OASIS Group heeft de toegang geoptimaliseerd en de patiëntenzorg verbeterd voor de Oogheelkunde polikliniek van Isala door 40.000 medische dossiers te digitaliseren. Het initiatief heeft succesvol uitdagingen aangepakt zoals tijdrovende zoekopdrachten en complicaties wanneer dossiers uitgeleend waren, waardoor het gezondheidssysteem aanzienlijk werd getransformeerd en geoptimaliseerd, met verbeterde algehele efficiëntie. U kunt tevens de casestudy downloaden en bekijken in PDF-formaat.

Over Isala Oogheelkunde

Isala is een vooraanstaande zorginstelling met bijna 7.000 toegewijde zorgverleners op vijf locaties (Zwolle, Meppel, Kampen, Heerde en Steenwijkerland). Ze bieden patiëntgerichte
zorg aan ongeveer 640.000 personen, staan bekend om uitmuntende algemene en topklinische zorg, en fungeren als traumacentrum voor Zwolle en omliggende regio’s. Als actief lid van het mProve consortium streven ze naar innovatieve verbeteringen in de zorg, met een toewijding aan efficiëntie en hoogwaardige gezondheidsdiensten.

  • Doel

Digitaliseer 40.000 medische dossiers in kasten voor verbeterde toegankelijkheid en efficiëntie.

  • Ontwikkeling

Verwijder inefficiënties met betrekking tot handmatige zoekopdrachten, uitgeleende dossiers en opslagbeperkingen.

  • Integratie

Verbeterde patiëntenzorg, efficiëntere operaties en aanzienlijk rendement op investering door het elimineren van handmatige taken en personeelsbehoeften.

Overzicht

Isala’s Oogheelkunde afdeling, met 40.000 medische dossiers, koos voor een digitale transformatie met OASIS, wat leidde tot gestroomlijnde operaties, eliminatie van handmatige processen, verbeterde toegankelijkheid en aanzienlijk rendement op investering. De overgang omvatte testen, efficiënte samenwerking en digitale dossiers op aanvraag. Het succes verbeterde patiëntenzorg met snelle toegang tot gegevens op alle Isala locaties via een Elektronisch Patiëntendossier (EPD), wat resulteerde in een efficiënte, digitaal gestroomlijnde werking en besparingen in tijd en middelen.

Projectachtergrond

  • Overvloed aan papieren van 40.000 medische dossiers
  • Ruimtebeperkingen en langdurige zoektijden
  • Inefficiënties veroorzaakt door handmatige systemen
  • Voorafgaande samenwerking met OASIS Group
  • Voorbereiding digitalisering, inclusief leesbaarheid, volledigheid en integratietesten

Probleem Identificatie

Het belangrijkste probleem bij Isala was het gebrek aan opslagruimte en de moeite om 40.000 medische dossiers in de afdeling Oogheelkunde op te vragen, opgeslagen in kasten. Dit resulteerde in aanzienlijke zoektijd en ruimteproblemen, inclusief dossiers die soms waren uitgeleend, wat de toegang bemoeilijkte. Bovendien maakte de aard van sommige gescande bestanden, met name handgeschreven notities van artsen, het gebruik van OCR-technologie onmogelijk.

Resultaten

Het digitaliseringsproject bracht aanzienlijke voordelen met zich mee, waaronder sterk verbeterde efficiëntie en patiëntenzorg. Positieve feedback benadrukte het succes van het digitaliseringsproces, resulterend in aanzienlijke tijds- en arbeidsbesparingen, evenals zichtbaar rendement op investering door het elimineren van handmatige taken en verminderen van personeelskosten na de digitale overgang.

Voordelen

40,000 medische dossiers gescand
  • Verbetert operationele efficiëntie
  • Tastbare winst in personeelsefficiëntie
  • Geoptimaliseerde algehele klinische operaties
24/7 toegankelijkheid van gegevens
  • Eenvoudig toegang
  • Tevredenheid met de scankwaliteit
  • Verbeterde patiëntenzorg door snellere informatie

Oplossing

Isala’s Oogheelkunde Departement ondervond inefficiënties door fysieke patiëntendossiers, wat zoekproblemen en ruimtebeperkingen veroorzaakte. OASIS Group beoordeelde bestandsleesbaarheid en besloot geen OCR-technologie te gebruiken vanwege handgeschreven artsennotities. OASIS’ oplossing omvatte het ophalen van bestanden op naam van de patiënt, waardoor zoek- en handmatige notitie-uitdagingen verminderden.

  • Voorbereidingsfase

OASIS voerde documentbeoordeling, integratietests uit en hield rekening met handgeschreven notities van artsen.

  • Digitale Overgang

Beheer van de overgangsfase waarin zowel papieren als digitale processen naast elkaar bestaan.

  • EPD

Een Elektronisch Patiënten Dossier waarborgde de digitale opname van documenten voor universele toegang.

  • Scan-on-Demand

Statische bestanden die gedigitaliseerd zijn, worden alleen beschikbaar gesteld wanneer ze worden opgevraagd.

 

Laatste stappen

  • Continu gebruikmaken van het EPD om een gebruiksvriendelijke, eenvoudige en snelle zoektocht naar bestanden en documenten te waarborgen.
  • Veilige behandeling en vertrouwelijke vernietiging van fysieke documenten wanneer de bewaartermijn verstreken is.