Nu de zomer voor de deur staat, kijken velen van ons al uit naar hun vakantie. Maar voordat je je koffers pakt, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je werk en informatie goed georganiseerd zijn. Als je de tijd neemt om je digitale en fysieke ruimtes op te ruimen, ontspan je niet alleen tijdens je vakantie, maar kun je daarna ook naadloos weer aan het werk.
- Ruim je inbox op
Begin met het opruimen van je inbox. Sorteer je berichten, schrijf je uit voor onnodige nieuwsbrieven en verwijder of archiveer e-mails die je niet meer nodig hebt. Reageer op berichten die nog niet zijn beantwoord en stel automatische reacties in of delegeer taken aan collega’s als dat nodig is. Als je inbox nul is, kom je tijdens je vakantie niet voor verrassingen of onnodige stress te staan.
- Digitale bestanden organiseren
Neem de tijd om je digitale bestanden te organiseren. Maak een mappen- en submappenstructuur om documenten, afbeeldingen en andere bestandstypen te categoriseren. Hernoem bestanden met duidelijke en beschrijvende namen, zodat je ze later makkelijker kunt terugvinden. Als je een intern beleid hebt voor het benoemen van documenten, zorg er dan voor dat je je hieraan houdt. Denk ook aan teamleden die tijdens jouw afwezigheid toegang tot deze bestanden nodig hebben.
- Takenlijsten en agenda’s bijwerken
Bekijk je takenlijsten en agenda’s om er zeker van te zijn dat ze je huidige prioriteiten en deadlines goed weergeven. Werk alle openstaande taken of projecten af en werk je agenda bij met alle aankomende evenementen of vergaderingen. Stel herinneringen in voor belangrijke data die tijdens of vlak na je verlof vallen, zodat je op schema blijft wanneer je terugkomt.
- Fysieke werkruimte opruimen
Vergeet niet om ook je fysieke werkruimte op te ruimen. Ruim onnodige rommel op, archiveer documenten, stuur ze indien nodig naar het archief en organiseer je briefpapier. Een schone werkruimte helpt je om fris te beginnen als je terugkomt van je reis.
We hopen dat je onze checklist nuttig vindt. Als je proactief bent, geniet je niet alleen van je vrije tijd, maar kom je ook soepeler terug op je werk. Bereid je dus voor op een welverdiende pauze door vandaag nog je informatie op te ruimen!