Het ontbreken van een doeltreffende en functionele informatiebeheerstrategie tast de productiviteit van een organisatie aan. Veel organisaties zien digitale investeringen als hét middel om de productiviteit op de werkplek te verhogen, maar men kan snel het zicht verliezen op waar die investeringen op gericht moeten worden. Uit onderzoek blijkt dat vele organisaties er simpelweg niet in slagen hun medewerkers het juiste platform te bieden om informatie op de werkplek efficiënt te beheren. Bij OASIS Group geloven we dat er meerdere informatiebeheerstrategieën zijn die u kunt gebruiken om de productiviteit en efficiëntie te maximaliseren:
- Duidelijke doelen en prioriteiten stellen: Begin met vaststellen welke dossiers moeten worden beheerd en wat uw doelstellingen zijn. Zo kunt u prioriteiten stellen en uw tijd optimaal benutten.
- Technologie gebruiken: Maak gebruik van technologische hulpmiddelen om uw informatie te beheren, zoals cloud-based opslag, samenwerkingssoftware of projectmanagementtools.
- Een systeem ontwikkelen voor het organiseren van dossiers: Richt een logisch en intuïtief systeem in voor het opslaan en ophalen van dossiers. Gebruik een consistente naamgeving, mappenstructuur en metadata om dossiers gemakkelijk terug te vinden en te volgen.
- Routinetaken automatiseren: Gebruik technologie om routinetaken te automatiseren, zoals het invoeren van gegevens, het routeren van documenten en het bewaren van dossiers. Dit kan tijd besparen en de kans op fouten verkleinen.
- Processen standaardiseren: Standaardiseer uw dossiermanagementprocessen om variabiliteit te verminderen en de efficiëntie te verbeteren. Gebruik sjablonen, workflows en checklists om consistentie en kwaliteit te waarborgen.
- Prestaties monitoren: Gebruik metrieken om de prestaties van uw dossiermanagementsysteem te volgen. Meet de tijd die nodig is om dossiers terug te vinden, de nauwkeurigheid van de gegevensinvoer en de naleving van het bewaarbeleid. Gebruik deze informatie om verbeterpunten vast te stellen.
- Voortdurend verbeteren: Herzie regelmatig uw dossiermanagementprocessen en -procedures om verbeteringspunten vast te stellen. Vraag personeel en belanghebbenden om feedback en verwerk hun suggesties in het systeem.
Bij OASIS Group geloven we dat het vermogen om informatie te beheren de workload van uw organisatie aanzienlijk verlaagt en zorgt voor efficiëntere besteding van uw tijd. Neem vandaag nog contact op als u wilt weten hoe wij uw efficiënte dossiermanagementstrategie kunnen ondersteunen.
Over de auteur
In mijn functie als Group Marketing Manager werk ik nauw samen met de teams van Product, Sales en Marketing om een resultaatgericht marketingprogramma te ontwikkelen en uit te voeren in alle landen van de groep.
In deze rol ben ik verantwoordelijk voor het ontwikkelen, implementeren en uitvoeren van strategische marketingplannen voor de energiesector om potentiële klanten aan te trekken en bestaande klanten te behouden.