Veel organisaties hebben te maken met hoge arbeidstijd en -kosten voor hun handmatige documentverwerking. En ook met de risico’s van menselijke fouten bij het invoeren van handmatig ingevoerde gegevens.
Om deze uitdagingen te overwinnen, is het belangrijk om digitale transformatiestrategieën voor uw bedrijfsmodel te overwegen. Bij OASIS Group zien we een toename in de vraag naar geautomatiseerde procesoplossingen voor records management, omdat handmatige documentverwerking uw organisatie kan blootstellen aan risico’s.
Risico’s van handmatige documentverwerking
Hier volgt een nadere beschouwing van de drie risico’s van handmatige documentverwerking:
Handmatige gegevensinvoer kan traag zijn
Handmatig gegevens invoeren in een document of systeem kan vervelend zijn, zelfs als de taak vertrouwd is en de medewerker uitstekende typevaardigheden heeft. Voor bedrijven die grote hoeveelheden gegevens gebruiken voor analysedoeleinden, kan handmatige gegevensinvoer een fulltime baan zijn.
Vatbaar voor gebruikersfouten
Foutenpercentages voor handmatige gegevensinvoer liggen rond de één procent. Dit lijkt misschien een klein getal, maar bedenk wel dat een onjuist cijfer verderop in het proces tot andere fouten kan leiden, die een groot effect kunnen hebben.
Duur proces op de lange termijn
Ten eerste betalen bedrijven op de lange termijn werknemers om handmatige taken uit te voeren die geautomatiseerd zouden kunnen worden. Ten tweede zijn fouten kostbaar. Zelfs kleine fouten kunnen schadelijk zijn.
Een partner kiezen voor uw digitale transformatiestrategie
Nu veel organisaties sterk afhankelijk zijn van papieren dossiers, is er een toename van het aantal geboren digitale dossiers die worden geüpload naar datamanagementplatforms en -systemen. Maar niet al deze platforms zijn geschikt voor het beoogde doel en ze bieden geen functies zoals indexeren, catalogiseren of bewaartermijnen. Daarom is het zo belangrijk dat de fysieke papieren dossiers die worden gedigitaliseerd een digitale transformatiestrategie hebben, anders wordt het moeilijk om die gegevens en documenten te categoriseren en terug te vinden en om te voldoen aan de eisen van compliance en regelgeving.
Om deze complexiteit aan te pakken, overwegen veel organisaties om hun archief- en informatiebeheer uit te besteden om ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan wet- en regelgeving. Bij het kiezen van een partner voor records management is het belangrijk om de volgende factoren in overweging te nemen:
Geautomatiseerde gegevenssystemen voor eenvoudige toegang en bewaring
Met behulp van geautomatiseerde gegevenssystemen kunt u bestaande of nieuwe bedrijfsworkflows snel en eenvoudig opnieuw creëren of implementeren. Van geavanceerde categorisatie tot robuust retentiebeheer, naadloos zoeken en terugvinden en efficiënte functionaliteit voor bedrijfsverwerking.
Haal waarde uit uw gegevens
Gebruik cloudgebaseerde platforms om snel en veilig de informatie te vinden en op te halen die u nodig hebt met betrekking tot uw fysieke en digitale archieven, met de mogelijkheid om rapporten, analyses en bedrijfsprognoses te maken.
Bewaarperioden instellen om alleen de noodzakelijke gegevens te bewaren.
Gebruik systemen die alleen de noodzakelijke gegevens bewaren. Wanneer een bewaardatum is vastgelegd, voorziet het systeem u van een rapport met de records die beschikbaar zijn voor vernietiging. Vervolgens kunt u samen met uw partner voor records management een retentiestrategie ontwikkelen om records te controleren en kandidaten voor vernietiging te identificeren.
Gebruikersbeperkingen en machtigingen toevoegen
Om ongeoorloofde toegang te voorkomen en gegevensbeveiliging te handhaven, is het belangrijk om rollen en machtigingen in te stellen voor je gebruikers. Bovendien kun je bepaalde datasets beperken en gebruikersfuncties beperken met de functionaliteit voor rollen en rechten.
Naleving
Zorg voor naleving van wet- en regelgeving door gegevensbeveiliging te handhaven, de bewakingsketen te documenteren en te voldoen aan het bewaarbeleid. Gebruik een systeem waarmee u uw fysieke en digitale gegevensarchieven kunt vergelijken met wat is geüpload of ontbreekt in wettelijke archieven, extern of intern binnen uw organisatie. Het is belangrijk dat alle toegang tot gegevens veilig is, voldoet aan de regelgeving en onder toezicht staat.
Met dit in gedachten hebben organisaties behoefte aan records en informatie management programma’s die helpen de waarde uit hun gegevens te halen en tegelijkertijd te voldoen aan regelgeving en compliance. Als uw bedrijf problemen heeft met handmatige documentverwerking, kan OASIS u ondersteunen bij uw digitale transformatieproces. We hebben oplossingen voor crediteuren, HR en Digital Mailroom.
Neem vandaag nog contact met ons op en een van onze teamleden zal u een oplossing bieden die aan uw behoeften voldoet.
About the author
In mijn functie als Group Marketing Manager werk ik nauw samen met de teams van Product, Sales en Marketing om een resultaatgericht marketingprogramma te ontwikkelen en uit te voeren in alle landen van de groep.
In deze rol ben ik verantwoordelijk voor het ontwikkelen, implementeren en uitvoeren van strategische marketingplannen voor de energiesector om potentiële klanten aan te trekken en bestaande klanten te behouden.