Diensten

Testamenten, akten en juridische documenten scannen

Verlaag de opslagkosten en bespaar tijd met de scandiensten van OASIS voor advocaten (kantoren).

Request a quote

Het nauwkeurig en veilig opslaan van juridisch papierwerk is essentieel voor advocaten en juristen. Maar het opslaan van fysieke documenten kan kostbaar zijn om te beheren, waardevolle kantoorruimte in beslag nemen en tijd van medewerkers verspillen.

Bij OASIS bieden we scan- en digitaliseringsdiensten voor testamenten, akten en juridische documenten. Wij kunnen uw documenten opslaan en digitaliseren, zodat u in uw praktijk efficiënter kunt werken, tijd kunt besparen, kosten kunt verlagen en de naleving van wet- en regelgeving kunt garanderen.

Voordelen van scannen

Wij bieden verschillende diensten voor het scannen van juridische documenten en gegevensvastlegging in een zeer veilige omgeving, waarbij gebruik wordt gemaakt van de beste technologieën voor snelheid, kwaliteit en een hoge mate van nauwkeurigheid.

Traceerbaarheid

Volg dossiers via onze web-hosted opslagplaats en bespaar tijd bij het zoeken naar dossiers met een efficiënt indexeringsproces voor documenten.

Hogere efficiëntie

Geen gedoe meer met en kosten voor het handmatig verwerken van uw documenten; verminder uw afhankelijkheid van fysieke opslagruimte en de noodzaak om technologische hardware in huis te hebben

Flexibel en schaalbaar

Onze maatwerkscandienst kan worden aangepast aan uw behoeften op het gebied van het terugvinden en opvragen van documenten. Afhankelijk van hoe vaak u uw documenten moet opslaan en opvragen, hebben we een abonnement dat aan uw behoeften voldoet

Veilig documenten scannen

Wat het verzoek ook is, wij kunnen uw dossiers veilig digitaliseren. Met onze moderne scansoftware kunnen we kleine én grote hoeveelheden papieren documenten vastleggen.

Meer ruimte op kantoor

Maak waardevolle kantoorruimte vrij door archiefkasten weg te doen en opslagruimtes leeg te ruimen. De vrijgekomen ruimte kan dan worden gebruikt door teamleden, maar u kunt ook uw kantoor verkleinen.

Ondersteunt werken op afstand

Elektronische documentatie ondersteunt werken op afstand en samenwerking tussen medewerkers van verschillende afdelingen, in verschillende gebouwen of zelfs in verschillende landen.

Extra back-up

Door uw dossiers/akten te scannen, hebt u altijd een back-up in geval van verlies door brand, diefstal, inbraak, enz.

Digitaliseringsproces

We scannen documenten van alle soorten, indelingen en volumes. Van cliëntendossiers, testamenten, contracten, akten en schadeclaims tot overlijdensakten, hypotheekdossiers en geheimhoudingsovereenkomsten. Met onze OCR-software maken we al uw documenten doorzoekbaar, wat veel kostbare zoektijd bespaart. Wij converteren uw juridische documenten naar elk gewenst formaat, inclusief pdf, JPG en TIFF. Vervolgens uploaden we ze naar ons cloudgebaseerde systeem zodat ze eenvoudig kunnen worden opgezocht, of we sturen de gescande digitale informatie naar u terug inclusief een importbestand voor uw eigen documentbeheersysteem..

Afhankelijk van hoe u uw documenten momenteel opslaat, halen wij de documenten bij u op kantoor op of, als ze al bij ons zijn opgeslagen , halen wij ze uit uw bestaande archief en vervoeren we ze veilig naar ons scanbureau.

Bij aankomst op het scanbureau wordt de unieke barcode voor elke doos met dossiers of bestanden (afhankelijk van hoe ze zijn opgeslagen) geregistreerd. Met deze barcode kunnen we de locatie van uw dossiers volgen tijdens het scanproces.

Na ontvangst worden uw documenten klaargemaakt voor digitalisering. Dit is het meest arbeidsintensieve deel van het proces, omdat er goed op gelet moet worden dat alle documenten vrij zijn van nietjes, paperclips, post-its en kreukels.

Waar nodig worden documenten afgeplakt en in doorzichtige plastic hoesjes geplaatst om een scan van de hoogste kwaliteit te garanderen. Nadat de dossiers zijn voorbereid, beoordelen onze scanspecialisten de belangrijkste kenmerken van het document, zoals paginagrootte en of documenten enkel- of dubbelzijdig zijn afgedrukt. Documenten worden dan dienovereenkomstig geclassificeerd.

Met behulp van moderne scanapparatuur kunnen onze scanspecialisten elk type document digitaliseren tot de gewenste resolutie en de gewenste indeling. Dit omvat (maar is niet beperkt tot) dossiers, certificaten, manuscripten, tijdschriften, kranten en technische tekeningen (bijv. plattegronden).

Nadat het scannen is voltooid, worden de dossiers gecompileerd. Dit document wordt vervolgens onderworpen aan een strenge kwaliteitscontrole, waarbij onze scanspecialisten eventuele resterende problemen oplossen.

