• Blogs

De voordelen van een digitale postkamer

By Jade Miles | februari 18, 2021

Meer dan ooit kiezen organisaties van elke omvang voor nieuwe methoden en procedures om de manier waarop zij werken te stroomlijnen. Voor wie het nog niet wist: één van de belangrijkste ontwikkelingen van het afgelopen decennium is de digitale postkamer. Deze oplossing zal niet alleen een revolutie teweegbrengen in uw interne postfuncties, maar ook de manieren waarop teams en afdelingen samenwerken stroomlijnen. Hieronder worden enkele voordelen van een digitale postkamer omschreven.

Minder schade aan het milieu

U kunt zich wel voorstellen dat een aanpassing in uw bedrijfsprocessen en -praktijken richting een digitale organisatie wonderen zal doen voor uw ecologische voetafdruk. Te veel inkomende post kan ertoe leiden dat een steeds grotere hoeveelheid papier gewoon bij het restafval belandt, wat schadelijk is voor het milieu en een risico vormt voor de informatiebeveiliging. Fysieke post wordt vaak één keer gelezen en vervolgens zonder aarzelen weggegooid. Met een digitale postkameroplossing kunt u al uw digitale informatie met gemak verwerken en ordenen zonder dat papieren documenten verloren hoeven te gaan.

Verhoog de algehele efficiëntie

Er is een eeuwenoud gezegde in de zakenwereld dat tot op de dag van vandaag relevant blijft – tijd is geld. Als u de ouderwetse papiermethode blijft gebruiken, zullen een aantal medewerkers ontelbare uren moeten besteden aan het sorteren van documenten. Dit handmatige proces is zeer tijdrovend en neemt tijd weg van bekwame mensen die zich zouden kunnen richten op andere kerntaken van het bedrijf. Als u op zoek bent naar een kosteneffectieve oplossing voor het ontvangen van grote hoeveelheden post, dan is een digitale postkamer de beste oplossing.

Verbeterde service voor klanten

Een van de belangrijkste factoren die bijdragen aan het succes van een bedrijf is het vermogen om het niveau van klantenservice hoog te houden. Dit is noodzakelijk als u concurrerend wilt blijven binnen uw branche, want de klanttevredenheid neemt af wanneer vragen onbeantwoord blijven. Een groot verschil tussen papieren en digitale post is dat digitale post niet alleen gemakkelijker te lezen is, maar ook veel handiger om te beantwoorden.

Betere naleving van de regelgeving

Ongeacht de branche moeten organisaties in heel Europa zich houden aan een aantal toenemende overheidsvoorschriften met betrekking tot klantvertrouwelijkheid en persoonlijk identificeerbare informatie (PII). Identiteitsfraude is de laatste jaren een steeds vaker voorkomend probleem geworden, zodat de opslag van informatie nauwlettend in de gaten moet worden gehouden. Door documenten te scannen en digitaal op te slaan met behulp van een digitale postkamer, kunt u vertrouwelijke informatie achter extra beveiligingslagen verbergen en zo de kans verkleinen dat inhoud verloren gaat. Op de lange termijn is dit een uitstekende manier om kosten te besparen.

Samenwerking tussen afdelingen

Er is een reden waarom samenwerking tussen afdelingen het laatste punt op onze lijst is. Dit is namelijk het meest over het hoofd geziene voordeel van het gebruik van een digitale postkamer. Vaak moet documentatie die door een bedrijf of organisatie wordt ontvangen, door meerdere afdelingen of teams worden bekeken. De medewerkers kunnen zich op verschillende verdiepingen, in verschillende gebouwen of zelfs in verschillende landen bevinden. In tegenstelling tot traditionele post, die opnieuw moet worden gepost of gescand en gemaild, kunnen gebruikers digitale postkamers toewijzen aan individuen of andere teams voor beoordeling. Dit bespaart niet alleen tijd en geld, en neemt het risico van een datalek weg, maar helpt ook om relaties tussen afdelingen op te bouwen.

Over OASIS Group

Bent u op zoek naar een digitale postkameroplossing, maar weet u niet waar u moet beginnen? Dan bent u bij ons aan het juiste adres. Wij hebben tientallen jaren ervaring in het leveren van archief- en informatiebeheer diensten aan organisaties van verschillende grootte en uit verschillende bedrijfstakken. Daarnaast hebben we meer dan 1.700 Teammembers die zich inzetten om onze klanten uitmuntende ondersteuning te bieden.

Als u met één van onze specialisten wilt spreken over onze diensten, waaronder de digitale postkamer, vul dan ons online formulier in.

< Terug naar Nieuws & blogs