Een boodschap van onze CEO
De gevolgen van de COVID-19-pandemie zijn in de hele wereld nog steeds in verschillende mate merkbaar. Overheden wijzigen en actualiseren de richtlijnen bijna dagelijks. Hoewel de OASIS Group tijdens de COVID-19 pandemie is blijven doorwerken, passen wij onze processen, richtlijnen en maatregelen voortdurend aan om aan de lokale en nationale richtlijnen te voldoen.
Wij begrijpen hoe belangrijk de diensten en oplossingen die wij leveren, kunnen zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering van uw bedrijf. OASIS Group blijft zich inzetten om onze diensten te blijven leveren en tegelijkertijd de veiligheid van onze teammembers, klanten, burgers en belanghebbenden te waarborgen.
Wij hebben onze scanning-on-demand dienst uitgebreid en thuisbezorgingsdiensten* geïmplementeerd zodat uw bedrijf veilig en in overeenstemming met de plaatselijke beperkingen kan blijven functioneren.
Onze toegewijde Teammembers werken hard om u een optimale dienstverlening te kunnen aanbieden en wij willen graag even de tijd nemen om al onze klanten te bedanken voor hun samenwerking met ons om de verspreiding van COVID-19 te helpen voorkomen.
*Vraag een geautoriseerd lid van uw team om contact op te nemen met uw lokale OASIS Client Care team om de levering aan huis te regelen.
Wat doen we om onze klanten en organisatie te beschermen?
Bedrijfscontinuïteitsplannen
OASIS Group heeft noodplannen en oefeningen opgesteld om in buitengewone situaties een gezonde bedrijfsvoering te behouden. Ook hebben we een risicobeoordeling uitgevoerd om potentiële gevaren die onze kritieke activiteiten, middelen en toeleveringsketen kunnen verstoren te identificeren. Daarnaast hebben we volledige en robuuste bedrijfscontinuïteitsplannen opgesteld om de dienstverlening en beveiliging op het hoogste niveau te houden en tegelijkertijd te voldoen aan lokale overheidsbeperkingen.
Onze bedrijfscontinuïteitsplannen bevatten de volgende punten:
- Een Crisis Management Team blijft op wekelijkse basis virtueel bijeenkomen.
- De voortgang van onze bedrijfscontinuïteitsplannen en nieuwe of opkomende risico’s bewaken via ons Crisis Management Team en deze risico’s vervolgens beperken.
- Scenario planning voor de verschillende fasen van het coronavirus.
- We hebben waar mogelijk thuiswerken ingezet. Op deze manier blijven we volledig operationeel.
- In onze bezorg- en ophaalprocessen zijn wijzigingen aangebracht om de gezondheid en veiligheid van onze Teammembers en klanten te beschermen en de risico’s verbonden aan COVID-19 te minimaliseren. Deze wijzigingen zorgen ervoor dat onze dienstverlening zonder onderbreking kan doorgaan.
- Op verzoek kunnen we dossiers scannen en verzenden in plaats van ze fysiek af te leveren.
- Snel mobiliseren en inzetten van middelen binnen de OASIS Group. Onze Teammembers zijn hiervoor getraind, wat betekent dat we flexibel en responsief kunnen reageren.
- Onze bedrijfscontinuïteitsplan en veerkracht plan houden rekening met de negatieve impact die COVID-19 op cruciale Teamleden of faciliteiten kan hebben.
Teammembers
- Wij blijven gezondheidsadviezen van elke lokale overheid opvolgen om de gezondheid en veiligheid van onze Teammembers te beschermen, bijvoorbeeld het verstrekken van persoonlijke beschermingsmiddelen waar nodig.
- Op regelmatige basis worden de goede hygiënepraktijken gecommuniceerd naar onze Teammembers. Zij worden ook op de hoogte gebracht van de beschermingsmaatregelen tegen COVID-19, waaronder persoonlijke reis- en ziekterapportage.
- Wij bieden onze Teamleden ondersteuning en pastorale zorg via onze HR, de arbodienst en Hulpdienst voor Werknemers.
