Het opschonen van de archieven van jouw organisatie kan voelen als een behoorlijke klus, maar het hoeft echt niet ontmoedigend te zijn! We hebben wat handige informatie voor je verzameld over het opschonen van je archiefstukken, documenten en archieven.
Wat bedoelen we met opschonen?
Binnen records management maken we vaak gebruik van gespecialiseerde terminologie. Dat geldt echter niet voor de term ‘opschonen’ of ‘opgeschoond’. Opschonen is vergelijkbaar met het gebruik van het woord in een schoonmaakcontext. Het opschonen binnen records en informatiebeheer betekent het verwijderen van documenten of delen daarvan die niet langer nodig zijn om je archief fris en actueel te houden.
Waarom zou je je archieven opschonen?
Het opschonen van archieven is een belangrijke taak omdat het je helpt om je documenten actueel te houden, zonder verouderde informatie te bewaren die niet meer nodig is. Het behouden van verouderde of onnauwkeurige informatie in je archieven kan leiden tot fouten die zowel tijd als geld kosten. Het opschonen van je archieven zou eigenlijk een integraal onderdeel moeten zijn van je processen voor records en informatiebeheer.
Wat zijn de voordelen van het opschonen van archieven?
- Naleving
- Data kwaliteit
- Nauwkeurigheid en betrouwbaarheid
- Efficiënt gebruik van opslagruimte
Uitdagingen van het opschonen
Opschonen brengt uitdagingen met zich mee, waaronder de nauwkeurigheid die nodig is om informatie effectief te verwijderen, en het kan wat tijd kosten. Als je een partner hebt voor Informatiebeheer, is het de moeite waard om met je Account Manager of het klantenserviceteam te spreken, omdat ze je kunnen ondersteunen bij dit soort projecten.
Als je meer wilt weten over het opschonen van je archieven of vragen hebt, stuur dan een e-mail naar info@oasisgroup.com en we brengen je graag in contact met een lid van ons deskundige team.
About the author
Stacey Lightburn, Strategisch accountmanager
E-mail: slightburn@oasisgroup.com
Met meer dan 20 jaar ervaring in documentbeheer, waarmee kan ik uw bedrijf helpen?