1. Wat doet uw organisatie?
Bijna 7000 zorgverleners staan op vijf Isala locaties (Zwolle, Meppel, Kampen, Heerde en Steenwijkerland) dag in dag uit voor onze patiënten klaar. Wij bieden zorg met hart en ziel, gericht op herstel. Circa 640.000 mensen beschouwen Isala als hét ziekenhuis voor algemene ziekenhuiszorg. Naast basiszorg verleent Isala topklinische zorg met een aantal hooggespecialiseerde functies. Isala is daarnaast officieel aangewezen als traumacentrum voor Zwolle en omstreken. Wij zijn een mProve-ziekenhuis: een combinatie van vijf vooroplopende ziekenhuizen die elkaar gevonden hebben in hun streven om de zorg op een innovatieve manier te verbeteren.
2. Hoe zag jullie werkproces eruit voor het managen van medische dossiers voordat onze samenwerking begon?
Het specialisme oogheelkunde had nog 40.000 patiëntendossiers op papier opgeslagen in kasten. Deze kasten met dossiers stonden op de afdeling en namen naast ruimte ook veel zoektijd in beslag. Tevens was een dossier soms uitgeleend hetgeen het zoeken nog lastiger maakte.
3. Hoe lang werden medische dossiers op deze manier beheerd?
Het beheer van deze papieren dossiers doen we al vele tientallen jaren.
4. Wat waren de belangrijkste redenen om verandering te omarmen en medische dossiers te digitaliseren?
Isala gebruikt het elektronische patiëntendossier (EPD) van de firma Chipsoft (HiX). Een softwaretoepassing waarbij medische gegevens in digitale vorm wordt bewaard en beschikbaar gemaakt. Omdat de afdeling oogheelkunde nog papieren dossiers had, was dit geen wenselijke situatie en is er besloten om de dossiers te laten scannen en in het EPD te plaatsen.
5. Had Isala eerder met OASIS samengewerkt in het verleden?
Ja, OASIS heeft ook al onze oudere papieren dossiers in beheer. In totaal 19.000 strekkende meter. Omdat dit statisch archief betreft, is het kostentechnisch niet zo interessant om deze dossiers te digitaliseren. OASIS levert dossiers indien benodigd aan middels ‘Scanning on Demand’. Hierdoor worden alleen de dossiers gedigitaliseerd die daadwerkelijk opgevraagd worden.
6. Met hoeveel bedrijven zijn jullie in gesprek gegaan voor het digitaliseren van 40.000 medische dossiers?
We hebben meerdere offertes opgevraagd. Gezien de juiste prijs en de ervaring die we met OASIS hadden, is besloten om de opdracht aan OASIS te gunnen.
7. Wat waren de belangrijkste redenen om OASIS de opdracht te gunnen?
Ervaring, snelheid, vertrouwen en een gunstige prijs uiteraard.
8. Vanuit Isala’s perspectief, welke voorbereidingen dienden gedaan te worden voordat de dossiers opgehaald konden worden? Voelt u zich goed ondersteund door OASIS tijdens deze voorbereidingsfase?
In de voorbereidingsfase hebben we de aangeleverde papieren dossiers digitaal aangeboden gekregen. Deze zijn beoordeeld door de specialisten op leesbaarheid en volledigheid. Hierbij ook de controle of in 1 dossier de verschillende formaten papier ( A4-A5 en memo) overzichtelijk beschikbaar waren. Tevens moest de koppeling van OASIS gedigitaliseerde dossiers naar het HIX patiëntdossier getest worden door de afdeling ICT.
Samenwerking met OASIS was geweldig. Korte lijnen en goed bereikbaar.
9. Is Isala tevreden met de kwaliteit van de gescande dossiers?
Poli oogheelkunde is zeer tevreden met de kwaliteit van de gescande dossiers. Ook de kleuren komen overeen met het origineel document.
10. Waarom was volledige OCR zo belangrijk (indien van toepassing)?
Omdat heel veel artsen met de hand aantekeningen maakten in de dossiers was OCR voor ons niet zo relevant.
11. Op welke manier heeft deze opdracht uw afdeling geholpen? Noem de belangrijkste voordelen.
Doordat alle patiënten informatie nu digitaal op 1 plek te vinden is, kunnen we onze patiënten helpen omdat we sneller inzicht in de volledige patiënten gegevens hebben. Tevens is het zoeken en opruimen van de papieren dossiers in het archief komen te vervallen wat veel arbeidstijd oplevert.
12. Welke voordeel heeft voor jullie de meeste waarde en waarom?
Voor iedere zorgprofessional bij oogheelkunde is nu alle informatie van de patiënt op 1 plek te lezen vanaf iedere locatie van Isala.
13. Heeft de opdracht rendement opgeleverd (of gaat het nog rendement opleveren)?
Het rendement bestaat uit het vervallen van een aantal werkzaamheden zoals: opzoeken, verwerken en opruimen van de dossiers. Dit levert vanaf het moment van volledig digitaal zijn een besparing op personele inzet op de polikliniek.
14. Vindt u dat de digitale overgang soepel is verlopen (acceptatie van gebruikers)?
De digitale overgang is goed verlopen. Het verwerken van de dossiers in porties en de acceptatie van de gebruikers in de overgangsfase is naar wens verlopen. In de overgangsfase werk je even dubbel doordat je gedeeltelijk met papier en gedeeltelijk digitaal werkt. Deze fase heeft relatief kort geduurd gezien de omvang van de aantallen dossiers ( 40.000 dossiers). In de overgangsfase was OASIS snel bereikbaar om dossier(s) op te vragen en digitaal aan te leveren op patiëntennaam.
15. Wat gebeurt er met nieuwe papieren documenten die worden ontvangen?
Deze worden nog even bewaard door OASIS en dan vertrouwelijk vernietigd. Daar ontvangen wij een certificaat van.