- We begeleiden en ondersteunen onze managers bij het behandelen van COVID-19 gevallen volgens officieel medisch, overheids-, juridisch en HR-advies.
- We volgen het advies om fysiek contact te vermijden en maken gebruik van online tools om vergaderingen te houden.
- We hebben reisbeperkingen opgelegd voor alle zakenreizen die niet noodzakelijk zijn.
- We attenderen onze Teammembers op het verhoogd risico van mogelijke cyberaanvallen omdat criminelen het coronavirus kunnen misbruiken om gevoelige persoonlijke informatie te achterhalen.
- Er is een overzicht gemaakt van alle Teammembers die essentieel zijn voor het leveren van onze diensten in alle landen waarin we actief zijn.
- We hebben een aantal stafmedewerkers in elke faciliteit getraind om alle essentiële diensten te dekken, mocht het uitvoerend personeel ziek worden of hun taken niet kunnen vervullen.
- Wij hebben in onze Records Centers en kantoren risicobeoordelingen uitgevoerd om de gezondheid, de veiligheid en het welzijn van onze Teammembers ter plaatse te waarborgen.
- Voor elk OASIS Records Center en kantoor is een COVID controleur aangesteld om ervoor te zorgen dat de risicobeoordelingen worden bijgehouden en alle Teammembers zich aan de richtlijnen houden.
Klanten
- Als partner voor archief- en informatiebeheer beschikken wij over digitale mogelijkheden en daarom vragen we onze klanten om te overwegen of de door hen benodigde documenten gescand en vervolgens digitaal verzonden kunnen worden.
- Wij moedigen onze klanten aan om ervoor te zorgen dat er een vaste locatie beschikbaar is voor onze Teammembers bij ophalingen en leveringen.
- Klanten hoeven niet meer te tekenen op de scanner van de bezorger bij ontvangst van een opvraging. In plaats hiervan zal onze Teammember de naam van de geautoriseerde persoon die de levering ontvangt zelf registreren.
- In onze risicobeoordelingen hebben wij rekening gehouden met eventuele klantbezoeken aan onze Records Centers wanneer blijkt dat een online vergadering niet geschikt is voor de betreffende taak.
Leveranciers
- We evalueren onze kritieke leveranciers om er zeker van te zijn dat ze het serviceniveau kunnen blijven bieden zodat OASIS de serviceniveaus voor onze klanten kan blijven handhaven.
- We communiceren voortdurend met onze leveranciers en ze hebben de instructie gekregen om ons op de hoogte te stellen als hun omstandigheden veranderen waardoor de levering van hun producten of diensten aan de OASIS Group in gevaar kan komen.
- We hebben nog geen risico’s of problemen geïdentificeerd in onze toeleveringsketen.
Bezoekers en opdrachtgevers
- Alle bezoekers en opdrachtgevers die een locatie bezoeken van de OASIS Group moeten een verklaring invullen waarin wordt bevestigd dat ze geen bekende symptomen van COVID-19 hebben en niet bewust in contact zijn gekomen met een ander persoon die met het virus is besmet. Toegang wordt geweigerd als er geen bevestiging kan worden gegeven.
- Alle bezoeken die niet noodzakelijk zijn aan onze locaties zijn geannuleerd en / of verplaatst naar een latere datum.
- Wij evalueren en actualiseren onze risicobeoordelingen om te bepalen wanneer het veilig is om niet bedrijfskritische bezoeken aan locaties te hervatten.
Hoe houden we u op de hoogte?
We blijven de situatie volgen via de officiële kanalen en we zullen alle nodige maatregelen nemen om onze diensten te blijven leveren, terwijl we voldoen aan de overheidsrichtlijnen van de landen waarin we actief zijn. In deze veranderende situatie zullen we er alles aan doen om eventuele wijzigingen in onze diensten zo snel mogelijk door te geven.
Om u op de hoogte te houden, plaatsen we up-to-date informatie op onze website (www.oasisgroup.com), op LinkedIn en wordt deze via e-mail gedeeld.