• Blogs

Begin aan uw digitale transformatie

By Jade Miles | April 5, 2019

Wat is Digitale Transformatie?

Wanneer u de term ‘Digitale Transformatie‘ leest, betekent dat waarschijnlijk iets anders voor u dan voor uw leveranciers, uw klanten en mogelijk uw collega’s. Dit komt omdat digitale transformatie voor elk bedrijf een andere betekenis heeft. Zelfs afdelingen binnen eenzelfde organisatie kunnen hier anders tegenaan kijken.

Er is niet één juist antwoord voor hoe uw digitale transformatietraject eruit moet zien. Zelfs als twee bedrijven dezelfde einddoelen hebben, zoals papierloos werken of het bereiken van digitale volwassenheid, zullen de contactmomenten binnen het traject worden bepaald door uw interne processen en beleid.

Wie moet een Digitale Transformatie Strategie implementeren?

Met digitale technologieën die innovatie stimuleren, heeft Digitale Transformatie invloed op bedrijven van alle groottes en in alle industrieën. Tegenwoordig is het voor MKB-bedrijven zelfs mogelijk om te profiteren van de technologische voordelen die grote bedrijven vroeger hadden. Bij OASIS hebben we zelfs vooraanstaande bedrijven en MKB-klanten die dezelfde technologieën gebruiken en vergelijkbare niveaus van efficiëntie en rendement op de investering behalen.

Simpel gezegd moet elke organisatie een Digitale Transformatie Strategie implementeren om hun bedrijf draaiende te houden. Onderzoek wijst uit dat organisaties hun houding ten opzichte van digitale verwerking al hebben veranderd en dit nu op de voorgrond plaatsen in hun bedrijfsstrategieën.

81% van de organisaties is van mening dat ‘digitale transformatie’ ‘belangrijk’ OF ‘zeer belangrijk’ is voor hun organisatie

AIIM, 2018

Waar moet ik beginnen?

Voordat u aan de slag gaat met digitale transformatie, is het belangrijk dat u eerst uw einddoel in kaart brengt. Wil uw organisatie tijd vrijmaken voor medewerkers door bepaalde processen te automatiseren? Of is uw doel bestaande processen te stroomlijnen om uw klanten beter te kunnen bedienen? Uw gewenste resultaat zal uw digitale strategie bepalen, dus het is belangrijk dat u dit in een vroeg stadium vaststelt.

Hoewel het onwaarschijnlijk is dat elke afdeling dezelfde doelstellingen heeft, is het wel mogelijk dat vergelijkbare bedrijfsfuncties dezelfde strategische doelstellingen hebben.  Een voorbeeld hiervan is de afdeling Crediteuren en de afdeling Debiteuren van uw organisatie. Beide kunnen een systeem nodig hebben dat integreert met een gedeeld boekhoudsysteem zoals Sage.

Misvattingen over Digitale Transformatie

Eén van de grootste misvattingen die we horen over Digitale Transformaties is dat het een omvangrijk project is dat in één keer moet worden uitgevoerd. Dit is niet het geval! In feite raden wij veel van onze klanten aan om voor een gefaseerde aanpak te kiezen. Hier zijn vele redenen voor, en ook hier is het afhankelijk van de behoeften van de klant, met als meest waarschijnlijke reden de enorme hoeveelheid papieren documentatie die een organisatie heeft.

Zo blijkt uit onderzoek van AIIM uit 2018 dat veel HR-organisaties nog steeds vastzitten in papieren processen. Op de vraag: “Wat is het papiergebruik in de volgende processen?” waren de percentages die antwoordden: “Veel documenten worden als papieren documenten verwerkt” :Werving en selectie = 35%

  • Werving en selectie = 35%
  • Onboarding van werknemers = 48%
  • Beheer personeelsdossiers = 53%
  • Administratie van beleid en procedures = 32%
  • Uitstroom van medewerkers = 48%

Hoewel een bepaald percentage van de organisaties over het budget en het personeel beschikt om een grootschalig project uit te voeren, worden projecten zoals Digitale Transformaties vaak in de ijskast gezet omdat de vereiste middelen niet beschikbaar zijn. In dat geval werken wij met klanten samen om een implementatieplan op te stellen dat rekening houdt met hun middelen, budget, tijdschema’s en de omvang van het archief.

Dit wil niet zeggen dat het volume van de papieren documentatie het enige punt van zorg is; bij de migratie van een bestaand EDRMS of ECM platform moeten organisaties vaak tijd van de interne IT-afdeling krijgen om de gedigitaliseerde documentatie te exporteren. Dit kan ook vertragingen veroorzaken, afhankelijk van hun beschikbaarheid.

Welke technologie is het beste voor mijn organisatie?

Het eerste en belangrijkste bij elke beslissing omtrent technologie is dat deze gebruiksvriendelijk is. Wij raden altijd aan om waar mogelijk een eindgebruiker te betrekken bij het besluitvormingsproces. Het betrekken van eindgebruikers bij dit proces zorgt er niet alleen voor dat u een systeem krijgt dat het best aan uw behoeften voldoet, maar maakt ook een soepel overgangsproces mogelijk.

Er zijn steeds meer opkomende technologieën die enorme kansen bieden voor uw organisatie. Technologieën zoals Artificial Intelligence, Intelligent Capture, eDiscovery, Repetitive Process Automation en Automated Data Recognition zijn onderdeel geworden van ons dagelijks leven. Deze nieuwe technologieën stellen organisaties in staat om meer te doen dan alleen het vastleggen van gegevens. In plaats daarvan maken organisaties gebruik van de mogelijkheden om de gegevens die zij ontvangen te begrijpen en te analyseren.

Met een beter inzicht in de informatie waarover uw organisatie beschikt, kunt u beter voldoen aan branche- en overheidsvoorschriften zoals de AVG.

De OASIS Oplossing

Wij bieden een aantal diensten aan die u kunnen helpen, ongeacht waar u zich bevindt in uw digitale transformatieproces. Of u nu op zoek bent naar Cloud diensten, digital imaging, workflow, automatische documentherkenning (OCR), Artificial Intelligence (AI), Machine Learning of meer, wij hebben een oplossing voor u.

< Back to news & blog