Over Ons

Bij OASIS Group leveren wij end-to-end archief- en informatiebeheerdiensten aan klanten in heel Europa.

Onze deskundige teamleden, in combinatie met onze bekroonde Omnidox-suite, bieden onze klanten de beste procesautomatisering in de sector.

Door processen voor specifieke backoffice-functies te automatiseren en stroomlijnen, helpen wij klanten middelen vrij te maken en de operationele efficiëntie binnen hun organisatie te verhogen.

Onze experts helpen u de juiste oplossing te vinden, ongeacht waar u zich bevindt in uw digitale transformatieproces.

Overzicht

Een toonaangevend bedrijf voor technische ondersteuning nam contact op met OASIS omdat zij aanzienlijke problemen ondervonden bij het verwerken van facturen. Met name de snelheid van goedkeuring was een probleem, wat nog werd verergerd door het feit dat de managers die de facturen moesten goedkeuren over 50 verschillende locaties waren verspreid.

Voeg bij deze uitdaging nog de neiging van sommige managers om facturen vast te houden of kwijt te raken – of ze niet correct aan de juiste kostenplaats toe te wijzen – en er ontstaat een reëel risico op administratieve verwarring of, erger nog, boetes voor te late betaling aan leveranciers.

De afdeling Shared Service had ook nalevingsproblemen met een op papier gebaseerd systeem. Binnen de inkoopadministratie bestaat er altijd de verplichting om voor belasting- en BTW-doeleinden administratie bij te houden in overeenstemming met de overheidsrichtlijnen. Zo dient de administratie gedurende een wettelijke periode van zes jaar te worden bewaard en dienen de documenten zodanig te worden opgeslagen dat zij niet kunnen worden gewijzigd en op korte termijn gemakkelijk kunnen worden teruggevonden, hetzij voor de autoriteiten, hetzij voor het auditteam.

De Vereisten

  • Auditeerbare records en informatiebeheer in overeenstemming met wetgeving
  • Snelle goedkeuring van facturen
  • Controle en zichtbaarheid van elke stap in het goedkeuringsproces voor facturen
  • Beperkte toegang tot wie de facturen kan zien en wanneer
  • Snel rendement
  • Bijdrage aan de MVO-doelstellingen van de onderneming door minder papier te gebruiken
  • Cloudgebaseerd opslagsysteem, 24/7 beschikbaar
  • Systemen en processen die in overeenstemming zijn met wetgeving

Omnidox

Omnidox is ons meermaals bekroonde cloud-based digitale document- en archiefmanagementsysteem. 24/7 toegang tot uw informatie, waar ter wereld u zich ook bevindt.

  • Zeer veilig
  • Altijd en overal toegankelijk
  • Krachtige zoek- en opvraagfuncties
  • Volledige gebruikerscontrole op audits
  • Rol- en gebruikergebaseerde machtigingen
  • Integratie mogelijk met diverse bedrijfssystemen (zoals CRM en ERP)
  • Georganiseerde bestandsstructuren
  • Maak controle op documentniveau mogelijk, zoals het instellen van bewaartermijnen of het toewijzen van taken
  • Waarschuwingen beheren
  • Geautoriseerde gebruikers kunnen workflows aanmaken en beheren – geen dure IT-werkzaamheden nodig

De OASIS Oplossing

OASIS werd verkozen boven andere leveranciers vanwege de mogelijkheid om ons eigen meermaals bekroonde systeem aan te passen aan de behoeften van de klant.

Dit hield onder meer in dat meerdere bedrijven en projectcodes moesten worden opgenomen.

Tijdens het specificatieproces werkten de toegewezen Business Analyst en projectmanager van OASIS samen met de klant om inzicht te krijgen in de directe behoeften aan functionaliteit, alsmede in mogelijke toekomstige ontwikkelingen.

In slechts één jaar tijd heeft OASIS 45.000 “live” facturen gescand, naast ongeveer 50.000 gescande gearchiveerde facturen. Aanvankelijk ging het om 1.500 documenten per week, maar dit aantal steeg naarmate meer ondernemingen binnen de groep werden toegevoegd.

Het Omnidox-systeem heeft een snellere goedkeuring van facturen mogelijk gemaakt doordat ze worden gescand/verwerkt en doorgestuurd naar de manager die goedkeuring moet verlenen. Deze ontvangt per e-mail bericht van Omnidox.

Dankzij de automatische workflow en rapportage/managementinformatie, waarmee facturen door het goedkeuringsproces worden gevolgd, zijn de risico’s op boetes voor te late betaling of tekortkomingen in de naleving van wetgeving weggenomen.

Door de implementatie van Omnidox kon de klant kosten besparen op verzending en opslag, en vooral op personeelskosten voor handmatige verwerking.

Neem contact met ons op

E-mail: info@oasisgroup.com

Nederland: +31 (0)30 247 0789
België: +32 (0)14 41 2777

Klik op deze link en download de Referentiecase: Factuurverwerking – Engineering