Bij OASIS weten we dat records management meer is dan dozen in rekken en we begrijpen dat het extraheren van data uit archieven, of het nu fysieke papieren archieven zijn of digitale dataopslagplaatsen, een complex en tijdrovend proces kan zijn. Daarom willen we hier een aantal best practices met u delen die u in overweging kunt nemen bij het extraheren van gegevens uit archieven:
- Bepaal uw doelen: Bepaal duidelijk het doel van de gegevensextractie. Wat wilt u bereiken met de geëxtraheerde gegevens? Duidelijke doelstellingen zullen uw extractieproces sturen.
- Indexeren en catalogiseren: Maak een gedetailleerde inventaris van wat er in het archief zit. Dit kan gaan over bestandsnamen, data, documenttypes of andere relevante metadata. Deze inventaris zal u helpen bij het plannen van uw extractie.
- Toegangsrechten: Zorg ervoor dat je de nodige machtigingen hebt om gegevens uit het archief te halen, vooral als het gevoelige of privégegevens bevat.
- Bewaring: Als je te maken hebt met fysieke archieven, neem dan maatregelen om de integriteit van de documenten te bewaren. Dit kan de juiste opslag, behandeling en soms digitalisering inhouden om verdere aantasting te voorkomen.
- Digitalisering: Als je te maken hebt met fysieke archieven, overweeg dan om ze te digitaliseren. Dit maakt het extraheren en beheren van gegevens veel eenvoudiger. Scannen van hoge kwaliteit en OCR-technologie (Optical Character Recognition) kunnen hierbij van onschatbare waarde zijn.
- Gegevensstructuur: Bepaal de structuur waarin je de geëxtraheerde gegevens wilt organiseren. Dit kan een mappenhiërarchie zijn voor digitale gegevens of een catalogiseringssysteem voor fysieke archieven.
- Gegevenskwaliteit: Zorg voor datakwaliteit door de geëxtraheerde informatie op te schonen, te valideren en te verifiëren. Inconsistenties of fouten in de gegevens moeten tijdens het extractieproces worden aangepakt.
- Metadata verzamelen: Leg tijdens het extraheren metadata vast die gekoppeld zijn aan de gegevens. Dit omvat informatie zoals aanmaakdatum, auteur en andere relevante details. Metadata helpt bij het organiseren en terugvinden.
- Gegevensbeveiliging: Bescherm de gegevens tijdens het extraheren, verzenden en opslaan. Dit is vooral belangrijk als de gegevens gevoelige of privégegevens bevatten.
- Documentatie: Documenteer je extractieproces grondig. Deze documentatie moet de genomen stappen, gebruikte tools, gegevensstructuur en eventuele problemen bevatten.
- Naleving van wet- en regelgeving: Zorg ervoor dat uw gegevensextractieproces voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving, zoals privacywetgeving en wetgeving op het gebied van intellectueel eigendom.
- Gegevensopslag en -herstel: Zorg voor een plan voor het veilig opslaan van de geëxtraheerde gegevens en een strategie voor het ophalen ervan als dat nodig is. Dit kan het opzetten van een database of documentbeheersysteem inhouden.
- Verwijdering van gegevens: Als je te maken hebt met fysieke archieven die niet worden bewaard, volg dan de juiste procedures voor het vernietigen en afvoeren van documenten.
- Documentatie bewaren: Bewaar gegevens over het extractieproces en gerelateerde documentatie voor toekomstig gebruik.
- Evaluatie en verbetering: Bekijk het proces nadat de extractie is voltooid en identificeer gebieden die voor verbetering vatbaar zijn. Dit kan toekomstige gegevensextractieprojecten helpen stroomlijnen.
Gegevensextractie uit archieven kan een aanzienlijke onderneming zijn en aandacht voor details en best practices is essentieel om het succes en de nauwkeurigheid van het proces te garanderen. De oplossingen van OASIS hebben duizenden klanten in heel Europa geholpen bij het extraheren van gegevens uit hun archieven.