning van zorgorganisaties en beschikt over een streng volgsysteem. Wij indexeren elk dossier en voorzien de dozen van barcodes bij het ophalen, zodat u altijd precies weet welke dossiers zich waar bevinden.
Onze speciaal getrainde en gescreende medewerkers gebruiken geavanceerde technologie om uw patiëntendossiers nauwkeurig te scannen. We zorgen ervoor dat digitale bestanden de juiste resolutie en indeling hebben, zodat er geen informatie verloren gaat.
Originele papieren dossiers worden pas vernietigd nadat we schriftelijke goedkeuring hebben ontvangen van een geautoriseerd persoon binnen uw organisatie. Ons vernietigingsproces is volledig controleerbaar en wordt bevestigd met een vernietigingscertificaat.
5. Extra belasting voor praktijkmedewerkers
NHS-medewerkers werken al onder hoge druk. Hoe zal uw team omgaan met de extra belasting van een digitaliseringsproject?
U heeft een plan nodig dat is afgestemd op uw beschikbare middelen. Wij ontwerpen processen op maat voor verschillende praktijken. Sommige praktijken kiezen ervoor om zelf in te pakken, anderen besteden alles uit. Wij regelen ophaalservices en plannen alles zo dat de dagelijkse werkzaamheden zo min mogelijk worden verstoord.
Tijdens én na het project wordt het werk juist makkelijker: geen gezoek meer in archiefkasten of papieren verzenden bij verhuizing van patiënten.
Wij zorgen ervoor dat gescande dossiers eenvoudig geïntegreerd kunnen worden in uw Elektronisch Patiëntendossier (EHR)-systeem. Via GP2GP kunnen gegevens ook gemakkelijk worden gedeeld met nieuwe huisartsen.
Bovendien kunt u de ruimte die vrijkomt gebruiken als extra spreekkamer, wat de capaciteit voor afspraken vergroot en de druk op het personeel verlaagt.
6. Toegang tot dossiers bij spoedgevallen
Soms moeten medewerkers snel patiëntgegevens kunnen raadplegen. Hoe krijgt u die informatie als de LG-enveloppen niet meer op locatie zijn?
Na digitalisering zijn de dossiers direct toegankelijk via uw EHR-systeem. Tijdens de collectie- en pre-scanfase kunt u via een spoedaanvraag binnen vier uur toegang krijgen tot de benodigde informatie.
Onze OASIS-voertuigen zijn voorzien van GPS-tracking en alle dozen zijn gebarcodeerd, zodat we snel het juiste dossier kunnen terugvinden. Gescreende medewerkers scannen het dossier en stellen het digitaal beschikbaar aan de zorgprofessionals binnen uw praktijk
7. Kostenoverwegingen
Budget vinden is altijd een uitdaging voor NHS-organisaties. Hoe financiert u de digitalisering van uw medische dossiers?
Wij zijn gewend om met publieke en zorgorganisaties te werken en ontwerpen onze programma’s zo efficiënt mogelijk. We kunnen u ook adviseren over het opstellen van een businesscase, of u nu lokaal betaalt of centrale financiering aanvraagt.
De businesscase kan eenvoudiger zijn dan u denkt. Vrijgekomen opslagruimte kan worden omgebouwd tot spreekkamers voor extra huisartsen of verpleegkundigen. Of ruimtes kunnen worden verhuurd aan gezondheids-, welzijns- of gemeenschapsdiensten. Sommige praktijken besparen zelfs kosten door naar kleinere panden te verhuizen nadat papieren LG-dossiers zijn verwijderd.
Daarnaast kunnen medewerkers zich richten op strategischer werk en taken sneller uitvoeren, zonder tijdrovende papieren processen. Ook bespaart u kosten en het milieu door niet langer te hoeven kopiëren.
Klaar om te profiteren van de digitalisering van Lloyd George-dossiers?
Het plannen van een digitaliseringsproject kan overweldigend lijken, maar dat hoeft niet zo te zijn. Herkent u zich in een van deze zeven zorgen? Neem dan contact met ons op. Wij werken samen met 650 zorgorganisaties, beheren meer dan 5 miljoen medische dossiers en scannen meer dan 1.000 patiëntendossiers per dag.
Met 1.700 teamleden zijn we groot genoeg om kostenefficiënt te werken, maar klein genoeg om flexibel te zijn in onze tarieven. Alles gebeurt binnen onze eigen organisatie – niets wordt uitbesteed – zodat uw vertrouwelijke gegevens in veilige handen blijven.
Wij helpen u graag om ruimtes in uw praktijk vrij te maken, tijd te besparen voor uw team en de toegang tot historische patiëntgegevens te versnellen.
Neem contact met ons op via info@oasisgroup.com om een gesprek in te plannen over hoe wij u kunnen ondersteunen.
