Denkt u erover om het papierwerk van uw organisatie te scannen?  Papierloos werken is vaak een onderwerp van discussie om ruimte vrij te maken binnen uw werkomgeving of om hybride werken te ondersteunen.  Om u te helpen bij de planning van uw scanproject hebben wij 6 kernoverwegingen opgesteld voor het digitaliseren van papieren documentatie.

  • Zakelijke vereisten

Voordat papierwerk door een scanner wordt gehaald, is het belangrijk om na te gaan wat wel en wat niet gescand hoeft te worden.  Dit kan een uitdaging zijn om te bepalen, maar het is een zeer belangrijke eerste stap van elk digitaliseringsproject.  Er moet rekening worden gehouden met belangrijke factoren zoals wie toegang heeft tot de documenten, het bewaarbeleid, de authenticiteit en de betrouwbaarheid van het digitaliseringsproces.

  • Documenttype

Het documenttype is ook een belangrijk onderdeel van de projectplanning.  Verschillende soorten documenten kunnen andere beeldkwaliteit eisen hebben en deze moeten in kaart worden gebracht.  Het is belangrijk te letten op de grootte van het document, of documenten gebonden of geniet zijn en of er veel voorbereiding of nabewerking nodig is voor of na de digitalisering.  Daarnaast is het belangrijk om de inhoud van de documenten te bekijken: misschien zijn ze privé, vertrouwelijk of gevoelig en moeten er speciale maatregelen worden genomen terwijl ze worden verwerkt.

  • Indexering

Nu de zakelijke vereisten en het documenttype zijn besproken, komt de indexering ter sprake. Tijdens dit deel van de projectplanning zijn de volgende vragen goed om te stellen.

Wat zijn de belangrijkste identificatiekenmerken van het document?

Wat zijn de woorden of zoektermen die gebruikers hanteren om het document te vinden?

Is er een intern proces voor het indexeren en catalogiseren van dossiers en documenten in uw organisatie? Dit gebeurt vaak op basis van: Auteur, Titel, Onderwerp, Herzieningsdatum, Classificatie, Eigenaar.

  • Scanprocessen

Het scannen van papieren dossiers is complexer dan gewoon losse A4 documenten door een scanner halen.  Het is vooral van belang om na te gaan welke middelen nodig zijn om een project te voltooien, en of dit intern kan worden uitgevoerd of dat u een partner nodig hebt.

Welke hardware en software zijn nodig? Wat zijn de kosten, zijn er meerdere licenties nodig voor de scansoftware?

Wie gaat de documenten scannen? Welke training hebben zij nodig?

Hoeveel tijd is er nodig om het project te voltooien? Is er een deadline voor het project?

Is er veel werk nodig om de documenten voor te bereiden op het scannen?

Moeten er scanlogboeken worden ingevuld?  Zo ja, welke? Aantal pagina’s? Is het origineel beschadigd?

  • Kwaliteitscontroles

Kwaliteitscontroles zijn absoluut noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de gedigitaliseerde kopieën authentiek zijn en overeenstemmen met het origineel. Hoewel dit deel uitmaakt van het eerder genoemde “scanproces” is het een belangrijke stap en dient er goed over nagedacht te worden. Op welke momenten in het project moeten de kwaliteitscontroles bijvoorbeeld worden uitgevoerd en in welke mate?

  • Opslag & Hosting

Het beheer en de opslag van digitale bestanden en bijbehorende metadata dienen te worden bepaald en niet achteraf te worden geregeld. Het is belangrijk om passende regelingen te treffen en tegelijkertijd de beveiligings- en toegangsbehoeften te evalueren.  Worden de bestanden intern gehost of opgeslagen en gehost door een derde partij? Vragen die gesteld dienen te worden betreffen opslagcapaciteit, back-up en herstel, en toegangs- en autorisatierechten.

Als u uw scanproject verder wilt bespreken, stuur dan een e-mail naar info@oasisgroup.com en één van onze experts op het gebied van digitalisering neemt contact met u op. U kunt ook meer informatie vinden op onze Scannen & Digitalisering pagina door hier te klikken.

< Terug naar Nieuws & blogs