De digitaal vastgelegde hardcopy’s worden vervolgens opgeslagen op het gewenste medium en aan u geleverd. Er zijn verschillende opties voor het aanleveren van de gegevens, waaronder dvd, beveiligde e-mail of SFTP. Als alternatief hebben we verschillende hostingopties waarmee u uw dossiers vanaf elke locatie kunt bekijken, downloaden, afdrukken en wijzigen.

Deze gebruiksvriendelijke portals voor informatiebeheer geven u volledige controle over uw digitale dossiers, waardoor het een kostenefficiënte methode is om geleidelijk uw op maat gemaakte digitale archief samen te stellen.

Opties voor scannen

Of u nu grote hoeveelheden papieren archieven moet scannen of regelmatig behoefte hebt aan scan- en gegevensvastleggingsdiensten, wij hebben tientallen jaren ervaring en bieden met vertrouwen een digitaliseringsoplossing voor uw organisatie.

Scannen op aanvraag

Onze Scan-on-Demand service wordt door veel van onze klanten gebruikt als een snel en eenvoudig alternatief voor het fysiek aanleveren van documenten. Deze optie bespaart klanten het scannen van hele archieven en geeft ze in plaats daarvan kosteneffectieve digitale kopieën van hun bestanden en dossiers wanneer ze die nodig hebben.

 

Bulk documenten scannen

Deze optie wordt vaak gekozen door organisaties met grote hoeveelheden historische fysieke documenten en stelt klanten in staat om hele archieven om te zetten in doorzoekbare digitale documenten. Klanten profiteren van betere naleving en autorisatiecontrole. Voor extra veiligheid kiezen veel klanten ervoor om een digitale back-up van hun archief in onze beveiligde mediakluis te bewaren.

Scannen op locatie

Ideaal voor klanten die gevoelige of vertrouwelijke documenten behandelen die om veiligheidsredenen ter plaatse moeten blijven. In deze gevallen kan OASIS de benodigde hardware en het benodigde personeel leveren om snel en betaalbaar een elektronisch archief te creëren, zodat klanten de controle over hun dossiers kunnen behouden en geen documenten meer hoeven in te pakken en te verzenden.

Wat onze klanten over ons zeggen

Werken met externe ketenpartners vraagt om inzicht in informatie. Hiervoor moesten cliëntendossiers digitaal beschikbaar zijn. Daarnaast is het thuiswerken sterk toegenomen. De coronacrisis heeft het thuiswerken extra versneld.

Marcel Duffhuis , Projectleider Digitalisering

Read case study

Dankzij de inzet en ondersteuning van OASIS is het digitaliseren van de papieren dossiers heel goed verlopen. Hierdoor is de patiëntenzorg niet belemmerd. Voor alle vragen was OASIS beschikbaar met een goed resultaat tot gevolg.

Marjan Duiven , Operationeel Leidinggevende polikliniek oogheelkunde Meppel

Read case study

Ik ben de afgelopen drie jaar door een aantal bedrijven benaderd om mijn interesse te wekken. Toen OASIS mij benaderde, gaf hun persoonlijke, vriendelijke en efficiënte aanpak de doorslag. Met name hun toezegging om de Box-it groep verder te laten groeien en te managen.

Box-it

Een bedrijf verkopen tijdens een pandemie was nooit de gemakkelijkste opgave, maar de professionele en transparante aanpak van OASIS heeft ervoor gezorgd dat alles zo soepel mogelijk is verlopen tijdens moeilijke tijden. Wij vertrouwen ons bedrijf van meer dan 40 jaar nu toe aan OASIS in de wetenschap dat het in goede handen zal zijn. Wij danken Matt en het team voor al het harde werk en wensen jullie het allerbeste voor de toekomst.

Simon Clarke , Directeur

Juridische documenten scannen FAQs

De mediakluis van OASIS staat 24 uur per dag onder toezicht van videobewaking. OASIS maakt gebruik van de meest strikte beveiligingsmaatregelen zoals het intoetsen van een toegangscode en biometrische vingerafdrukscanners.

Ja. De teammembers van OASIS die met de mediakluis werken, zijn speciaal opgeleid om de juiste procedures te volgen bij het hanteren en vervoeren van vertrouwelijke media.

Als u gebruik maakt van de mediakluis van OASIS, kunt u erop vertrouwen dat uw kostbare informatie ook bij technische problemen of natuurrampen beschermd is en hersteld kan worden. De back-up tape rotatie service zorgt er bovendien voor dat uw gegevens regelmatig worden bijgewerkt.

OASIS gebruikt barcodes om alle media die in de mediakluis worden opgeslagen te organiseren en traceren. Via het OASIS online informatie management systeem kunt u online uw extern opgeslagen media beheren, diensten aanvragen of rapporten aanmaken.

U hebt 24 uur per dag toegang tot uw media. Noodverzending van uw gegevens is mogelijk.

Vraag snel een offerte aan voor juridische documenten scannen

Gebruik het onderstaande formulier om meer informatie aan te vragen over onze oplossingen voor catalogiseren en indexeren

Energy form

  • Informatie over hoe wij gegevens verwerken is te vinden in ons privacybeleid.