Digitale technologieën

In het kort gezegd, wij scannen uw binnenkomende fysieke post in onze beveiligde faciliteiten en bezorgen deze elektronisch aan de juiste personen in uw organisatie. We kunnen de service aanpassen aan uw bedrijfsworkflows, integreren in uw bestaande documentbeheersysteem en indien nodig inkomende e-mails opnemen. Alle soorten post kunnen worden verwerkt: brieven, pakketten, facturen, juridische documenten en meer. Ons team opent de post, scant en indexeert deze. Ons systeem kan post categoriseren op basis van vooraf gedefinieerde criteria zoals ontvanger, afdeling of type document. Binnenkomende e-mails kunnen automatisch worden gesorteerd met behulp van vergelijkbare criteria. De digitale bestanden worden binnen enkele uren na ontvangst bij de beoogde ontvangers afgeleverd en de originelen kunnen worden opgeslagen, veilig worden versnipperd of naar u worden teruggestuurd. Vertrouwelijke of gevoelige post wordt verwerkt met aanvullende beveiligingsmaatregelen, waaronder encryptie en beperkte toegang. De service voldoet aan de AVG en overige relevante regelgeving met betrekking tot  gegevensbescherming. 

Robotic Process Automation (RPA) kan repetitieve en tijdrovende taken automatiseren, zoals gegevensinvoer, documentclassificatie en het ophalen van documenten, waarbij – indien nodig – uitzonderingen voor handmatige interventie worden gemarkeerd. We gebruiken RPA-tools die zijn ontworpen om te werken met uw huidige systemen, waarbij gebruikersacties worden nagebootst zonder dat er complexe integraties nodig zijn. Er is geen speciale hardware vereist: we kunnen RPA-software installeren op uw bestaande IT-infrastructuur en deze aanpassen aan uw activiteiten. Implementatietijdlijnen variëren afhankelijk van de complexiteit van de processen. Echter, veel RPA-oplossingen kunnen binnen enkele weken worden geïmplementeerd. Indien gewenst, bieden we voortdurende monitoring en onderhoud, evenals ondersteuning om het systeem uit te breiden naar extra taken of grotere hoeveelheden gegevens.

Wij helpen klanten om kunstmatige intelligentie (AI) te benutten om alle fasen van het informatiebeheerproces te automatiseren en de efficiëntie te verbeteren. Dit is inclusief: 

• Bestanden in het systeem brengen en ze automatisch indexeren op basis van hun inhoud  

• Patronen, trefwoorden, zinnen en subtiele contextuele aanwijzingen herkennen voor classificatie 

• Automatisch relevante metagegevens extraheren, zoals auteurs, data, bestandstype en onderwerpen; en bestanden taggen met semantische gegevens (op basis van betekenis, niet alleen trefwoorden)  

• Bestanden controleren op naleving van beleid en audittrails maken  

• Automatische retentieplanning op basis van documenttype en wettelijke vereisten  

• Toekomstige opslagvereisten, gegevensgroei en nalevingsuitdagingen voorspellen  

• Zoeken gemakkelijker maken, met relevantierangschikking en zoekopdrachten in natuurlijke taal  

• Geautomatiseerde anonimisering van gevoelige informatie en gebruikerstoegangscontroles  

• Machine learning om de nauwkeurigheid voortdurend te verbeteren en aan te passen aan nieuwe vereisten  

Als grootste particuliere informatiebeheerprovider in Europa hebben we de reikwijdte en schaal om iedereen te ondersteunen, van kleine bedrijven tot multinationals. We bieden u een totale  informatiebeheersdienst voor alle soorten papieren en digitale gegevens. 

Wij beschikken over alle certificeringen die u mag verwachten van een archiefbeheerdienstverlener, die actief is in sterk gereguleerde branches. Onze volledige lijst met certificeringen is: 

• ISO 9001 Kwaliteitsmanagement  

• ISO 14001 Milieumanagement  

• ISO 27001 Informatiebeveiligingsmanagement  

• BS 4971 Behoud en verzorging van archiefbibliotheekcollecties  

• BS 7853 Veiligheidsscreening  

• BS 15713 Veilige vernietiging van vertrouwelijk materiaal  

• BS 10008 Wettelijke ontvankelijkheid van elektronische informatie  

• PCI Security Standards Council Gekwalificeerde beveiligingsbeoordelaar   

• Cyber Essentials Certified Plus