De laatste jaren worden steeds meer bedrijven aangemoedigd om gebruik te maken van geautomatiseerde workflow oplossingen om de processen in hun organisatie te stroomlijnen. Hoewel de theorie achter workflow automatisering duidelijk te begrijpen is, ‘de stroom van documenten, informatie of taken onafhankelijk te laten verlopen in overeenstemming met gedefinieerde bedrijfsregels’, kan het onduidelijk zijn hoe te beginnen.
“Workflow automatisering is NIET ALLEEN voor grote bedrijven”
Iets wat we vrij vaak horen is dat “workflow automatisering iets is voor grote bedrijven”, en dat is absoluut niet waar. Of uw bedrijf nu 1 medewerker, duizend medewerkers of 1 miljoen medewerkers heeft, er zijn altijd efficiëntieverbeteringen te behalen door bepaalde processen te automatiseren.
Denk maar aan uw persoonlijke leven, de automatisering neemt dagelijks toe. U hebt waarschijnlijk een automatisch signaal herinnering om wakker te worden, misschien wordt uw koffie ‘s morgens op een bepaalde tijd automatisch gezet, of een automatische incasso om een rekening te betalen. Dit zijn allemaal voorbeelden van automatisering.
Dankzij automatisering in onze privélevens kunnen we meer tijd vrijmaken voor onze gezinnen. Door gebruik te maken van bedrijfsautomatisering kunt u meer tijd besteden aan klanten, werknemers of activiteiten die inkomsten genereren.
Hoe kan Workflow automatisering voor mij werken?
Workflow automatisering biedt bedrijven een groot aantal voordelen. Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van hoe u workflow automatisering kunt toepassen binnen uw bedrijf:
Verminder administratieve fouten
Door het handmatige proces van gegevensinvoer te elimineren, vermindert workflow automatisering administratieve fouten. Dit is vooral belangrijk voor bedrijfskritische processen en het vergelijken van gegevens met wettelijke of reglementaire vereisten.
Verhoog de productiviteit
Over het algemeen is de belangrijkste reden waarom klanten contact met ons opnemen, over het implementeren van workflow automatisering, het verhogen van de productiviteit. Door bijvoorbeeld een geautomatiseerde workflow te gebruiken om een PO-nummer te matchen en te verifiëren met een factuur, wordt automatisch de volgende taak in het proces geactiveerd.
Samenwerking en teamwerk
Een voordeel van workflow automatisering dat vaak over het hoofd wordt gezien, zijn de samenwerkingsmogelijkheden die het biedt aan organisaties van elke omvang. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van workflow automatisering voor het beheer van postkamerprocessen. Post kan op basis van bedrijfsregels worden gerouteerd naar individuen of teams die actie moeten ondernemen, en aan specifieke documenten kan commentaar worden toegekend om de verwerking ervan voor andere afdelingen te vereenvoudigen en een audit trail te bieden van wie het document heeft bekeken of actie heeft ondernomen.
Realtime rapportage
Workflow automatisering, en business process automation (BPA), geeft bedrijfsleiders realtime toegang tot de status van bedrijfstaken, inclusief mogelijkheden voor procesverbeteringen. Met nauwkeurigere gegevens en prognoses kunnen bedrijfsleiders inzicht krijgen in de huidige en toekomstige bedrijfsbehoeften en -inkomsten.
De behoefte aan Workflow automatisering identificeren
Ter voorbereiding om workflow automatisering voor uw bedrijf op te zetten, zijn er enkele belangrijke stappen te nemen.
- Identificeer de gebieden binnen uw bedrijf waar workflow automatisering kan worden gebruikt om taken te automatiseren.
- Voer een audit uit op uw bedrijfsprocessen om er zeker van te zijn dat ze nog steeds geschikt zijn voor het beoogde doel.
- Betrek uw medewerkers die momenteel handmatige taken uitvoeren.
- Toets uw bedrijfsdoelen en -doelstellingen aan potentiële proces automatiseringen.
- Kies een proefproject. U hebt misschien 3, 5, 10 of 50 potentiële gebieden geïdentificeerd die geschikt zijn voor workflow automatisering, maar zoals bij elk project kiest u één gebied om het proces te definiëren.
Hoe kies ik de oplossing die werkt voor mijn bedrijf?
Niet alle softwareoplossingen die workflow automatisering aanbieden, hebben dezelfde voordelen of mogelijkheden. Daarom is het van belang om rekening te houden met de complexiteit van uw huidige bedrijfsprocessen.
Gebruikt u oudere systemen? Zo ja, dienen er gegevens te worden gemigreerd of geïntegreerd met de nieuwe oplossing?
Wilt u de mogelijkheid hebben om uw eigen workflows te creëren? Of bent u op zoek naar een volledig beheerde oplossing met doorlopende IT (inrichtings)werkzaamheden?
Automatisering kent vele complexiteiten, dus zorg ervoor dat u een partner kiest die uw doelstellingen begrijpt en waarde kan toevoegen aan uw bedrijf.
Kom in contact
Denkt u erover om uw bedrijfsprocessen te automatiseren? Neem dan contact met ons op via het online formulier. Onze workflow automatisering zal uw bericht direct doorsturen naar een van onze gespecialiseerde adviseurs die contact met u zal opnemen om uw behoeften op het gebied van workflow automatisering te bespreken.