Opslag van documenten
Bewaar waardevolle documenten veilig in een van onze 70+ beveiligde archiefcentra, met 24/7 toegang en duurzame opslagopties.
Onze kennisbank
Hulp & Advies
Wie zijn we
Archiefbeheer
Extern archiefbeheer door OASIS verlaagt kosten, vermindert emissies en geeft u snel toegang tot belangrijke informatie.
Begin een gesprekEfficiënt archiefbeheer De voordelen van effectief informatiemanagement
Documenten veilig opslaan én toegankelijk houden voor de juiste mensen vraagt om een zorgvuldige aanpak. Die balans heeft OASIS de afgelopen twintig jaar geperfectioneerd. Vanaf het moment dat informatie uw locatie verlaat tot het moment dat deze weer wordt opgevraagd, wordt alles zorgvuldig bewaakt en beschermd.
Uw gegevens worden vervoerd in zwaarbeveiligde voertuigen met GPS-tracking. Waardevolle en kwetsbare documenten worden opgeslagen onder de juiste omstandigheden, zodat ze optimaal beschermd blijven. Onze meer dan 70 archiefcentra zijn uitgerust met geavanceerde beveiligings- en calamiteitenmaatregelen en beschikken over toonaangevende milieucertificeringen.
Heeft u snel een document nodig? Dan scant en uploadt OASIS het direct, of bezorgen we de fysieke versie binnen vier uur op locatie. Zijn documenten niet langer nodig? Dan worden ze door onze gecertificeerde medewerkers veilig vernietigd en verantwoord gerecycled.
Veilig beheerd, direct toegankelijk Archiefbeheerdiensten van OASIS
Met meer dan 1.700 medewerkers ondersteunen we organisaties in heel Europa, waaronder bedrijven en instellingen in sterk gereguleerde sectoren. De diensten van OASIS helpen hen om efficiënter te werken, informatie beter te beveiligen en beter onderbouwde beslissingen te nemen met slim informatiemanagement.
Grondmonsters
Bewaar boorkernen en ondergrondse monsters veilig in klimaatgecontroleerde faciliteiten, met speciale inspectieruimtes in Aberdeen, Noord-Wales, Dundee en Londen.
Archiveer speciale formaten
Historische documenten, bouwtekeningen, kunstwerken en maquettes worden veilig opgeslagen en beheerd door gespecialiseerde medewerkers.
Tape-opslag en mediakluis
Zorg dat back-uptapes en andere media veilig beschikbaar blijven voor back-up, herstel en calamiteiten.
Scannen
Uw documenten beschikbaar wanneer u ze nodig hebt, zonder een archiefdoos te openen.
Veilige gegevensvernietiging & shredding
Vertrouwelijke documenten worden veilig vernietigd door gescreende medewerkers. Op verzoek ontvangt u een certificaat van vernietiging.
Onze kracht Daarom kiezen organisaties voor OASIS
Als grootste particuliere specialist in informatiebeheer van Europa combineren we schaal en ervaring met een praktische en flexibele aanpak.
Over onsTot 40% lagere emissies dankzij onze duurzame opslagfaciliteit
Documentbezorging en scan-on-demand
24/7 noodtoegang tot uw gegevens
Praktisch advies van accountmanagers die uw branche kennen
Alles onder één dak: transport, opslag, scanning en vernietiging
De impact van informatiebeheer OASIS in cijfers
11,500
klanten
in sectoren zoals juridische dienstverlening, financiële dienstverlening, zorg, overheid, woningcorporaties, bouw en energie
24/7
toegang
tot digitale documenten via ons intuïtieve selfserviceportaal
200TB
opgeslagen gegevens
voor onze klanten, vergelijkbaar met 200 miljoen foto’s van hoge kwaliteit
70+
locaties
verspreid over Europa, met scanfaciliteiten die voldoen aan BS10008 voor juridische geldigheid
Klantverhalen Wat klanten over OASIS zeggen
Onze aanpak helpt organisaties om efficiënter te werken, risico’s te beperken en meer grip te krijgen op hun informatie.
Veelgestelde vragen Heeft u een vraag over archiefbeheer?
Staat uw vraag er niet tussen? Neem gerust contact met ons op.
Neem contact opHoe werkt de overstap naar OASIS voor archiefbeheer en wat zijn de kosten?
OASIS begeleidt organisaties volledig bij de overstap naar extern archiefbeheer. Wij verzorgen het veilig verplaatsen van fysieke archieven, documenten en media vanuit uw huidige opslaglocatie naar onze beveiligde archieffaciliteiten. Dankzij onze ervaring met grote archiefmigraties beperken we operationele risico’s, minimaliseren we verstoringen en helpen we overstap- en beheerkosten beheersbaar te houden door ons prijsmodel op uw situatie aan te passen.
Welke documenten, media en fysieke archieven kunnen veilig worden opgeslagen?
