In het digitale tijdperk heerst de consensus dat kennis macht is. Daarom gaat het behouden van erfgoeddocumenten niet alleen over het eren van het verleden, maar ook over een strategische noodzaak. Archieven en repositories bevatten ons collectieve geheugen, vergelijkbaar met een tijdcapsule; ze bieden ons onschatbare inzichten in onze gedeelde geschiedenis, cultuur en identiteit. Deze onschatbare bezittingen hebben echter ook hun keerzijde; ze zijn fragiel en hebben meestal beperkte of geen kopieën. Dit, in combinatie met de groeiende vraag naar toegankelijkheid en behoud, vereist een behoefte aan verandering en een verschuiving naar digitalisering. Om deze verschuiving te begrijpen, is het belangrijk om door de lens van informatiebeheer te kijken en de waarde van erfgoedscanning te verkennen, niet alleen voor het bewaren van historische gegevens, maar ook voor het begeleiden van wat er nog komen gaat.
1.Behoud en fragiliteit van documenten
Fysieke documenten en archieven zijn vergankelijk en gaan actief achteruit na verloop van tijd. Factoren zoals omgeving, behandeling en de natuurlijke veroudering van materialen dragen bij aan de achteruitgang van archieven. Wanneer een archief wordt bewaard door middel van digitalisering, wordt een oplossing geboden om de problemen die gepaard gaan met fragiele documenten te bestrijden. Digitalisering biedt hoogwaardige kopieën die kunnen worden geraadpleegd zonder de originele documenten te hoeven behandelen. Door archieven te digitaliseren, behoud je niet alleen de geschiedenis, maar zorg je er ook voor dat de originele documenten zo intact mogelijk blijven terwijl ze nog steeds toegankelijk blijven.
2. Toegenomen toegankelijkheid
Toegenomen toegankelijkheid is een belangrijk voordeel bij het digitaliseren van archieven. Digitale archieven reiken verder dan grenzen, waardoor historici en onderzoekers, maar ook het grote publiek, toegang krijgen. Deze toegang tot informatie bevordert inclusiviteit en biedt ruimte voor een breder publiek om te interageren met historische documenten, ongeacht hun geografische locatie.
3. Risicobeperking
Natuurrampen of door de mens veroorzaakte gebeurtenissen vormen dezelfde bedreiging voor fysieke archieven. Aardbevingen, branden, overstromingen of diefstal kunnen leiden tot onherstelbare schade. Digitalisering dient als een verzekering tegen deze soorten risico’s door het creëren van meerdere kopieën die veilig over verschillende locaties kunnen worden verspreid. In het geval van een ramp zorgt digitalisering voor een intacte kwaliteitsdigitale back-up die snelle herstel- en restauratie-inspanningen mogelijk maakt.
4. Verbeterde zoekmogelijkheden
Handmatig archiefonderzoek kan een tijdrovend en arbeidsintensief proces zijn. Digitale archieven bieden daarentegen krachtige zoek- en indexeermogelijkheden, waardoor gebruikers snel relevante informatie kunnen vinden met slechts een paar klikken. Bovendien maken geavanceerde technologieën zoals optische tekenherkenning (OCR) volledige tekstzoekopdrachten mogelijk, waardoor het gemakkelijker wordt om verborgen pareltjes binnen uitgebreide archiefcollecties te ontdekken.
5. Kostenbesparingen op lange termijn
Hoewel een groot digitaliseringsproject op het eerste gezicht een grote initiële uitgave lijkt, zijn er aanzienlijke langetermijnkostenbesparingen in vergelijking met de voortdurende kosten van het onderhouden en bewaren van fysieke archieven. Digitale repositories vereisen minimaal fysieke ruimte, kosten minder om te hanteren en te bewaren, en kunnen gemakkelijk worden geschaald en bijgewerkt naarmate de technologie zich ontwikkelt.
6. Faciliteren van onderzoek (indien digitaliseringsproject toegankelijk is voor publiek/wetenschappers)
Digitalisering stelt ook onderzoekers en wetenschappers in staat om gemakkelijk toegang te krijgen tot bronnen die ze nodig hebben. Deze open toegang versnelt het onderzoekstempo en bevordert tegelijkertijd interdisciplinaire samenwerking en innovatie. Digitale archieven moedigen de ontdekking van nieuwe interpretaties en verhalen aan, terwijl ze ons begrip van het verleden verrijken en kritische discussies in het heden informeren.
Kortom, de digitalisering van archieven is niet alleen een technologische onderneming, maar ook een strategische, die u in staat stelt historische documenten te beschermen. Door de kracht van informatiebeheer te benutten, kan het verleden worden bewaard, het heden worden versterkt en de toekomst worden geïnspireerd. In een wereld die steeds digitaler wordt, gaat het digitaliseren van documenten niet alleen over documentbehoud; het gaat erom de geschiedenis te bewaren en ervoor te zorgen dat onschatbare informatie toegankelijk blijft voor degenen van nu en in de toekomst. Als u uw reis naar informatiebeheer wilt starten, neem dan vandaag nog contact met ons op en een van onze teamleden zal een oplossing bieden die aansluit bij uw behoeften.
About the author
Als Marketing & Communicatie Executive voor de BeNe-regio werk ik samen met teams in heel Europa om campagnes te ontwikkelen en uit te voeren die diepere klantverbindingen bevorderen. Ik integreer lokale zakelijke behoeften in onze wereldwijde strategie door op maat gemaakte berichtgeving en innovatieve activiteiten te creëren.
Ik evalueer campagnes, organiseer evenementen, creëer diverse marketingmiddelen en ondersteun interne trainingsprogramma’s, waardoor effectieve communicatie met lokale doelgroepen wordt gegarandeerd.