- 03 | 08 | 2026
Onze kennisbank
Hulp & Advies
Wie zijn we
Denk hieraan bij een kantoorverhuizing
Wat hebben oude kerstuitnodigingen, verouderde brochures en geprinte presentaties uit 2017 met elkaar gemeen?
Grote kans dat je ze ergens achterin een archiefkast, opslagruimte of bureaulade terugvindt. Onnodig papier bewaren is één ding. Een verhuisbedrijf betalen om het allemaal mee te nemen naar een nieuw kantoor is iets heel anders.
Sta je op het punt om te verhuizen? Dan is dit hét moment om kritisch naar je documentbeheer te kijken. Niet alleen om je verhuizing efficiënter en voordeliger te maken, maar ook om de manier waarop je organisatie met informatie omgaat blijvend te verbeteren.
Toen woningcorporatie Trudo verhuisde, zag het team meer dan alleen een nieuw kantoor. De verhuizing werd het startpunt voor betere documentprocessen en slimmer informatiebeheer. Of je nu op korte termijn ruimte, kosten en CO₂ wilt besparen, of je organisatie klaar wilt maken voor de toekomst, een verhuizing biedt meer kansen dan je misschien denkt. Daar kijken we verder naar.
Level 1 | To do #1 Kijk waar je ruimte kunt besparen
Laten we beginnen bij level 1.
Het is nooit te vroeg om kritisch te kijken naar de documenten die je bewaart. Wij helpen organisaties met het opstellen van een plan om historische dossiers extern op te slaan, waardevolle informatie te digitaliseren en documenten die niet langer nodig zijn veilig te vernietigen.
Van advocatenkantoren tot huisartsenpraktijken: we hebben organisaties geholpen die na het opschonen van hun archief konden verhuizen naar kleinere en voordeligere kantoorruimtes.
Level 1 | To do #2 Ruim op voordat de verhuisdozen komen
Heb je al een nieuw kantoor gevonden en staat het verhuisbedrijf ingepland? Dan is er nog steeds tijd om te voorkomen dat je betaalt voor het verhuizen van documenten die allang weg hadden gekund.
Je interne team heeft waarschijnlijk niet de tijd of specialistische technologie om duizenden documenten te beoordelen en opnieuw te organiseren. Onze experts wel. Zij kunnen dossiers vooraf controleren en vervolgens opslaan, scannen of veilig vernietigen volgens de geldende wet- en regelgeving.
Level 1 | To do #3 Maak slimme opslagkeuzes
Waardevolle, vertrouwelijke en gevoelige documenten vragen om de juiste opslagomgeving. Hetzelfde geldt voor dossiers die je vanwege wet- en regelgeving moet bewaren.
Een gespecialiseerde partner zoals OASIS beschikt over getrainde medewerkers, beveiligingscertificeringen en speciaal ingerichte opslaglocaties om documenten veilig te beheren. Zo houd je ruimte over in je nieuwe kantoor én voorkom je complianceproblemen.
En heb je toch een dossier nodig? Met onze scan-on-demand service ontvang je gemiddeld binnen vier uur een digitale versie.
Je hebt je archief opgeschoond. Je voorkomt dat je geld uitgeeft aan het verhuizen van overbodige documenten en de dossiers die wél belangrijk zijn, zijn beter beschermd dan ooit.
Level 2 Tijd om een stap verder te gaan
Heb je level 1 afgerond? Dan heb je voorkomen dat je overbodige documenten meesleept naar je nieuwe kantoor. Bovendien zijn de dossiers die je wel bewaart nu beter beschermd én beter georganiseerd.
Maar waarom zou je daar stoppen?
Lees meer
Level 2 | To do #1 Digitaliseer je archieven
De beste tijd om over te stappen van papier naar digitaal was gisteren.
Organisaties die minder afhankelijk zijn van papier werken makkelijker samen, voldoen eenvoudiger aan regelgeving en kunnen klanten beter helpen. Toch blijkt digitalisering vaak lastig wanneer verouderde systemen of weerstand tegen verandering in de weg zitten.
Een verhuizing biedt de perfecte kans voor een frisse start.
Door papieren archieven op grote schaal te digitaliseren, bespaar je niet alleen ruimte in je nieuwe kantoor. Je legt ook direct de basis voor een efficiëntere manier van werken.
Trudo, die we hierboven al even noemden, digitaliseerde 100% van het archief, goed voor 300 meter aan fysieke documenten. Waar medewerkers vroeger in stoffige dozen moesten zoeken, vinden ze nu met een paar klikken precies wat ze nodig hebben.
“We willen dat collega’s altijd en overal toegang hebben tot de juiste informatie. Of je nu op kantoor bent of thuis werkt, je moet snel kunnen vinden wat je zoekt. Dat is de kern van dit project. Met OASIS verliep de digitalisering verrassend soepel.”
Winny Fast, Trudo
Level 2 | To do #2 Tijd om op te schalen
Zijn je archieven eenmaal gedigitaliseerd? Dan is de volgende stap om ervoor te zorgen dat nieuwe documenten niet opnieuw in een papieren archief belanden.
Wij kunnen binnenkomende documenten, zoals brieven en contracten, direct digitaliseren. De papieren versies worden vervolgens opgeslagen of vernietigd.
Zo groeit je archief mee zonder dat het extra kantoorruimte kost.
Slimme keuzes maken over wat je wel en niet digitaliseert heeft bovendien impact op zowel je kosten als je CO₂-voetafdruk. Daarom werken wij samen met onderzoekers die zich bezighouden met digitale decarbonisatie en best practices voor duurzaam informatiebeheer.
Level 2 | To do #3 Verbind en werk samen
Stel je voor dat al je gescande documenten automatisch terechtkomen in je bestaande SharePoint-omgeving. En dat systemen zoals HR-platforms en CRM-software daar direct op aansluiten. Dat is precies wat OASIS FileSmart doet.
Deze enterprise-add-on voor Microsoft 365 combineert de vertrouwde basis van SharePoint met maatwerkfunctionaliteit zoals toegangsrechten, bewaartermijnen, controlemechanismen en een gebruiksvriendelijkere interface.
Als finishing touch van je nieuwe werkomgeving wordt alle informatie binnen je organisatie met elkaar verbonden. Doorzoekbaar. Deelbaar. Toegankelijk. Zonder dat je een volledig nieuw EDRMS hoeft aan te schaffen.
IT is blij omdat de data binnen de eigen omgeving blijft. En finance wordt blij van de gemiddelde kostenbesparing van 50% ten opzichte van traditionele EDRMS-oplossingen.
Goed voorbereid verhuizen begint bij uw documentbeheer.
Een kantoorverhuizing is het ideale moment om uw documentbeheer opnieuw in te richten. OASIS helpt u bij het veilig opslaan, digitaliseren en verhuizen van uw archief, zodat niets verloren gaat tijdens de overgang.
Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over uw situatie.
Boek een demo
- 21 | 07 | 2026
Een modern klokkenluidersplatform herken je aan deze 7 eigenschappen
Read Een modern klokkenluidersplatform herken je aan deze 7 eigenschappen now