OASIS biedt veilige archiefopslag voor uiteenlopende documenten, media en fysieke archieven. Denk aan contracten, patiëntendossiers, juridische documenten, back-uptapes, harde schijven, kaarten, kunstwerken, historische archieven, technische tekeningen en kernmonsters. Onze beveiligde opslagfaciliteiten zijn ingericht voor langdurig archiefbeheer, documentopslag en bescherming van vertrouwelijke en waardevolle informatie.
Hoeveel archiefdozen of documenten kan ik in OASIS’ faciliteiten opslaan?
Er geldt geen limiet voor het aantal archiefdozen, documenten of media dat u bij OASIS veilig kunt opslaan. Wij beheren meer dan 115 miljoen geregistreerde items met barcode voor organisaties in heel Europa. Onze schaalbare oplossingen voor archiefbeheer en archiefopslag ondersteunen zowel kleine bedrijven als grote organisaties met complexe informatiebeheerbehoeften.
Hoe snel kan ik een opgeslagen document of archiefstuk opvragen?
Afhankelijk van uw serviceafspraken bieden wij verschillende veilige leveringsopties, waaronder levering op dezelfde dag en in urgente situaties zelfs binnen 4 uur. Digitale toegang tot uw documenten is ook mogelijk via scan-on-demand, waarbij we uw archiefstukken in uw bestandsbibliotheek lokaliseren en scannen. Noodtoegang tot uw gegevens is 24/7 beschikbaar en gemiddeld halen we 99% van onze SLA-doelstellingen.
Hoe worden documenten en archieven geïndexeerd en teruggevonden?
OASIS gebruikt een geavanceerd barcodesysteem voor het indexeren, beheren en terugvinden van documenten en archieven. Iedere archiefdoos, map of opslagunit krijgt een unieke registratie, waardoor informatie snel traceerbaar blijft. Dit proces ondersteunt efficiënt documentbeheer, snelle documentretrieval en betrouwbare controle over fysieke en digitale archieven.
Biedt OASIS zowel tijdelijke als langdurige archiefopslag aan?
Ja, OASIS biedt zowel tijdelijke als langdurige archiefopslag voor documenten, dossiers, media en andere bedrijfskritische informatie. Onze flexibele oplossingen voor extern archiefbeheer worden afgestemd op uw organisatie, bewaartermijnen en compliance-eisen. Hierdoor kunt u archieven veilig beheren zolang dat nodig is, zonder beperkingen in opslagduur.
Hoe flexibel is de media- en tapeopslag bij OASIS?
U kunt zelf schema’s instellen voor hoe vaak back-uptapes en andere media moeten worden geroteerd. OASIS biedt geplande ophaal- en bezorgservices voor tapes, harde schijven en andere gegevensdragers, zodat uw media veilig worden vervoerd naar onze beveiligde opslagfaciliteiten. Via ons voorraadbeheersysteem worden alle media nauwkeurig gevolgd en beheerd, vergelijkbaar met professioneel documentbeheer. Dankzij onze versnelde ophaalservice heeft u snel toegang tot opgeslagen tapes en back-upmedia wanneer dat nodig is.
Hoe krijg ik toegang tot opgeslagen kernmonsters voor analyse of onderzoek?
OASIS biedt snelle en gecontroleerde toegang tot opgeslagen kernmonsters voor analyse, onderzoek en rapportage. Dit is mogelijk op elk moment. Alle monsters worden nauwkeurig gecatalogiseerd met gegevens zoals locatie, diepte en extractiedatum. Via ons online systeem kunt u eenvoudig uw monsters zoeken, ze lokaliseren en geografische informatie raadplegen.
Hoe zorgt OASIS voor veilige en gecertificeerde vernietiging van vertrouwelijke documenten en media?
OASIS biedt veilige en gecertificeerde document- en mediavernietiging voor vertrouwelijke documenten, harde schijven, cd’s, dvd’s, creditcards en andere media. Wij werken op onze gespecialiseerde locatie volgens de strengste kwaliteitseisen voor veilige vernietiging van vertrouwelijke informatie. Dankzij beveiligde versnippering is reconstructie onmogelijk. Ook bieden wij afsluitbare versnipperingsbakken zodat uw documenten beschermd blijven tot het moment van versnippering. We zullen nooit een item vernietigen zonder toestemming van de klant.
Informatiebeheer van begin tot eind Ontdek de andere diensten van OASIS
De afgelopen twintig jaar heeft OASIS meer dan 11.500 organisaties geholpen bij uiteenlopende uitdagingen op het gebied van informatiebeheer. Van fysieke archieven tot digitale informatieprocessen, de kans is groot dat we een vergelijkbare uitdaging al eerder hebben opgelost.
Digitaal Archiefbeheer
Breng uw archiefbeheer naar een hoger plan en omarm de toekomst met de nieuwste digitale transformatieoplossingen van OASIS.
Scannen
Verander pakken papier in stapels waarde. Eén pagina of één miljoen, bestanden, boeken of blauwdrukken, wij kunnen het allemaal scannen.
De sectoren waarin we actief zijn
Elke sector kent zijn eigen regels, risico’s en informatievraagstukken. Daarom stemmen we onze dienstverlening af op de praktijk van uw organisatie.
Zie alle branches