Over Ons

Bij OASIS Group leveren wij end-to-end archief- en informatiebeheerdiensten aan klanten in heel Europa.

Onze deskundige teamleden, in combinatie met onze bekroonde Omnidox-suite, bieden onze klanten de beste procesautomatisering in de sector.

Door processen voor specifieke backoffice-functies te automatiseren en stroomlijnen, helpen wij klanten middelen vrij te maken en de operationele efficiëntie binnen hun organisatie te verhogen.

Onze experts helpen u de juiste oplossing te vinden, ongeacht waar u zich bevindt in uw digitale transformatieproces.

Overzicht

De Omnidox cloud-based oplossing voor factuurverwerking van OASIS Group bleek een openbaring te zijn voor het financieel managementteam van een onafhankelijk overheidsdepartement.

De meest in het oog springende verandering heeft plaatsgevonden bij de crediteurenafdeling, waar voorheen een handmatig systeem werd gebruikt dat tijdrovend en arbeidsintensief was. Het financieel managementteam erkende dat verandering nodig was om de efficiëntie binnen de afdeling te vergroten. Die verandering kwam in de vorm van Omnidox Accounts Payable.

In het oude handmatige systeem was er weinig managementinformatie gekoppeld aan facturen, wat kon leiden tot vertragingen en knelpunten.

Facturen moesten handmatig worden geopend, gesorteerd en geregistreerd om betalingsverzoekformulieren te genereren.Deze moesten vervolgens worden gematcht met facturen en intern worden voorzien van twee gemachtigde handtekeningen. Na goedkeuring werden de facturen voor betaling teruggezonden naar de afdeling Financiën. Dit proces was tijdrovend en vatbaar voor vertragingen.

De Vereisten

  • Volledige automatisering
  • Integratie met financiële systemen
  • Snellere verwerking – facturen dienen binnen 5 dagen na ontvangst te zijn betaald
  • Traceerbaarheid met statusbewaking
  • Meer gedetailleerde managementinformatie
  • Facturen scannen met de mogelijkheid om facturen te delen met externe partijen
  • Uitgebreide digitale controle van elke goedkeuring of afwijzing van een factuur
  • Dubbele factuuridentificatie
  • Cloud-opslag om papierverbruik te verminderen
  • Lagere verwerkingskosten

Omnidox

Omnidox is ons meermaals bekroonde cloud-based digitale document- en archiefmanagementsysteem. 24/7 toegang tot uw informatie, waar ter wereld u zich ook bevindt.

  • Zeer veilig
  • Altijd en overal toegankelijk
  • Krachtige zoek- en opvraagfuncties
  • Volledige gebruikerscontrole op audits
  • Rol- en gebruikergebaseerde machtigingen
  • Integratie mogelijk met diverse bedrijfssystemen (zoals CRM en ERP)
  • Georganiseerde bestandsstructuren
  • Maak controle op documentniveau mogelijk, zoals het instellen van bewaartermijnen of het toewijzen van taken
  • Waarschuwingen beheren
  • Geautoriseerde gebruikers kunnen workflows aanmaken en beheren – geen dure IT-werkzaamheden nodig

De OASIS Oplossing

Omnidox Accounts Payable voor factuurverwerking is in december 2009 live gegaan in het overheidsdepartement en heeft het financieel management totaal veranderd: verbeterde factuurcontrole, snelheid, nauwkeurigheid en informatie.

Omnidox biedt een eenvoudige, nauwkeurige en volledig geïntegreerde oplossing voor factuurverwerking, gekoppeld aan het financiële systeem van het departement, met volledige zichtbaarheid van de voortgang.

Het Omnidox datavastleggingssysteem wordt bediend door ervaren medewerkers ter ondersteuning van de geautomatiseerde werkstromen voor datavastlegging.

Voor een drukbezet departement van de overheid dat ook nog eens te maken heeft met snelle betalingsdoelen blijkt Omnidox uiterst nuttig voor het financieel management doordat het continu de efficiëntie van workflows op vele niveaus verbetert. De crediteurenafdeling heeft nu gemakkelijk digitale toegang tot alle benodigde facturen/leveranciersinformatie, wat alle betrokkenen ten goede komt.

Binnen vier maanden behaalde het departement een aanzienlijk rendement op de investering en toen het systeem eenmaal volledig was geïmplementeerd, realiseerde het besparingen van ongeveer €35.000 (18%) per jaar op alleen al de administratiekosten voor de crediteurenadministratie.

Neem contact met ons op

E-mail: info@oasisgroup.com

Nederland: +31 (0)30 247 0789
België: +32 (0)14 41 2777

Klik op deze link en download de Referentiecase: Omnidox AP – Openbare Sector